仕事を効率化する完全ガイド【スキル6選!考え方4選!無駄5選!】

仕事を効率化する完全ガイド【スキル5選!考え方4選!無駄5選!】 仕事/会社
会社員
会社員

仕事が効率化できなくて悩んでます…

お前は仕事が遅い!

と、上司に怒られてばかり。。

仕事を効率化して…

  • 仕事を早く終わらせたい!
  • 評価を高めたい!
  • 自信をつけたい!

こんにちは!たけしです。

そんなあなたのために、ご用意しました。

仕事を効率化する完全ガイド!

わたしは、大企業に17年間勤務しました。

32歳で課長になったのは、自分自身の仕事を効率的に進めてきた結果。

そして、メンバーの効率化もリードしてきました。

そんな経験を活かして、仕事を効率化する方法を全て解説します。

この3分野で構成しています。

  • 分野Ⅰ:仕事を効率化する「スキル」編【6選】
  • 分野Ⅱ:仕事を効率化する「考え方」編【4選】
  • 分野Ⅲ:仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】

全て読めば、完全に効率化できます!

ただ、解説記事を含めるとかなりのボリューム。

あなたに足りないもの、気になるものからお読み下さい。

そして、必ず実践して下さい!

  • 仕事の効率化が実現できる
  • 仕事にやりがいを見出すことができる
  • 仕事の評価が上がる

仕事を効率化する6つの「スキル」

仕事を効率化する5つの「スキル」

1つ目の分野です。

仕事の効率化するのに必要な「スキル」を6つ紹介します。

  • スキル①:「タスク管理」
  • スキル②:「優先順位」
  • スキル③:「調整」
  • スキル④:「メール」
  • スキル⑤:「早朝出勤」
  • スキル⑥:「リモートワーク」

1つずつ順番に説明します。

効率化スキル①:「タスク管理」

仕事は「タスク」という単位に細分化して管理します。

当然、「タスク」を効率的にこなせれば…

仕事が効率化する

逆に、大きな仕事を「タスク」に落とし込めないと…

仕事がいっこうに進まない、終わらない

「タスク」は、この3つが明確化されることが絶対条件です。

  • 「誰がやるか」:担当
  • 「いつまでにやるか」:期限
  • 「どうやったら終わるのか」:完了基準

若手のうちは「自分」のタスクだけ管理していればいい。

でも、徐々に「他人」のタスクも管理する必要がある。

この3者のタスク管理には、それぞれ、別のコツと注意点が必要になります。

  • 自分のタスク管理
  • メンバーのタスク管理
  • 上司やお客さまのタスクの管理

確実に終わらせることで仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

効率化スキル②:「優先順位」

仕事は、いつ完了させるかによって、対価が全く変わってきます。

仕事を効率化するためには、先にやる必要があるのは…

すぐに片づけられて、最大の対価が得られる仕事

それを決めるためのスキルが「優先順位」の設定。

仕事の優先順位は、この4つの尺度を2つずつ、組み合わせて決めます。

  • 「重要度」
  • 「緊急度」
  • 「難易度」
  • 「効果」

より重要で緊急性の高いものから先にやる!

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

より簡単で効果が高いものから先にやる!

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断
会社員
会社員

う~ん。。

理屈はなんとなく分かるけど…

いちいちそんなこと考えるのもなー

で、どんな仕事から先やればいいの?

そうですね…上の説明はあくまで、迷った時の判断基準。

で、優先順位が高いベスト5はこの仕事!

  1. 人に振る仕事、人を動かす仕事
  2. 上司よりさらに上が求める仕事
  3. 期限が明確に定められない仕事
  4. マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
  5. すぐに終わる仕事

先に終わらせることで、仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

効率化スキル③:「調整」

仕事は、成果が大きいほど、他人との「調整」が難しくなる。

  • 調整相手が増える
  • 難易度が高まる

調整相手が増える

難易度が高まる

最悪、調整に行き詰まると…

仕事が止まる
仕事がぽしゃる

仕事を効率化するためには、調整をスムーズにこなす必要が。

調整相手は、主に、この3者。

  • 上司
  • 関連部署
  • 取引先・お客さま

それぞれ、最短で調整を終わらせるためのコツがある。

<上司との調整>

  • 調整手段を正しく選択
  • 調整の順番を間違えない
  • 利害を分けて具体的に説明
  • リベンジは間をあけない

<関連部署との調整>

  • 早めに頭出し
  • 関連部署の不安を解消
  • 相手部署の内部事情を理解
  • 上の人間をうまく使う

<取引先・お客さまとの調整>

  • 相手のキーパーソンに照準を合わせる
  • こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
  • 「利害」の落としどころを決断
  • 最終意思決定者まで伝わったか確認
  • 決まったことを記録、速やかに送付

最短で調整を終わらせることで仕事が効率化できる。

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

効率化スキル④:「メール」

全ての仕事で、こんなやり方をしていては…

時間がいくらあっても足りない。。

  • 対面で会話
  • 訪問
  • 電話

オンライン会議も有用だけど。相手の都合に合わせる必要がある。

仕事を効率化するには、メールの活用がカギを握る。

もちろん、LINEなどのメッセンジャーツールでもいい。

メールで仕事を効率化するためのコツがこの5つ。

  • ①とにかく全部読む
  • ②ただ、話すことを書く
  • ③振り分けるのは「未処理」と「重要」
  • ④伝えるための基本構成:「誰に」「依頼or連絡」「要旨」「詳細」
  • ⑤言いにくいことはメールで…
会社員
会社員

上2つって非効率じゃない?

一見、そう思えますよね。

少し補足すると…

全部時間をかけて読むというより…

「見る」「さばく」という意味

だらだら話すように書くというより…

「無意味に省略しない」という意味

結果的に相手を混乱させるだけ

メールを正しく最大限活用することで、仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

効率化スキル⑤:「早朝出勤」

これは、仕事の効率化の効果絶大!

なんですが…

合わない人には合わない

ので、5番目に持ってきました。

あと、スキルというより…習慣ですね。

会社員
会社員

うん。無理・・・

まあ、聞いてよ。。

どれだけ損してるか分かるから

では、なぜ「早朝出勤」で仕事が効率化できるか。

早朝が誰にも邪魔されない唯一無二の時間帯だから!

  • 突然誰かに時間を奪われない
  • 集中できる
  • 上司やお客さまに朝1番で成果をぶつけられる
  • 駄目でも午後にリベンジすればいい

逆に、残業が常態化している人が、この逆…

  • 日中に仕事が終わらず残業
  • 限界までやっても終わらず、翌日に繰り越す
  • 次の日、朝起きられずギリギリに出社
  • 出社と同時に、突発的な仕事が発生…
  • 前日繰り越したことができず、、また残業
会社員
会社員

ぐさり!!

負のスパイラルですね。

早朝出勤は、正、プラスからの始まり
確実に仕事を効率化します

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

効率化スキル⑥:「リモートワーク」

これもスキルというか、働き方そのものですが…

ただ、効率化効果は絶大!

分野Ⅲの「無駄削減」の先取りになっちゃいますが…

とにかくいままであった…

会社と仕事の無駄が一掃される

逆に言うと、こんな人も一掃される

  • 無駄な仕事ばかりしてた人
  • リモートワークに適応できない人

リモートワーク導入の8つの効率化メリット!

  1. 無駄な電話と会話がなくなる
  2. できないおじさん達が消える
  3. 通勤がなくなる
  4. オフィスがなくなる
  5. 無駄な紙・書類・印鑑がなくなる
  6. 無駄な挨拶がなくなる
  7. 名刺がなくなる
  8. 会社がなくなる

最高ですね!

会社員
会社員

いや…最後のは、なくなると困るって!!

でも、人々の仕事が極限まで効率化されると…

いつかなくなる可能性が高い

リモートワークに適応しておくことで…

会社に所属しなくても仕事ができるようにしておこう

フル活用して仕事を効率化しよう!

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事を効率化するための4つの「考え方」

仕事を効率化するための4つの「考え方」

2つ目の分野です。

仕事の効率化するのに必要な「考え方」を4つ紹介します。

  • 考え方①:仕事は「質」より「スピード」を重視する
  • 考え方②:仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
  • 考え方③:仕事の「ミスを恐れない」
  • 考え方④:仕事を「楽しむ」

1つずつ順番に説明します。

考え方①:仕事は「質」より「スピード」重視

仕事が効率化できない人が、最もおちいり易いのが…

仕事の質にこだわりすぎてしまうこと

優先順位のところでも説明した通り。

仕事の「成果」「対価」は、1日たつごとに…

どんどん下がる
しかも劇的に!

仕事によっては…

ライバルに先を越された瞬間ゼロ
期限を過ぎるとゼロになる

さらに、仕事の「質」「評価」を決めるのは、他人。

多くの人がこだわっているのが、自分の「評価」

3日かけて100%に持っていったところで…

相手からすると20%のことだってある

さらに、その程度のレベルだったら…

1日で持ってくることを望まれる場合も多い

多くの仕事は、1日かけて高める「質」より…

1日かけたことで下がる「価値」の方が大きい

仕事を効率化するには「質」より「スピード」を重視

考え方②:仕事が早い人の「習慣」を取り入れる

仕事を効率化している人、早く終わらせる人には…

「特徴」と「習慣」がある

それが、この13個。

  • ①基本的に全て前倒し
  • ②普段はある程度暇にしておく
  • ③それだけに集中してやり切る
  • ④クオリティを犠牲にする
  • ⑤1日で区切る、逆引きしない
  • ⑥次の一手を読んでおく、動じない
  • ⑦周りを巻き込む
  • ⑧終わったら振り返らない
  • ⑨仕事の優先順位付けをしない
  • ⑩悩まない、迷わない
  • ⑪メールの仕分けをしない
  • ⑫資料は紙で読まない保管もしない
  • ⑬机の上には何もない

多くてごめんなさい。

会社員
会社員

こんなにたくさんあるのに、ほぼ当てはまらない…

じゃあ、まずは…

  • できそうなものから取り入れる
  • 真似から入る

ことで…

仕事が少しずつ効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

考え方③:仕事の「ミスを恐れない」

仕事を効率化すると…

時にはミスをすることもある

仕事のスピードを上げれば上げるほど…

ミスをする確率が上がる

でも恐れてはいけない。

仕事のミスで怖いことは、この4つ。

  • 人に怒られるのが怖い
  • 人にがっかりされるのが怖い
  • 人に迷惑をかけるのが怖い
  • 自分の限界を知るのが怖い

よくある仕事のミス4つ

  • うまく説明できない、伝わらない
  • 間違ったものを作ってしまう
  • 仕事を期限までに終えられない
  • 相手の発言の真意が分からない

これらには、それぞれ改善できることと、できないことがある。

改善できることを全てやったなら、

もうあなたにできることはない

ミス恐れて、行動しないのが一番よくない

会社員
会社員

当たって砕けます!

そう!実際には砕けないし、死ぬわけじゃない。

「さっさとミスをする」くらいの気持ちで仕事を効率化しよう

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

考え方④:仕事を「楽しむ」

楽しくない仕事より、楽しい仕事の方が効率的にこなせる。

1分、1秒を惜しんで、無心で集中してやり続けるから

  • 結果的に早く終わる
  • 成果物のクオリティも高い
  • なにより、ストレスもなく満足感も得られる

仕事を楽しくするための5つの方法。

  • ①楽しい仕事を見つけて増やす
  • ②楽しい人との仕事を増やす
  • ③仕事をゲームだと思って楽しむ
  • ④毎日小さな目標の達成を積み重ねる
  • ⑤仕事以外の時間を楽しくする

逆に、楽しくない仕事は、減らしていこう。

  • 得意な人に任せる
  • お金を払って頼む
  • 上司に苦手だと知ってもらうことで、その仕事が回ってこないようにする

楽しい仕事を増やして、楽しくない仕事を減らせば…

人間は勝手に効率化する!

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事の効率化を妨げる5つの「無駄削減」

仕事の効率化を妨げる5つの「無駄削減」

最後、3つ目の分野です。

仕事の効率化を妨げている5つの「無駄」!

それらの削減の仕方を説明します。

  • 無駄削減①:「会議」
  • 無駄削減②:「プライド」
  • 無駄削減③:「言い訳」
  • 無駄削減④:「残業」
  • 無駄削減⑤:「飲み会」

1つずつ順番に説明します。

無駄削減①:「会議」

今日1日だけでも、恐ろしいほどの人数と時間が会議に投じられている。

その結果…

  • どれだけの時間が無駄になっているか
  • その結果、何が得られているか

これらができれば、仕事は大きく効率化する。

  • 必要ない会議をなくす
  • 会議の時間を短くする

具体的に実践すべきことはこの4つ。

  • ①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
  • ②会議は仕事のスタート【会議のあとが大事】
  • ③会議は本業の仕事を犠牲にしている
  • ④会議は意思決定の最終手段にすぎない

特に最後…会議より手軽で簡単な、意思決定の手段がある。

  • メール
  • 書面
  • 電話
  • 会話

それらでは駄目な時に、最終手段として会議を使うべき。

それだけで、無駄な時間を大幅に削減できる。

生産的な仕事にシフトさせることで、仕事が大きく効率化する

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

無駄削減②:「プライド」

仕事に対する「プライド」は、簡単に言うと…

あなたの気持ちにすぎない

会社員
会社員

しょうがないじゃん!

人間だもん!

もちろんそれが、大きな仕事の成果につながることもある。

「プロ意識」「やる気」「情熱」…こんなプライド。

でも、仕事の効率化を妨げるプライドもある。

この5つ。

  • ①人に頼らない
  • ②年次・性別・学歴にこだわる
  • ③自分だけのこだわり
  • ④失敗を恥じる、恐れる
  • ⑤完璧を追求する

これらにこだわることは、あなたのこんな気持ちにすぎない。

  • 「1人でやりとげたい」
  • 「他人に頼るのはかっこ悪い」
  • 「恥ずかしい」
  • 「納得いくまで、こだわりたい」

無駄なプライド、つまり、気持ちを捨てるだけで…

仕事が大きく効率化する

会社員
会社員

捨てます!!

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

無駄削減③:「言い訳」

仕事をやり遂げない人

それどころか、やり始めない人…

まず言い訳から入る。

言い訳は、何も生み出さない

あなたは悪くないと、あなた自身を納得させてるだけ。

何も生まないどころか…

あなたの評価を下げている

こんな言い訳したことありませんか?

  • ①「○○さんに言われた通りにやりました」
  • ②「会社のルールが悪い」
  • ③「前回こう言いましたよね?」
  • ④「アポは資料ができてから入れます」
  • ⑤「毎日残業して遅くまでやっている」
会社員
会社員

たけしさんの言われた通りにやってます!

でも結果が出ません。

責任取って下さい!

この記事読んだ時間返して下さい!

それぞれ、こんなことを言いたくなる…

  • ①「自分で考えよう」
  • ②「ルールの中で結果を出そう」
  • ③「前回と今回は違う」
  • ④「アポ入れて、それに向かって資料を作ろう」
  • ⑤「そんなことは関係ない」

言い訳するくらいなら…

「提案」「提言」「工夫」をしよう!

会社員
会社員

はい(涙)

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。上の5つだけじゃなく、13もの口癖・言い訳を…

無駄削減④:「残業」

残業は、仕事の効率化を妨げている。

残業が常態化している人は…

突発的な緊急度の高い仕事をこなせない

そして、「残業」が、特例であることを忘れてはいけない。

残業とは…

決められた時間=期限を超過している

会社に追加コストが発生している

それを渋々、会社と上司が例外的に認めている

にもかかわらず、毎日当たり前のごとく、残業している人がいる。

会社員
会社員

ぐさり!!

こんなことを理由にして。

  • 理由①:上司が残業してて気まずい
  • 理由②:仕事が終わらない
  • 理由③:無駄な仕事が多い
  • 理由④:定時後に会議がある
会社員
会社員

だって仕事終わってないんだもん!!

終わらせないで帰るよりましじゃん。

責任感あるじゃん。

仕事1つ1つには期限がある。

仕事1日1日にも期限がある。

それが定時。

日々の期限を守れずに、仕事の期限は守れない

基本的には定時退社、突発的な例外時のみ残業をする。

それによって仕事を効率的に選択できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

無駄削減⑤:「飲み会」

では、これで最後です。

と言っても、仕事ではないか…

ということで最後に持ってきました。

でも、会社の飲み会って…

仕事との境界があいまい
断れない人が多い

気が合う同僚との楽しい飲み会は全然無駄じゃないんですが…

歓送迎会とか忘年会のような、部署全体の飲み会。

こんな無駄しかない…

  • お金の無駄
  • 時間の無駄
  • 健康の無駄、疲れる…
  • 満足してるのは、上司だけ

行きたくなければ、断りましょう。

断るのに理由は必要ない。

だって、仕事じゃないから。

「会社の飲み会は行かないことにしています」

きっぱりこう伝えることで、仕事というより…

人生が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

まとめ:本ガイドの掲載記事一覧&ラストメッセージ

最後に、まとめとして…

仕事を効率化する完全ガイド

に掲載した解説記事を一括掲載します。

お見逃しのないよう、お願いします!

【分野Ⅰ】仕事を効率化する「スキル」編【6選】

  • スキル①:「タスク管理」
  • スキル②:「優先順位」
  • スキル③:「調整」
  • スキル④:「メール」
  • スキル⑤:「早朝出勤」
  • スキル⑥:「リモートワーク」

【分野Ⅱ】仕事を効率化する「考え方」編【4選】

  • 考え方①:仕事は「質」より「スピード」を重視する
  • 考え方②:仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
  • 考え方③:仕事の「ミスを恐れない」
  • 考え方④:仕事を「楽しむ」

【分野Ⅲ】仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】

  • 無駄①:「会議」
  • 無駄②:「プライド」
  • 無駄③:「言い訳」
  • 無駄④:「残業」
  • 無駄⑤:「飲み会」

では、最後になります。

記事を読んだだけでは、仕事は、効率化できません。

実践と行動が必要です。

そして、「プライド」や「こだわり」を捨てる勇気も必要です。

時には、断る勇気も必要です。

明日から勇気を持って、行動に移しましょう!

あなたのご活躍をお祈りしています。

行動の結果、ストレスが高まってしまった時には、こちらのガイドをどうぞ・・・!

会社員
会社員

って言うか…

こっちから先読むべきだった!!

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– END –

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