- 全管理職のみなさんへ！候補者含む…
- ただ「ほうれんそう」しろはもう通用しない
- 部下・メンバーにきちんと見返りを与えろ
- 仕事のほうれんそうの主導権は「受ける側」から「する側」に移る
本記事では、 仕事の「ほうれんそう」、いわゆる、報告・連絡・相談、について、解説します。
社会人たるものこれができないと話しにならない、という基本動作ですね。
昭和・平成と、長年、社会人全員に必ず叩き込まれてきたこの考え方。
時は令和になっても変わらないのか。いや、既に少しずつ、その姿を変えてきています。
いまの若手社員は、ただやみくもにこんなこと言ったって通用しません。
- 「つべこべ言わずやれ！」
- 「おれもやってきたからやれ！」
- 「社会人の基本だ！」
彼らはあなたにはついてきません。この時代の彼らは、何を求め、何を望んでいるのか。
そして、あなたたち管理職は、何をしないといけないか、一緒に考えていましょう。
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仕事を「ほうれんそう」している部下は、あなたに見返りを求めている！
彼らが求める見返りは、あなたの、「行動」と「決断」！
「なんでお前は、ちゃんとおれに報告しないんだ！」
よく見かける光景ですね。
部下やメンバーにこう言ってしまったことありませんか？
部下は、その時、心の中できっとこう思っています。
「あなたに報告することに何の意味があるの？どんな見返り、メリットがあるの？」
これに明確に答えることができますか。
報告を受けて、「うん分かった」で終わらせていませんか？
あるいは、「なんでできていない！」と感情的に詰め寄ってませんか？
報告のために彼らが、その準備に時間を費やしていることを忘れていませんか？
特に、大企業でよくある、毎週、毎月、行われている形式的な進捗報告会議。
「順調です」→「了解」、「順調です」→「了解」・・・
一体、なんの意味があるんでしょうか。報告している側が得ているものはなに？
報告を受けれている側は、ただ順調であることを知りたいんですか？
自分で聞いて回って下さい、、って感じですよね。
だって、10人があなた1人のために資料作って1時間集まるより、
あなたが1人で1時間、聞いて回った方が効率的ですよね？
報告を受ける立場の管理職は、報告する側にこんな見返りをあげましょう！
仕事の「ほうれんそう」の6つの見返りとは何か…あなたが部下にすべきこと！
彼らが自分でできることをやってあげても意味がないんです。
あなたの立場と役職だからできること！をやるべき。それはこんなこと。
① 組織内の体制変更、組織の垣根を超えた要員調達・調整
特定のメンバーの負荷が高まっている場合は、メンバー間の仕事量を調整してあげましょう。
そして、自分の組織が慢性的な要員不足に陥っている場合、上にかけあって人員調達しましょう！
② 自組織のルール変更、会社・経営への掛け合い
自分で決めているルールを変えることで、メンバーが助かるなら、改善しましょう。
会社や経営に掛け合う場合、正しいと思うなら、より発言力のある、あなたがやりましょう！
③ 関連部署、取引先、お客さまと調整が必要な事項を自らが解決
外部との調整で困っている時こそ、あなたの出番です。
あなたの立場・役職、その交渉力を発揮して、自ら解決に導いてあげましょう！
④ さらなる上の役職者への報告・説得
より上の人に報告が必要な事実が判明した場合。特に悪い報告。できれば、また会議で…
ではなく、あなたが直接上に出向いて、さらっと済ましてあげましょう！
⑤ 自身のスキル・経験を活かし、自身が手を動かすことで助ける
あなたがその立場にいるのは、あなたに十分なスキルと経験があるからです。
いざという時は、プレイヤーに戻って、自ら手を動かし、足を使い、メンバーを助けましょう！
⑥ 力強い意思をもってGOサインを出してあげる！決意伝達！
報告を受けて、「うん分かった」ではなく、「よし、それでいこう！」と伝えてあげましょう。
そして、責任をとるのはあなたです。何かあった時には、行動する覚悟を持ちましょう。
仕事の「ほうれんそう」の手段・タイミングはこう変わる！
→「ほうれんそう」の手段が、会議・対面・電話の時代は終わる！
→発信するタイミングは「する方」が決める！「受ける方」ではない！
ここまでは、こんな見返りを与えるべき！という話しをしました。
この時代は、その手段にも気を使う必要があります。
昔のようになんでも会議でというのは好まれません。
あなたの予定と場所を抑えるだけで、一苦労だからです。
もちろん、自席での相談、いつでもウエルカム、は素晴らしい心構えです。
ただ、こんな時代です。
全て、対面であなたが会社にいる時に、コミュニケーションがとれるわけではありません。
メールやSNSによる「文章」「文字」による連絡手段に変わる！
この時代は、対面や電話より、メールなどの電子的手段で「文章を送る」ことに変わる。
というか、それに応じられない管理職は、もう通用しません。淘汰されます。
あなたは確かにリーダーかもしれない。
でも、組織を構成するメンバーの方が、人数は多いんです。当然それに合わせる必要がある。
リモートワークが進めば、問答無用でそうなる！
あなたには、その電子的手段で連絡を受け、適切に返信するスキルが、当然求められる。
資料が添付されているからって、「打ち合わせで説明して！」はもう通用しない！
もちろん、必要に応じて、ネット会議などを行うことになるが、あくまでレアケース。
基本的には、PC上で資料を確認し、自ら文章を作りレスポンスする必要がある。
主導権は「する側」が握る！
「受ける側」じゃない！
最後、連絡手段が変わり、働く場所や時間が多様化すると何が変わるか。
もうお分かりですよね・・・
これまでのように、月曜日朝一の会議で、「ほうれんそう」を強要することはできなくなります。
各メンバーが自分の決めるタイミングで、どんどん発信してきます。
それをあなたは、全て受けて、適切に応じていかなといけません。
どうやって効率的に全て受けきるか。文章だけでどう全てを伝えるか。
「ほうれんそう」を受ける側の、スキルと資質が大きく問われる時代が到来します。
適応できない管理職は、淘汰されていきます。
生き残るための備えを始めましょう。
まずは今の自分の仕事の仕方、メンバーとのコミュニケーションの取り方を見直して下さい。
対面の会議に依存していませんか？
まさか「勤怠連絡は必ず電話で！」とか強要してませんよね。。
メールで受けたものはメールで返していますか？返信内容は相手に伝わっていますか？
些細なことから少しずつ見直してみましょう！
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