電話と会議だけに頼っている人は、これからの時代を生き残れない。

仕事ができる人になるためには、メール活用スキルが必須になる！

メールは、もちろんもう何十年も前から仕事に使われてるので、いまさらかよ！

と思われるかもしれません。

メールの重要性がこれから格段に上がります。

実はいまだにすごく多いんですよ。。

特に、管理職のおじさん…

本記事ではこんな方々に救いの手を差し伸べます。

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2024.01.17

社内メールが仕事ができる人の必須スキルになる理由

これからリモートワークが普及すると、
こんな人達の仕事のスタイルは通用しなくなります。

もちろん、社内メール以外にも、
コミュニケーションの手段は増えていくでしょう。

TV電話や、メッセンジャーツールなどですね。

これらの普及は進みます。
ただ、色々と超えるべきハードルがあるのも事実。
そして、従来から使われている社内メールの存在感が、
間違いなく高まります。

数年は間違いなく、使う機会が増え続けます。

特に大企業では・・・

アドレス管理、セキュリティ面の考慮、
メールへの資料添付が必要というあたりから。

すぐに新たなツールは浸透しません

むしろ、メールが土台になり、
その他の手段で補完していくことになるでしょう。

仕事ができる人の社内メール活用スキル5選

メールは、まず全部読む！【無駄な分類・振分けはNG】

とにかくまず全部読むことから！

職場でよくあるこんな、とほほなやり取り。。

おじさん
管理職

あ、そうそう、たけしくん！
〇〇の件どうなったかな？

若手社員
たけし

え、、昨日メールしましたけど・・・

おじさん
管理職

メール？
メールは見てないよ。

若手社員
たけし

…

もういい加減にしろと！

で、こういう人に限って、、

若手社員
たけし

送ってますよ。
ちょっとPC見せて下さい！
げっ！

なんてことに・・・

無駄に分類、振分けしてる人に限って、
読んでないんですよね。

そんなことしなくていいからまず読め！

分類してどうする！

読むか、読まないかだけだ！

未読は標準機能で分かるようになってる。。

で、読むしかないんだ！

朝、昼、晩の3回でいい。

あと、課長、部長になると、こんな言い訳する人がいます。

おじさん
管理職

いやー数が多くてね～
1日何百件もくるんだもん。

いや！全然大したことない。

絶対に読める！

わたしも管理職時代は、1日1000はいかないけど、
毎日数百は余裕で読んでた。

正確には、一瞬で、これが分かるようになる。

どれくらい気合を入れて読むべきか

読む価値ないものは1秒で判断できるようになる。

これは、読むことを絶対諦めず、とにかく…

日々スピードを上げるトレーニングをするしかない
「1件3秒かけてむりやり読む」

これしかない。

メールは、ただただ…話すことを書く！【長くてもいい】

次はメールの書き方や返信の仕方。

こんな人よくいませんか？

話す内容とメールの文面が全然違う人。。

同じ人格の持ち主なのか疑いたくなる人。

そう、メールになると、急に丁寧になったり、
色々、変な言い回しをする人がいます。

全部無駄です。

ただ、話すことを書けばいいだけ

話すことはできますよね。

書き出しは当然、「〇〇さん」

社内なのに「様」とか「殿」とか、
話さない言葉は使わない！

読みやすく工夫するのも一切要りません。

多少箇条書きにしたりするくらいはいいけど、
必須ではない。

っていうと、こんなことを言い出しそうですが・・・

おじさん
管理職

いやーわたしの話しは長いよ。
本当に全部書いていいの？

はい。全然問題ないです。

全部書いて下さい。

時間がないからって省略すると、
受け手が混乱します。

結果的にこんなマイナスがあります。

例えば、何かを部下に指示するメールであれば。

部下からは…

「承知しました。」

と一言だけ返信があるのが理想！

追加で聞くことがないってことだから。

伝えやすい構成は、のちほど説明します。

メールは「未処理」と「重要」だけ振り分ける

メールは無駄に振り分けてはいけない、
と言いましたが。

さすがに、その日のうちに…

というわけにはいきません

わたしはこの2つだけ、振り分けていました。

「未処理」と「重要」

名前はなんでもいいのですが。

それぞれどんな風に使っていたか紹介します。

逆に、これら以外はきれいさっぱり削除しましょう！

相手に伝わるメールの基本構成【誰に、何を】

会社員は、宛先が大量のメールを受ける、
あるいは送信する場合があります。

大企業で仕事をしてると、いるんですよね。

誰に対する連絡なのか、依頼なのか分からない。

もう、この区別さえつかない場合も…

「単なる連絡」or「依頼」

最低限、こんな構成で、記載してみましょう。

これを意識するだけでも…

見落とされることが減り、伝わるようになる

言いにくいことは全部メールしちゃおう

最後です。

これはどちらかと言うと、若手向けかもしれません。

こんなことありますよね。

即リアクションを受けると思うと、言い出しづらい

そんなことは全部メールしちゃいましょう。

例えば、こんなこと…

管理職の方は、休暇連絡以外は、
必ず返信してあげて下さい。

ただし…

メールでのお説教は細心の注意が必要

それが記録に残ります。
メールの方が過激な表現になる人がいます。

若い人によっては、同じことを飲み会で言われるより
ずっと傷つくことがあります。
気をつけましょう。

以上となります。

これまで以上にメールを使いこなして、
新たな時代を乗り切りましょう！

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