仕事が調整ばかり?会社員は調整力が成否を分ける!相手別の攻略法

仕事が調整ばかり?会社員は調整力が成否を分ける!相手別の突破法 仕事/会社
こんな人に!

・仕事が調整ばかりでうんざりな人へ!
・調整が苦手で悩んでいる人へ!

会社員
会社員

毎日毎日、調整ばかり…うまくこなすコツはないかな。調整力を上げたい!

結論から~調整相手別の攻略法!~

<上司との調整>
①調整手段を正しく選択!
②調整の順番を間違えない!
③利害を分けて具体的に説明!
④リベンジは間をあけない!

<関連部署との調整>
①早めに頭出し!
②関連部署の不安を解消!
③相手部署の内部事情を理解!
④上の人間をうまく使う!

<取引先・お客さまとの調整>
①相手のキーパーソンに照準を合わせる!
②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく!
③「利害」を調整して落としどころを決断!
④最終意思決定者まで伝わったか確認!
⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る!

こんにちは!たけしです。
こんな悩みを抱えてる人多いですよね。

特に大企業になるほど、日々の仕事は調整ばかり。でも、うまくできる人ほど、評価され、出世する

大企業の会社員、終盤は管理職。調整ばかりに17年間身を捧げてきたわたしが!攻略のコツをお伝えします。

この記事を読めば、調整力が高まる!
仕事がうまく進んで、評価も上がる!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

なぜ上司は「調整しといて」が口癖?

上司にこんなことばかり言われてませんか?イラっとしたことないですか?

・「まあいいけど、事前に調整しておいてね」
・「調整は終わってるの?おれじゃあ判断できないよ」

会社員
会社員

はい!今日も言われました。。

こう思いますよね。。

・じゃあ、事前に言っておいてよ!
・結局、自分で決めらないのかよ!

上司の「調整しといて」は何を意味するんでしょうか?

例えば、上司が部長だとする。若手社員は、部長は大きな権限を持っている人だと思っている。でも実は、部長は、自分の部署内の権限しかない。実は大して大きくない。

こんなことは自分1人じゃ決められない。

・経営、会社の承認が必要なこと
 例)多額の投資、新サービスの開始
・社内の他部署の承認が必要なこと
 例)契約の審査、広告の審査
・取引先の承認が必要なこと
 例)新規契約、取引締結、購入

だから、部長に承認をもらいたい時。上の内容が少しでも含まれていると、冒頭の発言につながる。これらを終わらしておかないといけない。

あるいは、こんな事前説明がいる。「部長の承認を得たあと、このような方針で外部との調整に入ります」と。。

そもそも仕事の調整ってなに?

仕事の調整って・・・?誰に?何をするの?

・「誰に?」
→文句を言いそうな人、利害が対立する人に
・「何をする?」
→事前に説得する、落としどころを決める

具体例を挙げると・・・

・本部長・役員に、新商品販売の了承を得る
・関連部署である広告審査部門に、新商品の広告文面の了承を得る
・大口取引先であるお客さまに、新商品の購入を予約してもらう

大企業になると、こんな仕事ばかり・・・

会社員
会社員

ぼくまだ若いから本部長とか役員と調整したことないんだけど。。利害が対立することがあるの?

あります。新商品を販売したい部署にとっては、うまくいけばそれが利益になる。

ただし、リスク、つまり「害」が出ることもある。全く売れなくて、投資したお金を全て失うかも。不良品を販売して、クレームが殺到。会社の社会的名声に傷がつくかもしれない。

その時、販売する部署の部長責任だけじゃ済まない場合も。本部長・役員クラス、場合によっては、社長が責任を負うことも。

事前に、それがないことを説明して、理解してもらう。そして、いざ、新商品を販売することになって、本部長・役員に承認を得る時。稟議書に印鑑をもらう時。

何も文句を言われずに、さくっと承認・印鑑をもらう。これが、「調整」という仕事。

仕事の調整力とは・・・?

さきほど説明した調整を「速やかに」「確度を上げて」完了する力

まず「速やかに」。要するに期間をかけずに行うこと。これには、この2つが重要になる。

・最短のステップで最終承認者の承認をもらう
・なるべく少ない回数で説得する

そして、「確度を上げる」言い換えると、あとでひっくり返される可能性を減らすこと。これには、この2つが重要になる。

・相手に利害を正しく理解してもらうこと
・相手が要求を受け入れる範囲を決める

次の章で、説得する相手や具体例で、詳しく解説します。

こんな人との調整をうまく突破するには?

上の人との調整を乗り切るには

会社員
会社員

毎日、課長や部長への説明ばかり・・・なかなかGOがでません。

これらに気を付けてみよう。

①調整手段を正しく選択!
②調整の順番を間違えない!
③利害を分けて具体的に説明!
④リベンジは間をあけない!

①調整手段を正しく選択!

これは相手によって好みがある。必ず、時間をとって打合せ。紙の資料に基づいた説明しか応じない。これだと絶望的。

ただ、こんなご時世。もうそんな上司は淘汰されていく。打合せで、資料を用意して説明する前に外堀を埋めよう。

・まずは、会話やメールで方向性を確認
・最終判断の重要事項は、事前確認

 →投資金額、経費、重要リスク
・資料のドラフトをメールで送って確認してもらう

②調整の順番を間違えない!

関連部署や取引先に、最低限合意が必要なことがあれば先に済ます。

部長の判断の前提になること。例えば、新商品販売の広告を出したい。社内の広告審査部門の1次審査も通っていないのに。何度部長にすがりついてもGOは出ない。

③利害を分けて具体的に説明!

利益や効果。これをまず正しく伝える。具体的な数字で

・いくらもうかるか、金額で!
・どれくらいのコスト削減効果があるか、金額で!
・どれくらいの業務効率化が図れるか、対象社員数、削減時間、削減金額で!

次に、を伝える。まず使うお金、そしてリスク

使うお金を説明する時には、値下げ交渉などを全て終わらした最低限の必要コストであることを伝える。

リスクを説明する時には、発生する確率と、発生した場合の対処法をセットで伝える。なるべく安心するように。。

そして最後に、「利」が「害」を上回ることを伝える!

④リベンジは間をあけない!

ダメ出しを受けて、やり直し。よくある話し。調整に時間がかかる人は、これに間をあける。精神的にへこんで、2、3日とか平気であける。これがダメ。

相手はどんなダメ出しをしたかなんて覚えていない基本的に翌日中にリベンジ

リベンジする時には初めに前回指摘を受けたことを説明する。それに対して修正した点だけ説明する。そうじゃないところは説明しない。また気分が変わって、別のダメだしを受ける可能性がある。

これは上司に限らず、関連部署、取引先にも通じること。

関連部署との調整を乗り切るには

会社員
会社員

契約部門への問い合わせばかり・・・正直消耗します。しかも時間がかかってしょうがない。。

これらに気を付けてみよう。

①早めに頭出し!
②関連部署の不安を解消!
③相手部署の内部事情を理解!
④上の人間をうまく使う!

①早めに頭出し!

部署によっては、本部長や役員以上の権限を持っている場合がある。

例えば、法務部。弁護士と契約している。法律の専門家が、ノーと言う場合。法に抵触する可能性があると見解を示した時。もうその企画が通ることはない。契約を結ぶことはできない

色々な調整を終えてるのに、全ておじゃんになるかも。取引先にも迷惑がかかる。口頭レベルでもいいし、箇条書きのメモでもいい。新商品や企画、契約の概要を早めに伝えておくべき

②関連部署の不安を解消!

例えば、広告審査部門はこれが不安。虚偽の広告を出したり、過剰表現を使われると責任を問われる。

契約部門はこれが不安。下請け法などの、法律違反がないか、金額計算に誤りがあると責任を問われる。

不安を解消するための工夫をしよう。

・審査資料を送付する際、審査の判断になりそうなところを強調
・自分でチェックしたことをチェックリスト化して添付
・金額は、計算式や計算根拠を添付
・過去の類似の承認事例の資料を添付

③関連部署の内部事情を理解!

部署によっては繁忙期がある。月末・期末など、緊急でない限りなるべく避ける。

部署によって、審査・承認体制が違う。課長を通せば大体決まる。部長を通さないといけない。あるいは、超ベテラン担当がいて、その人を通すと、上まで全部説得してくれる。

部署により事情が違うので、一番効率的なアプローチを仕掛ける。分からない場合、周りの先輩や上司、同僚にリサーチをかける。

④上の人間をうまく使う!

それでも、自分の力じゃどうしても相手が説得に応じない場合がある。

遠慮せず、上司を連れていこう。必要であれば上司のさらに上。部長、本部長、役員、場合よっては社長に掛け合ってもらおう。

組織同士の利害関係の調整は、組織のトップ同士、あるいはさらに上じゃないと解決できない。そして、それでも解決できない場合も。

その時はもう諦めるしかない。残念ながらそれが会社という仕組み・・・

取引先・お客さまとの調整を乗り切るには

会社員
会社員

毎日足を運んでる・・・でもなかなか説得に応じてもらえない。もう限界。。(涙)

これらに気を付けてみよう。

①相手のキーパーソンに照準を合わせる!
②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく!
③「利害」を調整して落としどころを決断!
④最終意思決定者まで伝わったか確認!
⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る!

①相手のキーパーソンに照準を合わせる!

残念ながらこれを誤る人が多い。決めることができない人へのアプローチを繰り返している。

取引先であれば、発言力のある人、決定権のある人を見定める必要がある。経理課長なのか企画課長なのか。。

当然、相手が大きな組織の場合で、そんな人にはなかなか時間をもらえない。直接アプローチできない場合もある。その場合はその下から切り崩す。

その人を説得して、引きずり出してもらう。「次回のミーティングで〇〇課長の同席をお願いできませんか」と勇気を持って聞いてみよう。

②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく!

うまく相手のキーパーソンである経理課長を引きずり出せたとする。あなたが課長ならば直接交渉すればいい。

会社員
会社員

違います・・・

ですよね。。ならば、同レベルの人。自分の課長を連れていこう。可能であれば、部長ならなおいい。

先方の担当者に「うちの課長を同席させたいんですが・・・」と聞く。了解を得る。そしたら、課長にこう言えばいい。

「先方から課長の同席を強く求められています。契約できそうなので是非お願いします!部長にも同席頂けるとより確実に契約できます。ちらっと聞いてもらえませんか?」

多少盛ってもOK!上司は遠慮せず使い倒せ!立場を使うことしか上司の仕事はない。。

③「利害」を調整して落としどころを決断!

こちらの「利益」は、契約して売り上げ、収益を上げること。逆に、「害」は、価格を下げすぎたり、必要以上にコストをかけること

相手の「利益」は、契約して商品、サービスを手に入れること。そして、「害」は、払うお金、コスト

これを駆け引きするのが「調整」。

相手が、部長決裁では、1,000万円までが限界。これが前提。と言ってるのに、お願いし続ける人がいる。無理なものは無理

「利害」を調整する。この3択しかない。

・1,000万円まで価格を落として、商品・サービスの質を下げる
・1,000万円まで価格を落として、商品・サービスの質を下げない
・契約を諦める

価格を落とす場合は利益を計算し直す。最悪、赤字になる場合も。お金以外の利益を検証して判断する。

・取引実績を1つでも作れる、他社への宣伝に使える
・次回の取引、関係構築につなげる
・使って意見をもらうことで、サービス・商品の改善につながる

組織的判断が必要なので、シナリオを組み直して上司と作戦を練ろう。どの効果もなく、自分の会社に損しかない場合は、契約を見送る判断も必要。

④最終意思決定者まで伝わったか確認!

相手のキーパーソンとうまく調整がまとまったとする。

会社員
会社員

やったー!課長!打ち上げいきましょう!

NO!まだ全然終わってない。油断してはいけない。

経理課長と、口頭レベル、口約束で合意しただけ。相手も組織、上にはねられる可能性が多いにある。

取引実績がある相手であれば、過去の契約書の承認者を確認しよう。大抵、経理部長、経理担当役員だったりする。小さい会社であれば、社長の場合も。

相手の課長に必ず依頼・確認すべきこと。先方組織内での説明・承認の状況!そこで、手伝えることがないかヒアリングして、積極的に提案しよう。

・先方組織内での上の人に説明するための資料作り
・先方組織内での上の人への説明会議へ同席

⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る!

各ミーティングの結果、決まったことは議事録に残して、速やかに先方へ送付。認識相違がないことを確認。

そして、金額交渉やサービスの内容に関することが決まった時。速やかに契約書を作成して、先方に送付する。

契約書は、自分の会社の最終承認が得られていない段階で送っても問題ない。ただし、その場合は、先方に押印なしのドラフト版である旨、必ず伝える。場合よっては変更となる可能性があることを必ず伝える。

そして、金額やサービス内容などは、部長・課長レベルの承認をもらっておく

先方の社内調整で使っていただく分には問題ない。逆に、先方が、こちら待ちにならないように、出せる情報は、速やかに出していく

ただし、あとで金額や、サービスの内容が大きく変わって、もめごとにならないように、気を付けること!

わたしは、課長時代に、金額の円未満の計算をミスって。クレームもらいました。ドラフトの時点では、切り捨ててたのに。本契約では契約部門の指摘を受けて、切り上げ。。数円の誤差だから大したことないだろうと。。。

はい、めっちゃ怒られました。次回の取引の時に、その分、ディスカウントすることに。

残念ながら…調整には損害がある

がらっと話しが変わります。
会社員の仕事は調整ばかり、それをうまく乗り切るコツを話してきた。

でもやっぱり、無駄な調整はないにこしたことはない。こんな害がある、無駄にしている。

管理職になった時に注意しよう。既に管理職の人は見なおそう。

①迅速な意思決定とスピード感
②調整ばかりしているとライバルに出し抜かれる
③調整ばかりで疲弊する社員が離脱
④多くの時間と使い捨ての資料

会社員
会社員

いつか出世して改革してやるー🔥

頑張って下さい。期待しています。

まとめ~調整相手別の攻略法!~

これまで説明してきたことを振り返って終わりにします。調整相手別の攻略法!

<上司との調整>
①調整手段を正しく選択!
②調整の順番を間違えない!
③利害を分けて具体的に説明!
④リベンジは間をあけない!

<関連部署との調整>
①早めに頭出し!
②関連部署の不安を解消!
③相手部署の内部事情を理解!
④上の人間をうまく使う!

<取引先・お客さまとの調整>
①相手のキーパーソンに照準を合わせる!
②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく!
③「利害」を調整して落としどころを決断!
④最終意思決定者まで伝わったか確認!
⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る!

はい。それでは以上となります。

調整の仕事ばかりで嫌になるかもしれません。
でも、完全に逃れることはできない

なるべく、効率的に手戻りなく進めましょう!
今回の記事が、少しでも役に立てばうれしいです!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

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