仕事が調整ばかり?会社員は調整力が成否を分ける!相手別の攻略法

仕事が調整ばかり?会社員は調整力が成否を分ける!相手別の突破法できない辛い!
こんな人に!
  • 仕事が調整ばかりでうんざりな人へ!
  • 仕事の調整が苦手で悩んでいる人へ!
会社員
会社員

毎日毎日、仕事が調整ばかり…

うまくいかなくて。。

時間をかけずに、終わらすコツはないかな。

こんにちは!たけしです。

こんな悩みを抱えてる人多いですよね。

わたしは、大企業の会社員、終盤は管理職…

調整という仕事に17年間身を捧げてきた!

そんなわたしが、攻略のコツを解説します。

会社員
会社員

でも、調整力なんて、仕事の真の実力じゃないじゃん!

ぼくは、スキルと実力で勝負していきたい。。

その気持ちはよく分かる…

でも、大企業になるほど、仕事の調整が、うまくできる人が…

  • 評価されて
  • 出世する

会社は多く人の集まり…

調整は避けて通れない

調整ごときで、時間や機会を失うのは、もったいない。

会社員
会社員

確かに・・・!

うまく、こなすコツ教えて!!

はい!

この記事を読めば、これらが手に入ります!

  • 仕事の調整力がぐんと高まる
  • 仕事がうまく進んで、評価も上がる
  • 調整に時間をかけず、本業に専念できる

仕事の調整ミスなんかで…

損をしないようにしよう!

【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドです。

なんで仕事は調整ばかり?上司は「調整しといて」が口癖…

上司にこんなことばかり言われてませんか?

上司
上司
  • まあいいけど、事前に調整しておいてね
  • 調整は終わってるの?おれじゃあ判断できないよ

イラっとしたことないですか?

会社員
会社員

はい!今日も言われました。。

こう思いますよね。。

  • じゃあ、事前に言っておいてよ!
  • 結局、自分で決めらないのかよ!

上司の「調整しといて」は、何を意味するんでしょうか?

例えば、上司が部長だとする。

若手社員は、部長が…

大きな権限を持っている

と思っている。

会社員
会社員

違うの?

部長は、自部署内の権限しかない…

実は、、大したとない

こんなことは、自分1人じゃ決められない…

・経営、会社の承認が必要なこと
 例)多額の投資、新サービスの開始
・社内の他部署の承認が必要なこと
 例)契約の審査、広告の審査
・取引先の承認が必要なこと
 例)新規契約、取引締結、購入

部長に承認をもらいたい時に、上の内容が少しでも含まれていると…

冒頭の、この発言につながる。はい、再登場!

上司
上司
  • まあいいけど、事前に調整しておいてね
  • 調整は終わってるの?おれじゃあ判断できないよ

だから、事前調整を終わらしておかないといけない。

あるいは、こんな事前説明がいる。

「部長の仮承認を得たあと、このような方針で、本部長や関連部署と調整します」

上司
上司

OK!

そういう前提なら話しを聞こう!

仕事の調整って誰になにするの?調整力とは?

仕事の調整って誰になにするの?

会社員
会社員

仕事の調整って・・・?

誰に?何をするの?

一言でいうと…

  • 「誰に」:文句を言いそうな人、利害が対立する人に
  • 「何をする」:事前に説得する、落としどころを決める

具体例を3つ挙げると…

誰に何をする
本部長・役員に新商品販売の了承を得る
社内関連部署の広告審査部門に新商品の広告文面の了承を得る
大口取引先のお客さまに新商品の購入を予約してもらう

大企業になると、こんな仕事ばかり・・・

会社員
会社員

ぼくまだ若いから、本部長とか役員と調整したことないんだけど。。

利害が対立することなんてあるの?

大いにあります!

新商品を販売したい部署にとっては…

うまくいけば、利益になる

ただ、会社にとっては…

リスクもある
「損害」が出ることもある

  • 全く売れなくて、投資したお金を全て失うかも
  • 不良品を販売して、クレームが殺到
  • 会社の社会的名声に傷がつくかも

こんな時、販売する部署の部長責任だけじゃ済まないことも。

本部長・役員クラス、場合によっては…

社長が責任を負うことも

だから、そうならないことを…

事前に説明して、理解してもらう

これが「調整」という仕事。

仕事の調整力とは?具体的にどんな力?

会社員
会社員

「調整力」ってかなりアバウトな表現だよね…

具体的にどんな能力、力なんだろう??

調整相手からの承認・了承を…

  • 「速やかに」完了する力
  • 「確度を上げて」完了する力

調整力①:「速やかに」完了する力

要するに期間をかけずに行うこと。

この2つが重要になる…

  • 最短のステップで最終承認者の承認をもらう
  • なるべく少ない回数で説得する

調整力②:「確度を上げて」完了する力

言い換えると、あとでひっくり返される可能性を減らすこと。

この2つが重要になる…

  • 相手に利害を正しく理解してもらうこと
  • 相手が要求を受け入れる範囲を決める
会社員
会社員

なんとなく、イメージできてきた。。

でも、2つ目が、まだかなりぼんやりしてるなー

そうですよね。

次の章で、説得する相手別に、具体例で詳しく解説します。

仕事の調整相手別の攻略法その1:上司

会社員
会社員

毎日、課長や部長への説明ばかり・・・

なかなかGOがでません。

攻略法は、この4つ!

  • ①調整手段を正しく選択
  • ②調整の順番を間違えない
  • ③利害を分けて具体的に説明
  • ④リベンジは間をあけない

1つずつ解説していきます!

調整攻略法①:調整手段を正しく選択

これは相手によって好みがある。

いまだに、こんなめんどくさい上司もいる…

上司
上司

必ず、時間をとって打合せしてね。

資料は紙でよろしく!

これだと絶望的。

ただ、こんなご時世。

そんな上司は淘汰されていく。

打合せで、資料を用意して説明する前に…

できるだけ外堀を埋めよう

  • まずは、会話やメールで方向性を確認
  • 最終判断の重要事項は、事前確認
  • 「投資金額」「経費」「重要リスク」
  • 資料のドラフトをメールで送るか、事前に紙で渡して確認してもらう
上司
上司

メールは苦手だけど…

席に来てくれれば、話しは聞くよ!

紙の資料を先に渡してくれてもいいしね!

【関連記事】効率的に調整をこなすには、できればメールを活用しましょう!活用術を解説しています!

調整攻略法②:調整の順番を間違えない

上司への説明の前に、これがあれば先に済ます。

関連部署や取引先に、最低限合意が必要なこと

部長の判断の前提になること。

例えば、新商品販売の広告を出したい。

社内の広告審査部門の、1次審査も通っていないのに…

何度部長にすがりついてもGOサインは出ない

上司
上司

わたしじゃ決められないよ!

調整攻略法③:利害を分けて具体的に説明

まず、これらを正しく伝える…

「利益」と「効果」

なるべく、具体的な数字で…

  • いくらもうかるか:金額で!
  • どれくらいのコスト削減効果があるか:金額で!
  • どれくらいの業務効率化が図れるか:対象社員数、削減時間、削減金額で!

次に「害」を伝える。

「使うお金」と「リスク」

「使うお金」を説明する時に重要なことは…

  • 値下げ交渉を全て終わらしてあること
  • 最低限の必要コストであること

リスクを説明する時に重要ことは…

これらをセットで伝えること

  • 発生する確率
  • 発生した場合の対処法

なるべく安心するように伝えること

そして最後に必ず伝えるべきことは…

「利」が「害」を上回ること!

上司
上司

そりゃー、、GOサイン出すしかないよね!

GO!GO!

調整攻略法④:リベンジは間をあけない

ダメ出しを受けて、やり直し。

誰にでもある

わたしも何度経験したことか。

調整に時間がかかる人は…

とくかく間をあける

精神的にへこんで、2、3日平気であける。

これが一番ダメ。

調整が早い人と遅い人の決定的な差

基本的には…

翌日中にリベンジしよう!

リベンジする時の注意点…

  • 初めに前回指摘を受けたことを説明する
  • 指摘に対して修正した点だけ説明する
  • そうじゃないところは説明しない

全部一から説明すると、また気分が変わって…

別のダメだしを受ける可能性大

これは上司に限らず…

関連部署、取引先にも通じること

【関連記事】調整に限らず、仕事は質よりスピードが重要!

仕事の調整相手別の攻略法その2:社内関連部署

会社員
会社員

契約部門への問い合わせばかり・・・

正直消耗します。

しかも時間がかかってしょうがない。。

攻略法はこの4つ!

  • ①早めに頭出し
  • ②関連部署の不安を解消
  • ③相手部署の内部事情を理解
  • ④上の人間をうまく使う

1つずつ解説していきます!

調整攻略法①:早めに頭出し

部署によっては…

本部長や役員以上の権限を持っている

例えば、法務部。

弁護士と契約している。

法律の専門家が、ノーと言う場合。

こんな見解を示した時…

法に抵触する可能性がある

  • その企画が通ることはない
  • 取引先と契約を結ぶことはできない

色々な調整を終えてるのに、全ておじゃんになる…

取引先にも迷惑がかかる

新商品や企画、契約の概要を…

  • 口頭レベルでもいい
  • 箇条書きのメモでもいい

とにかく、早めに伝えておくべき!

調整攻略法②:関連部署の不安を解消

関連部署は、特定の業務の専門家…

だからこそ、こんな不安を抱えている

<広告審査部門の不安>

  • 虚偽の広告を出さないか
  • 過剰表現を使っていないか
  • 万が一あると、わたしたちが責任を問われる

<契約部門の不安>

  • 下請け法などの、法律違反がないか
  • 金額計算に誤りがないか
  • 万が一あると、わたしたちが責任を問われる

不安を解消するための工夫をしよう。

  • 審査資料を送付する際、審査の判断になりそうなところを強調
  • あなたが自分でチェックしたことを、チェックリスト化して添付
  • 金額は、計算式や計算根拠を添付
  • 過去の類似の承認事例の資料を添付

調整攻略法③:関連部署の内部事情を理解

部署によって…

繁忙期がある

月末・期末など、緊急でない限りなるべく避ける。

部署によって…

審査・承認体制が違う

  • 課長を通せば大体決まる
  • 部長を通さないといけない
  • 超ベテラン担当がいて、その人を通すと、上まで全部説得してくれる

部署により事情が違うから…

一番効率的なアプローチを仕掛ける

会社員
会社員

まだ経験が浅いから…

よく分かってないんだよね。。

そんなあなたは…

周りの先輩や上司に、リサーチしよう

調整攻略法④:上の人間をうまく使う

残念ながら、あなたでは…

相手が説得に応じない場合がある

会社員
会社員

あるある!

なんか自信なくすわ…

いやいや、あなたの実力不足、説得力不足ではない!

会社は役職により、決定権・発言権の大きさが違う。

全く気にすることはない、そんな時は、遠慮せず…

上司を連れていこう

必要であれば、上司である課長のさらに上…

  • 部長
  • 本部長
  • 役員

場合よっては…

社長に掛け合ってもらおう

組織同士の利害関係の調整は…

  • 組織のトップ同士の交渉
  • さらに上からのトップダウンの指示

じゃないと解決できない。

それでも解決できない場合もある…

その時は、もう諦めるしかない

残念ながらそれが会社という仕組み。

あなたが、責任や実力不足を感じることは…

全くない!

気持ちを切り替えて次の仕事へ!

仕事の調整相手別の攻略法その3:取引先・お客さま

会社員
会社員

毎日足を運んでる・・・

でもなかなか説得に応じてもらえない。

もう限界。。(涙)

攻略法はこの5つ!

  • ①相手のキーパーソンに照準を合わせる
  • ②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
  • ③「利害」を調整して落としどころを決断
  • ④最終意思決定者まで伝わったか確認
  • ⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る

1つずつ解説していきます!

調整攻略法①:相手のキーパーソンに照準を合わせる

残念ながら、これを誤る人が多い。

決めることができない人へのアプローチを…

何度も繰り返している

取引先であれば、調整相手が…

  • 発言力のある人か
  • 決定権のある人か
  • 決裁権のある人か

見極める必要がある。

それが…

  • 経理課長なのか
  • 企画課長なのか
  • 営業部長なのか
  • 社長なのか

当然、相手が大きな組織の場合…

立場が上の人には時間をもらえない

直接アプローチできない場合もある。

その場合は…

下から順番に切り崩す

担当者を説得して、引きずり出してもらう。

「次回のミーティングで〇〇課長の同席をお願いできませんか」

勇気を持って聞いてみよう!

調整攻略法②:こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく

うまく相手のキーパーソンである経理課長を引きずり出せたとする。

あなたが課長ならば、直接交渉すればいい。

会社員
会社員

違います・・・

ですよね。。

ならば、同レベルの人。

あなたの課長を連れていこう

より上の立場である…

部長ならなおいい

先方の担当者に、こう聞く…

「契約終盤になってきたので、うちの課長を同席させたいんですが…」

先方の了解を得たら、課長にこう言えばいい…

  • 「先方から課長の同席を強く求められています」
  • 「契約できそうなので是非お願いします!」
  • 「部長にも同席頂けるとより確実に契約できます」
  • 「ちらっと聞いてもらえませんか?」

多少盛ってもOK!

上司は遠慮せずに使い倒そう!

立場を使うことしか、上司の仕事はない。。

【関連記事】上司に「ほうれんそう」をして、上司から見返りを得よう!

調整攻略法③:「利害」を調整して落としどころを決断

まず、あなたと、お客さまの「利益」「損害」を整理しよう!

あなたの「利益」は、契約を成立させて…

売り上げ、収益を上げること

一方で「損害」は…

  • 価格を下げすぎること
  • 必要以上にコストをかけること

お客さまの「利益」は、契約して…

商品、サービスを手に入れること
その恩恵を手にすること

一方で「害」は…

払うお金、コスト

これを駆け引きするのが「調整」。

お客さまが、こう言っている時…

  • 部長決裁では、1,000万円までが限界
  • 今回の契約は、部長決済が前提

と言ってるのに、お願いし続ける人がいる…

無理なものは無理

「利害」を調整すべき!

この3択しかない…

  • 1,000万円まで価格を落として、商品・サービスの質を下げる
  • 1,000万円まで価格を落とすけど、商品・サービスの質を下げない
  • 今回の契約を諦める

価格を落とす場合は、利益を計算し直す…

最悪、赤字になる

目先のお金以外の利益を検証して判断する。

  • 取引実績を1つでも作れる、他社への宣伝に使える
  • 次回の取引、関係構築につなげる
  • 使って意見をもらうことで、サービス・商品の改善につながる

これには当然…

組織的な判断が必要

シナリオを組み直して上司と作戦を練ろう。

どの効果もなく、あなたの会社に損しかない場合…

契約を見送る判断も必要

調整攻略法④:最終意思決定者まで伝わったか確認

相手のキーパーソンと、うまく調整がまとまったとする。

会社員
会社員

やったー!

課長!打ち上げいきますか!

NO!まだ全然終わってない
油断してはいけない!

経理課長と、口約束で合意しただけ。

相手も組織である以上…

上にはねられる可能性が多いにある

取引実績がある相手であれば、過去の契約書の承認者を確認しよう。

  • 経理部長、経理担当役員の場合がほとんど
  • 小さい会社であれば、社長の場合も全然ある

相手の課長に、必ず依頼・確認すべきこと…

先方組織内での説明・承認の状況!

そこで、手伝えることがないかヒアリングして…

積極的に提案しよう

  • 先方組織内での、上の人に説明するための資料作り
  • 先方組織内での、上の人への説明会議へ同席

調整攻略法⑤:決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る

各ミーティングの結果、決まったことは…

  • 議事録に残して、速やかに先方へ送付
  • 簡単にメールを送るだけもいい
  • 認識相違がないことを確認

金額交渉やサービスの内容に関することが、決まった時…

  • 速やかに契約書を作成して、送付
  • 契約書は、自社の最終承認が得られてなくても問題ない
  • その場合は、先方に押印なしのドラフト版である旨、必ず伝える
  • 場合よっては変更となる可能性があることを必ず伝える

とはいえ、契約の金額と基本合意内容は…

必ず、部長・課長レベルの承認をもらっておく

先方の社内調整で使っていただく分には問題ない。

逆に、先方が、あなた待ちにならないように…

出せる情報は、速やかに出す

あとで金額や、サービスの内容が大きく変わって…

もめごとにならないようにだけ、気を付けよう!

わたしは、課長時代に、金額の円未満の計算をミスって…

クレームもらいました

ドラフトの時点では、切り捨てたのに、本契約で切り上げ。。

契約部門の指摘を受けて、安易に変更。

数円の誤差だから大したことないだろうと…

取引先にめっちゃ怒られました

次回の取引の時に、その分、ディスカウントすることで解決。

そもそも、課長のくせに自分で契約書作ったのが間違えだったかも…

会社員
会社員

言ってくれれば、やってあげたのに!

残念ながら…調整ばかりの仕事には損失がある

最後、がらっと話しが変わります。

会社員の仕事は調整ばかり…

うまく乗り切るコツを話してきました

でもやっぱり、無駄な調整なんて…

ないにこしたことはない

こんな損失と無駄がある…

  • ①迅速な意思決定とスピード感
  • ②調整ばかりしていると、ライバルに出し抜かれる
  • ③調整ばかりで疲弊する社員が離脱
  • ④多くの時間と使い捨ての資料

あなたが、管理職になった時に意識しよう…

なるべく無くすようにしよう

既に管理職の人は…

目先の仕事から見なおそう

会社員
会社員

いつか出世して改革してやるー🔥

頑張って下さい。期待しています。

【関連記事】管理職が果たすべき役割の完全ガイド記事です。よろしければ、あわせてお読み下さい!

会社員
会社員

いまのうちに勉強しておきます!

まとめ:仕事が調整とは?調整ばかりの人の相手別攻略法!

最後まで読んで頂き…

本当にありがとうございました!

これまで説明してきたことを、関連記事と共に、振り返って終わりにします。

<仕事の調整って誰に何するの?>

  • 「誰に」:文句を言いそうな人、利害が対立する人に
  • 「何をする」:事前に説得する、落としどころを決める

<仕事の調整力とは?>

  • 「速やかに」完了する力
  • 「確度を上げて」完了する力

【調整相手別の攻略法!】

<上司との調整>

  • ①調整手段を正しく選択
  • ②調整の順番を間違えない
  • ③利害を分けて具体的に説明
  • ④リベンジは間をあけない

【関連記事】効率的に調整をこなすには、できればメールを活用しましょう!活用術を解説しています!

【関連記事】調整に限らず、仕事は質よりスピードが重要!

<関連部署との調整>

  • ①早めに頭出し
  • ②関連部署の不安を解消
  • ③相手部署の内部事情を理解
  • ④上の人間をうまく使う

<取引先・お客さまとの調整>

  • ①相手のキーパーソンに照準を合わせる
  • ②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
  • ③「利害」を調整して落としどころを決断
  • ④最終意思決定者まで伝わったか確認
  • ⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る

【関連記事】上司に「ほうれんそう」をして、上司から見返りを得よう!

はい。それでは、以上となります。

調整の仕事ばかりで、嫌になることもあるかもしれません。

でも、完全に逃れることはできません。

なるべく、効率的に手戻りなく進めましょう!

今回の記事が、少しでも役に立てばうれしいです!

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