仕事が効率化できなくて悩んでます…
お前は仕事が遅い！
と、上司に怒られてばかり。。
仕事を効率化して…
- 仕事を早く終わらせたい！
- 評価を高めたい！
- 自信をつけたい！
そんなあなたのために、ご用意しました。
仕事を効率化する完全ガイド！
わたしは、大企業に17年間勤務しました。
32歳で課長になったのは、自分自身の仕事を効率的に進めてきた結果。
そして、メンバーの効率化もリードしてきました。
そんな経験を活かして、仕事を効率化する方法を全て解説します。
この3分野で構成しています。
- 分野Ⅰ：仕事を効率化する「スキル」編【6選】
- 分野Ⅱ：仕事を効率化する「考え方」編【4選】
- 分野Ⅲ：仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】
全て読めば、完全に効率化できます！
ただ、解説記事を含めるとかなりのボリューム。
あなたに足りないもの、気になるものからお読み下さい。
そして、必ず実践して下さい！
- 仕事の効率化が実現できる
- 仕事にやりがいを見出すことができる
- 仕事の評価が上がる
仕事を効率化する6つの「スキル」
1つ目の分野です。
仕事の効率化するのに必要な「スキル」を6つ紹介します。
- スキル①：「タスク管理」
- スキル②：「優先順位」
- スキル③：「調整」
- スキル④：「メール」
- スキル⑤：「早朝出勤」
- スキル⑥：「リモートワーク」
1つずつ順番に説明します。
効率化スキル①：「タスク管理」
仕事は「タスク」という単位に細分化して管理します。
当然、「タスク」を効率的にこなせれば…
仕事が効率化する
逆に、大きな仕事を「タスク」に落とし込めないと…
仕事がいっこうに進まない、終わらない
「タスク」は、この3つが明確化されることが絶対条件です。
- 「誰がやるか」：担当
- 「いつまでにやるか」：期限
- 「どうやったら終わるのか」：完了基準
若手のうちは「自分」のタスクだけ管理していればいい。
でも、徐々に「他人」のタスクも管理する必要がある。
この3者のタスク管理には、それぞれ、別のコツと注意点が必要になります。
- 自分のタスク管理
- メンバーのタスク管理
- 上司やお客さまのタスクの管理
確実に終わらせることで仕事が効率化できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
効率化スキル②：「優先順位」
仕事は、いつ完了させるかによって、対価が全く変わってきます。
仕事を効率化するためには、先にやる必要があるのは…
すぐに片づけられて、最大の対価が得られる仕事
それを決めるためのスキルが「優先順位」の設定。
仕事の優先順位は、この4つの尺度を2つずつ、組み合わせて決めます。
- 「重要度」
- 「緊急度」
- 「難易度」
- 「効果」
より重要で緊急性の高いものから先にやる！
より簡単で効果が高いものから先にやる！
う～ん。。
理屈はなんとなく分かるけど…
いちいちそんなこと考えるのもなー
で、どんな仕事から先やればいいの？
そうですね…上の説明はあくまで、迷った時の判断基準。
で、優先順位が高いベスト5はこの仕事！
- 人に振る仕事、人を動かす仕事
- 上司よりさらに上が求める仕事
- 期限が明確に定められない仕事
- マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
- すぐに終わる仕事
先に終わらせることで、仕事が効率化できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
効率化スキル③：「調整」
仕事は、成果が大きいほど、他人との「調整」が難しくなる。
- 調整相手が増える
- 難易度が高まる
調整相手が増える
難易度が高まる
最悪、調整に行き詰まると…
仕事が止まる
仕事がぽしゃる
仕事を効率化するためには、調整をスムーズにこなす必要が。
調整相手は、主に、この3者。
- 上司
- 関連部署
- 取引先・お客さま
それぞれ、最短で調整を終わらせるためのコツがある。
＜上司との調整＞
- 調整手段を正しく選択
- 調整の順番を間違えない
- 利害を分けて具体的に説明
- リベンジは間をあけない
＜関連部署との調整＞
- 早めに頭出し
- 関連部署の不安を解消
- 相手部署の内部事情を理解
- 上の人間をうまく使う
＜取引先・お客さまとの調整＞
- 相手のキーパーソンに照準を合わせる
- こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
- 「利害」の落としどころを決断
- 最終意思決定者まで伝わったか確認
- 決まったことを記録、速やかに送付
最短で調整を終わらせることで仕事が効率化できる。
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
効率化スキル④：「メール」
全ての仕事で、こんなやり方をしていては…
時間がいくらあっても足りない。。
- 対面で会話
- 訪問
- 電話
オンライン会議も有用だけど。相手の都合に合わせる必要がある。
仕事を効率化するには、メールの活用がカギを握る。
もちろん、LINEなどのメッセンジャーツールでもいい。
メールで仕事を効率化するためのコツがこの5つ。
- ①とにかく全部読む
- ②ただ、話すことを書く
- ③振り分けるのは「未処理」と「重要」
- ④伝えるための基本構成：「誰に」「依頼or連絡」「要旨」「詳細」
- ⑤言いにくいことはメールで…
上2つって非効率じゃない？
一見、そう思えますよね。
少し補足すると…
全部時間をかけて読むというより…
「見る」「さばく」という意味
だらだら話すように書くというより…
「無意味に省略しない」という意味
結果的に相手を混乱させるだけ
メールを正しく最大限活用することで、仕事が効率化できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
効率化スキル⑤：「早朝出勤」
これは、仕事の効率化の効果絶大！
なんですが…
合わない人には合わない
ので、5番目に持ってきました。
あと、スキルというより…習慣ですね。
うん。無理・・・
まあ、聞いてよ。。
どれだけ損してるか分かるから
では、なぜ「早朝出勤」で仕事が効率化できるか。
早朝が誰にも邪魔されない唯一無二の時間帯だから！
- 突然誰かに時間を奪われない
- 集中できる
- 上司やお客さまに朝1番で成果をぶつけられる
- 駄目でも午後にリベンジすればいい
逆に、残業が常態化している人が、この逆…
- 日中に仕事が終わらず残業
- 限界までやっても終わらず、翌日に繰り越す
- 次の日、朝起きられずギリギリに出社
- 出社と同時に、突発的な仕事が発生…
- 前日繰り越したことができず、、また残業
ぐさり！！
負のスパイラルですね。
早朝出勤は、正、プラスからの始まり
確実に仕事を効率化します
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
効率化スキル⑥：「リモートワーク」
これもスキルというか、働き方そのものですが…
ただ、効率化効果は絶大！
分野Ⅲの「無駄削減」の先取りになっちゃいますが…
とにかくいままであった…
会社と仕事の無駄が一掃される
逆に言うと、こんな人も一掃される
- 無駄な仕事ばかりしてた人
- リモートワークに適応できない人
リモートワーク導入の8つの効率化メリット！
- 無駄な電話と会話がなくなる
- できないおじさん達が消える
- 通勤がなくなる
- オフィスがなくなる
- 無駄な紙・書類・印鑑がなくなる
- 無駄な挨拶がなくなる
- 名刺がなくなる
- 会社がなくなる
最高ですね！
いや…最後のは、なくなると困るって！！
でも、人々の仕事が極限まで効率化されると…
いつかなくなる可能性が高い
リモートワークに適応しておくことで…
会社に所属しなくても仕事ができるようにしておこう
フル活用して仕事を効率化しよう！
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
仕事を効率化するための4つの「考え方」
2つ目の分野です。
仕事の効率化するのに必要な「考え方」を4つ紹介します。
- 考え方①：仕事は「質」より「スピード」を重視する
- 考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
- 考え方③：仕事の「ミスを恐れない」
- 考え方④：仕事を「楽しむ」
1つずつ順番に説明します。
考え方①：仕事は「質」より「スピード」重視
仕事が効率化できない人が、最もおちいり易いのが…
仕事の質にこだわりすぎてしまうこと
優先順位のところでも説明した通り。
仕事の「成果」「対価」は、1日たつごとに…
どんどん下がる
しかも劇的に！
仕事によっては…
ライバルに先を越された瞬間ゼロ
期限を過ぎるとゼロになる
さらに、仕事の「質」「評価」を決めるのは、他人。
多くの人がこだわっているのが、自分の「評価」
3日かけて100％に持っていったところで…
相手からすると20％のことだってある
さらに、その程度のレベルだったら…
1日で持ってくることを望まれる場合も多い
多くの仕事は、1日かけて高める「質」より…
1日かけたことで下がる「価値」の方が大きい
仕事を効率化するには「質」より「スピード」を重視
考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
仕事を効率化している人、早く終わらせる人には…
「特徴」と「習慣」がある
それが、この13個。
- ①基本的に全て前倒し
- ②普段はある程度暇にしておく
- ③それだけに集中してやり切る
- ④クオリティを犠牲にする
- ⑤1日で区切る、逆引きしない
- ⑥次の一手を読んでおく、動じない
- ⑦周りを巻き込む
- ⑧終わったら振り返らない
- ⑨仕事の優先順位付けをしない
- ⑩悩まない、迷わない
- ⑪メールの仕分けをしない
- ⑫資料は紙で読まない保管もしない
- ⑬机の上には何もない
多くてごめんなさい。
こんなにたくさんあるのに、ほぼ当てはまらない…
じゃあ、まずは…
- できそうなものから取り入れる
- 真似から入る
ことで…
仕事が少しずつ効率化できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
考え方③：仕事の「ミスを恐れない」
仕事を効率化すると…
時にはミスをすることもある
仕事のスピードを上げれば上げるほど…
ミスをする確率が上がる
でも恐れてはいけない。
仕事のミスで怖いことは、この4つ。
- 人に怒られるのが怖い
- 人にがっかりされるのが怖い
- 人に迷惑をかけるのが怖い
- 自分の限界を知るのが怖い
よくある仕事のミス4つ
- うまく説明できない、伝わらない
- 間違ったものを作ってしまう
- 仕事を期限までに終えられない
- 相手の発言の真意が分からない
これらには、それぞれ改善できることと、できないことがある。
改善できることを全てやったなら、
もうあなたにできることはない
ミス恐れて、行動しないのが一番よくない
当たって砕けます！
そう！実際には砕けないし、死ぬわけじゃない。
「さっさとミスをする」くらいの気持ちで仕事を効率化しよう
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
考え方④：仕事を「楽しむ」
楽しくない仕事より、楽しい仕事の方が効率的にこなせる。
1分、1秒を惜しんで、無心で集中してやり続けるから
- 結果的に早く終わる
- 成果物のクオリティも高い
- なにより、ストレスもなく満足感も得られる
仕事を楽しくするための5つの方法。
- ①楽しい仕事を見つけて増やす
- ②楽しい人との仕事を増やす
- ③仕事をゲームだと思って楽しむ
- ④毎日小さな目標の達成を積み重ねる
- ⑤仕事以外の時間を楽しくする
逆に、楽しくない仕事は、減らしていこう。
- 得意な人に任せる
- お金を払って頼む
- 上司に苦手だと知ってもらうことで、その仕事が回ってこないようにする
楽しい仕事を増やして、楽しくない仕事を減らせば…
人間は勝手に効率化する！
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
仕事の効率化を妨げる5つの「無駄削減」
最後、3つ目の分野です。
仕事の効率化を妨げている5つの「無駄」！
それらの削減の仕方を説明します。
- 無駄削減①：「会議」
- 無駄削減②：「プライド」
- 無駄削減③：「言い訳」
- 無駄削減④：「残業」
- 無駄削減⑤：「飲み会」
1つずつ順番に説明します。
無駄削減①：「会議」
今日1日だけでも、恐ろしいほどの人数と時間が会議に投じられている。
その結果…
- どれだけの時間が無駄になっているか
- その結果、何が得られているか
これらができれば、仕事は大きく効率化する。
- 必要ない会議をなくす
- 会議の時間を短くする
具体的に実践すべきことはこの4つ。
- ①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
- ②会議は仕事のスタート【会議のあとが大事】
- ③会議は本業の仕事を犠牲にしている
- ④会議は意思決定の最終手段にすぎない
特に最後…会議より手軽で簡単な、意思決定の手段がある。
- メール
- 書面
- 電話
- 会話
それらでは駄目な時に、最終手段として会議を使うべき。
それだけで、無駄な時間を大幅に削減できる。
生産的な仕事にシフトさせることで、仕事が大きく効率化する
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
無駄削減②：「プライド」
仕事に対する「プライド」は、簡単に言うと…
あなたの気持ちにすぎない
しょうがないじゃん！
人間だもん！
もちろんそれが、大きな仕事の成果につながることもある。
「プロ意識」「やる気」「情熱」…こんなプライド。
でも、仕事の効率化を妨げるプライドもある。
この5つ。
- ①人に頼らない
- ②年次・性別・学歴にこだわる
- ③自分だけのこだわり
- ④失敗を恥じる、恐れる
- ⑤完璧を追求する
これらにこだわることは、あなたのこんな気持ちにすぎない。
- 「1人でやりとげたい」
- 「他人に頼るのはかっこ悪い」
- 「恥ずかしい」
- 「納得いくまで、こだわりたい」
無駄なプライド、つまり、気持ちを捨てるだけで…
仕事が大きく効率化する
捨てます！！
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
無駄削減③：「言い訳」
仕事をやり遂げない人
それどころか、やり始めない人…
まず言い訳から入る。
言い訳は、何も生み出さない
あなたは悪くないと、あなた自身を納得させてるだけ。
何も生まないどころか…
あなたの評価を下げている
こんな言い訳したことありませんか？
- ①「○○さんに言われた通りにやりました」
- ②「会社のルールが悪い」
- ③「前回こう言いましたよね？」
- ④「アポは資料ができてから入れます」
- ⑤「毎日残業して遅くまでやっている」
たけしさんの言われた通りにやってます！
でも結果が出ません。
責任取って下さい！
この記事読んだ時間返して下さい！
それぞれ、こんなことを言いたくなる…
- ①「自分で考えよう」
- ②「ルールの中で結果を出そう」
- ③「前回と今回は違う」
- ④「アポ入れて、それに向かって資料を作ろう」
- ⑤「そんなことは関係ない」
言い訳するくらいなら…
「提案」「提言」「工夫」をしよう！
はい（涙）
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。上の5つだけじゃなく、13もの口癖・言い訳を…
無駄削減④：「残業」
残業は、仕事の効率化を妨げている。
残業が常態化している人は…
突発的な緊急度の高い仕事をこなせない
そして、「残業」が、特例であることを忘れてはいけない。
残業とは…
決められた時間＝期限を超過している
会社に追加コストが発生している
それを渋々、会社と上司が例外的に認めている
にもかかわらず、毎日当たり前のごとく、残業している人がいる。
ぐさり！！
こんなことを理由にして。
- 理由①：上司が残業してて気まずい
- 理由②：仕事が終わらない
- 理由③：無駄な仕事が多い
- 理由④：定時後に会議がある
だって仕事終わってないんだもん！！
終わらせないで帰るよりましじゃん。
責任感あるじゃん。
仕事1つ1つには期限がある。
仕事1日1日にも期限がある。
それが定時。
日々の期限を守れずに、仕事の期限は守れない
基本的には定時退社、突発的な例外時のみ残業をする。
それによって仕事を効率的に選択できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
無駄削減⑤：「飲み会」
では、これで最後です。
と言っても、仕事ではないか…
ということで最後に持ってきました。
でも、会社の飲み会って…
仕事との境界があいまい
断れない人が多い
気が合う同僚との楽しい飲み会は全然無駄じゃないんですが…
歓送迎会とか忘年会のような、部署全体の飲み会。
こんな無駄しかない…
- お金の無駄
- 時間の無駄
- 健康の無駄、疲れる…
- 満足してるのは、上司だけ
行きたくなければ、断りましょう。
断るのに理由は必要ない。
だって、仕事じゃないから。
「会社の飲み会は行かないことにしています」
きっぱりこう伝えることで、仕事というより…
人生が効率化できる
【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。
まとめ：本ガイドの掲載記事一覧＆ラストメッセージ
最後に、まとめとして…
仕事を効率化する完全ガイド
に掲載した解説記事を一括掲載します。
お見逃しのないよう、お願いします！
【分野Ⅰ】仕事を効率化する「スキル」編【6選】
- スキル①：「タスク管理」
- スキル②：「優先順位」
- スキル③：「調整」
- スキル④：「メール」
- スキル⑤：「早朝出勤」
- スキル⑥：「リモートワーク」
【分野Ⅱ】仕事を効率化する「考え方」編【4選】
- 考え方①：仕事は「質」より「スピード」を重視する
- 考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
- 考え方③：仕事の「ミスを恐れない」
- 考え方④：仕事を「楽しむ」
【分野Ⅲ】仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】
- 無駄①：「会議」
- 無駄②：「プライド」
- 無駄③：「言い訳」
- 無駄④：「残業」
- 無駄⑤：「飲み会」
では、最後になります。
記事を読んだだけでは、仕事は、効率化できません。
実践と行動が必要です。
そして、「プライド」や「こだわり」を捨てる勇気も必要です。
時には、断る勇気も必要です。
明日から勇気を持って、行動に移しましょう！
あなたのご活躍をお祈りしています。
行動の結果、ストレスが高まってしまった時には、こちらのガイドをどうぞ・・・！
って言うか…
こっちから先読むべきだった！！
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