- 会社員のみなさんへ！
- これからの時代、社内メールが最重要スキルになります！
- 仕事ができる人になりたければ、使いこなして生き残ろう
- 必ず実践すべきメール活用スキル5選をお伝えします
- ①とにかく全部読む！
- ②ただ、話すことを書け！
- ③振分けるのは「未処理」と「重要」
- ④伝えるための基本構成
- ⑤言いにくいことはメールで…
電話と会議だけに頼っている人は、これからの時代を生き残れない。
仕事ができる人になるためには、メール活用スキルが必須になる！
メールは、もちろんもう何十年も前から仕事に使われてるので、いまさらかよ！
と思われるかもしれません。
メールの重要性がこれから格段に上がります。
実はいまだにすごく多いんですよ。。
- 全然メールの使い方間違ってる人
- まったくメールを使いこなせてない人
特に、管理職のおじさん…
本記事ではこんな方々に救いの手を差し伸べます。
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！
社内メールが仕事ができる人の必須スキルになる理由
これからリモートワークが普及すると、
こんな人達の仕事のスタイルは通用しなくなります。
- なんでも電話、会議で済ます
- メールしてるのに電話してくる
- メールしてるのに席にくる
- メールを読んでない
- メールで伝えられない
もちろん、社内メール以外にも、
コミュニケーションの手段は増えていくでしょう。
TV電話や、メッセンジャーツールなどですね。
これらの普及は進みます。
ただ、色々と超えるべきハードルがあるのも事実。
そして、従来から使われている社内メールの存在感が、
間違いなく高まります。
数年は間違いなく、使う機会が増え続けます。
特に大企業では・・・
アドレス管理、セキュリティ面の考慮、
メールへの資料添付が必要というあたりから。
すぐに新たなツールは浸透しません
むしろ、メールが土台になり、
その他の手段で補完していくことになるでしょう。
仕事ができる人の社内メール活用スキル5選
メールは、まず全部読む！【無駄な分類・振分けはNG】
とにかくまず全部読むことから！
職場でよくあるこんな、とほほなやり取り。。
管理職
あ、そうそう、たけしくん！
〇〇の件どうなったかな？
たけし
え、、昨日メールしましたけど・・・
管理職
メール？
メールは見てないよ。
たけし
…
もういい加減にしろと！
で、こういう人に限って、、
たけし
送ってますよ。
ちょっとPC見せて下さい！
げっ！
ーＡ部長（37件）
ーたけし（45件）
ーはなこ（89件）
ー〇〇プロジェクト（9件）
：
なんてことに・・・
無駄に分類、振分けしてる人に限って、
読んでないんですよね。
そんなことしなくていいからまず読め！
分類してどうする！
読むか、読まないかだけだ！
未読は標準機能で分かるようになってる。。
で、読むしかないんだ！
朝、昼、晩の3回でいい。
あと、課長、部長になると、こんな言い訳する人がいます。
管理職
いやー数が多くてね～
1日何百件もくるんだもん。
いや！全然大したことない。
絶対に読める！
わたしも管理職時代は、1日1000はいかないけど、
毎日数百は余裕で読んでた。
正確には、一瞬で、これが分かるようになる。
どれくらい気合を入れて読むべきか
読む価値ないものは1秒で判断できるようになる。
これは、読むことを絶対諦めず、とにかく…
日々スピードを上げるトレーニングをするしかない
「1件3秒かけてむりやり読む」
これしかない。
メールは、ただただ…話すことを書く！【長くてもいい】
次はメールの書き方や返信の仕方。
こんな人よくいませんか？
話す内容とメールの文面が全然違う人。。
同じ人格の持ち主なのか疑いたくなる人。
そう、メールになると、急に丁寧になったり、
色々、変な言い回しをする人がいます。
全部無駄です。
ただ、話すことを書けばいいだけ
話すことはできますよね。
書き出しは当然、「〇〇さん」
社内なのに「様」とか「殿」とか、
話さない言葉は使わない！
読みやすく工夫するのも一切要りません。
多少箇条書きにしたりするくらいはいいけど、
必須ではない。
っていうと、こんなことを言い出しそうですが・・・
管理職
いやーわたしの話しは長いよ。
本当に全部書いていいの？
はい。全然問題ないです。
全部書いて下さい。
時間がないからって省略すると、
受け手が混乱します。
結果的にこんなマイナスがあります。
- 不明点のやり取りが発生
- さらにそのやり取りをメンバーみんなで読む
- 結果的に全て伝わるまでに時間がかかる
- 後で見ると、複数のメールを組み合わせないと意味をなさない
例えば、何かを部下に指示するメールであれば。
部下からは…
「承知しました。」
と一言だけ返信があるのが理想！
追加で聞くことがないってことだから。
伝えやすい構成は、のちほど説明します。
メールは「未処理」と「重要」だけ振り分ける
メールは無駄に振り分けてはいけない、
と言いましたが。
さすがに、その日のうちに…
- 全て即レス
- 全て消化吸収
- きれいさっぱり削除！
というわけにはいきません
わたしはこの2つだけ、振り分けていました。
「未処理」と「重要」
名前はなんでもいいのですが。
それぞれどんな風に使っていたか紹介します。
- 当日中に完全な確認・回答ができないもの（下記例参照）
- でも当日は必ず一言返信をする
- 「承知しました。別途〇〇目途に回答します」
- その返信だけしたら、未処理へ
- 後日取り出して正式回答
- 当然、目途に間に合わなそうな場合は要連絡
＜当日中に回答できないものの例＞
- 例1：資料を作って返信する必要がある
- 例2：外部の人に問い合わせる必要がある
- 例3：添付資料やリンク先など情報量が膨大
後日繰り返し確認するメール
- 例1：社内手続きやルールに関するもの
- 例2：有益なノウハウ集、そのリンク先
逆に、これら以外はきれいさっぱり削除しましょう！
相手に伝わるメールの基本構成【誰に、何を】
会社員は、宛先が大量のメールを受ける、
あるいは送信する場合があります。
大企業で仕事をしてると、いるんですよね。
誰に対する連絡なのか、依頼なのか分からない。
もう、この区別さえつかない場合も…
「単なる連絡」or「依頼」
最低限、こんな構成で、記載してみましょう。
| 構成 | 書くこと | 記載例 |
|---|---|---|
| 構成 １ | 誰に | 〇〇さんへ 〇〇さん、△△さんへ 〇〇部のみなさんへ 〇〇部のみなさんのうち■■が未完了の方へ |
| 構成 ２ | 「依頼」か 「連絡」か | 技術研修の申込の依頼です。 技術セミナーに関する情報共有です。 |
| 構成 ３ | 要旨 ～一言で完結に～ | 人事部主催のWEBデザイン研修への申込を 要項に従って申し込んで下さい。 期限：4/15（木） |
| 構成 ４ | 具体的な手順や詳細 | 申込要項の詳細手順を記載 必要に応じて資料を添付 |
これを意識するだけでも…
見落とされることが減り、伝わるようになる
言いにくいことは全部メールしちゃおう
最後です。
これはどちらかと言うと、若手向けかもしれません。
こんなことありますよね。
即リアクションを受けると思うと、言い出しづらい
そんなことは全部メールしちゃいましょう。
例えば、こんなこと…
- こんな立場で仕事をしてみたい
- こんな企画を考えてみた
- 改善提案
- 悩み事相談
- 仕事を進める上の注意事項「お説教」※ただし、表現には気を付けること！
- 休暇の連絡
管理職の方は、休暇連絡以外は、
必ず返信してあげて下さい。
ただし…
メールでのお説教は細心の注意が必要
それが記録に残ります。
メールの方が過激な表現になる人がいます。
若い人によっては、同じことを飲み会で言われるより
ずっと傷つくことがあります。
気をつけましょう。
以上となります。
これまで以上にメールを使いこなして、
新たな時代を乗り切りましょう！
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！
【↑上記ガイド記事の掲載記事一覧↓】
【関連記事】社内でのコミュニケーション関連の記事！他にも取り揃えておりますので、合わせてお読み下さい！
– END –
コメント欄