仕事ができる人のメール活用術5選!【社内メールは最重要スキル】

社内メール 仕事/会社
こんな人に、こんなことを
  • 会社員のみなさんへ!
  • これからの時代、社内メールが最重要スキルになります!
  • 仕事ができる人になりたければ、使いこなして生き残ろう
  • 必ず実践すべきメール活用スキル5選をお伝えします
結論:仕事ができる人のメール活用スキル
  • とにかく全部読む!
  • ②ただ、話すことを書け!
  • ③振分けるのは「未処理」と「重要」
  • ④伝えるための基本構成
  • ⑤言いにくいことはメールで…

こんにちは!たけしです。

電話と会議だけに頼っている人は、これからの時代を生き残れない。

仕事ができる人になるためには、メール活用スキルが必須になる!

メールは、もちろんもう何十年も前から仕事に使われてるので、いまさらかよ!

と思われるかもしれません。

メールの重要性がこれから格段に上がります。

実はいまだにすごく多いんですよ。。

  • 全然メールの使い方間違ってる人
  • まったくメールを使いこなせてない人

特に、管理職のおじさんに…

本日はこんな方々に救いの手を差し伸べます。

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

社内メールが仕事ができる人の必須スキルになる理由

これからリモートワークが普及すると、
こんな人達の仕事のスタイルは通用しなくなります。

もう通用しない:これNG!
  • なんでも電話、会議で済ます
  • メールしてるのに電話してくる
  • メールしてるのに席にくる
  • メールを読んでない
  • メールで伝えられない

もちろん、社内メール以外にも、
コミュニケーションの手段は増えていくでしょう。

TV電話や、メッセンジャーツールなどですね。

これらの普及は進みます。
ただ、色々と超えるべきハードルがあるのも事実。
そして、従来から使われている社内メールの存在感が、
間違いなく高まります。

数年は間違いなく、使う機会が増え続けます。

特に大企業では・・・

アドレス管理、セキュリティ面の考慮、
メールへの資料添付が必要というあたりから。

すぐに新たなツールは浸透しません

むしろ、メールが土台になり、
その他の手段で補完していくことになるでしょう。

仕事ができる人の社内メール活用スキル5選

メールは、まず全部読む!【無駄な分類・振分けはNG】

とにかくまず全部読むことから!

職場でよくあるこんな、とほほなやり取り。。

おじさん<br>管理職
おじさん
管理職

あ、そうそう、たけしくん!
〇〇の件どうなったかな?

若手社員<br>たけし
若手社員
たけし

え、、昨日メールしましたけど・・・

おじさん<br>管理職
おじさん
管理職

メール?
メールは見てないよ。

若手社員<br>たけし
若手社員
たけし

もういい加減にしろと!

で、こういう人に限って、、

若手社員<br>たけし
若手社員
たけし

送ってますよ。
ちょっとPC見せて下さい!
げっ!

受信トレイ(未読:351件)

ーA部長(37件)
ーたけし(45件)
ーはなこ(89件)
ー〇〇プロジェクト(9件)
  :

なんてことに・・・

無駄に分類、振分けしてる人に限って、
読んでないんですよね。

そんなことしなくていいからまず読め!

分類してどうする!

読むか、読まないかだけだ!

未読は標準機能で分かるようになってる。。

で、読むしかないんだ!

朝、昼、晩の3回でいい。

あと、課長、部長になると、こんな言い訳する人がいます。

おじさん<br>管理職
おじさん
管理職

いやー数が多くてね~
1日何百件もくるんだもん。

いや!全然大したことない。

絶対に読める!

わたしも管理職時代は、1日1000はいかないけど、
毎日数百は余裕で読んでた。

正確には、一瞬で、これが分かるようになる。

どれくらい気合を入れて読むべきか

読む価値ないものは1秒で判断できるようになる。

これは、読むことを絶対諦めず、とにかく…

日々スピードを上げるトレーニングをするしかない
「1件3秒かけてむりやり読む」

これしかない。

メールは、ただただ…話すことを書く!【長くてもいい】

次はメールの書き方や返信の仕方。

こんな人よくいませんか?

話す内容とメールの文面が全然違う人。。

同じ人格の持ち主なのか疑いたくなる人。

そう、メールになると、急に丁寧になったり、
色々、変な言い回しをする人がいます。

全部無駄です。

ただ、話すことを書けばいいだけ

話すことはできますよね。

書き出しは当然、「〇〇さん」

社内なのに「様」とか「殿」とか、
話さない言葉は使わない!

読みやすく工夫するのも一切要りません。

多少箇条書きにしたりするくらいはいいけど、
必須ではない。

っていうと、こんなことを言い出しそうですが・・・

おじさん<br>管理職
おじさん
管理職

いやーわたしの話しは長いよ。
本当に全部書いていいの?

はい。全然問題ないです。

全部書いて下さい。

時間がないからって省略すると、
受け手が混乱します。

結果的にこんなマイナスがあります。

メールの省略化・簡略化による弊害!
  • 不明点のやり取りが発生
  • さらにそのやり取りをメンバーみんなで読む
  • 結果的に全て伝わるまでに時間がかかる
  • 後で見ると、複数のメールを組み合わせないと意味をなさない

例えば、何かを部下に指示するメールであれば。

部下からは…

「承知しました。」

と一言だけ返信があるのが理想!

追加で聞くことがないってことだから。

伝えやすい構成は、のちほど説明します。

メールは「未処理」と「重要」だけ振り分ける

メールは無駄に振り分けてはいけない、
と言いましたが。

さすがに、その日のうちに…

  • 全て即レス
  • 全て消化吸収
  • きれいさっぱり削除!

というわけにはいきません

わたしはこの2つだけ、振り分けていました。

「未処理」と「重要」

名前はなんでもいいのですが。

それぞれどんな風に使っていたか紹介します。

「未処理」に入れていたメール
  • 当日中に完全な確認・回答ができないもの(下記例参照)
  • でも当日は必ず一言返信をする
  • 「承知しました。別途〇〇目途に回答します」
  • その返信だけしたら、未処理へ
  • 後日取り出して正式回答
  • 当然、目途に間に合わなそうな場合は要連絡

<当日中に回答できないものの例>

  • 例1:資料を作って返信する必要がある
  • 例2:外部の人に問い合わせる必要がある
  • 例3:添付資料やリンク先など情報量が膨大
「重要」に入れていたメール

後日繰り返し確認するメール

  • 例1:社内手続きやルールに関するもの
  • 例2:有益なノウハウ集、そのリンク先

逆に、これら以外はきれいさっぱり削除しましょう!

相手に伝わるメールの基本構成【誰に、何を】

会社員は、宛先が大量のメールを受ける、
あるいは送信する場合があります。

大企業で仕事をしてると、いるんですよね。

誰に対する連絡なのか、依頼なのか分からない。

もう、この区別さえつかない場合も…

「単なる連絡」or「依頼」

最低限、こんな構成で、記載してみましょう。

構成書くこと記載例
構成
誰に〇〇さんへ
〇〇さん、△△さんへ
〇〇部のみなさんへ
〇〇部のみなさんのうち■■が未完了の方へ
構成
「依頼」か
「連絡」か
技術研修の申込の依頼です。
技術セミナーに関する情報共有です。
構成
要旨
~一言で完結に~
人事部主催のWEBデザイン研修への申込を
要項に従って申し込んで下さい。
期限:4/15(木)
構成
具体的な手順や詳細申込要項の詳細手順を記載
必要に応じて資料を添付

これを意識するだけでも…

見落とされることが減り、伝わるようになる

言いにくいことは全部メールしちゃおう

最後です。

これはどちらかと言うと、若手向けかもしれません。

こんなことありますよね。

即リアクションを受けると思うと、言い出しづらい

そんなことは全部メールしちゃいましょう。

例えば、こんなこと…

なかなか口では言いづらいこんなこと
  • こんな立場で仕事をしてみたい
  • こんな企画を考えてみた
  • 改善提案
  • 悩み事相談
  • 仕事を進める上の注意事項「お説教」※ただし、表現には気を付けること!
  • 休暇の連絡

管理職の方は、休暇連絡以外は、
必ず返信してあげて下さい。

ただし…

メールでのお説教は細心の注意が必要

それが記録に残ります。
メールの方が過激な表現になる人がいます。

若い人によっては、同じことを飲み会で言われるより
ずっと傷つくことがあります。
気をつけましょう。

以上となります。

これまで以上にメールを使いこなして、
新たな時代を乗り切りましょう!

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