仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴13選!【仕事が遅い人はパクろう】

仕事が早い人の特徴と習慣13選!仕事が遅い…と悩む人への解決法! 仕事/会社
結論から!仕事が早い人の特徴13選

①基本的に全て前倒し
②普段はある程度暇にしておく
③それだけに集中してやり切る
④クオリティを犠牲にする
⑤1日で区切る、逆引きしない
⑥次の一手を読んでおく、動じない
⑦周りを巻き込む
⑧終わったら振り返らない
⑨仕事の優先順位付けをしない
⑩悩まない、迷わない
⑪メールの仕分けをしない
⑫資料は紙で読まない保管もしない
⑬机の上には何もない

こんにちは!たけしです。
会社員生活17年間、順調に出世した方です。

自慢じゃないですが、後輩によく「仕事が早いですね」と言われてきました。ある時、上司から「え!?もうできたの!」と言われたことも。

今回は、そんな私が、仕事が早い人の特徴と習慣をお伝えします。まあ、自分がやってたことなんですが・・・裏を返して、仕事が遅い人の特徴も。。

仕事が遅いと言われ、悩んでいる人。この記事を読んで頂き、できそうなことからやってみて下さい。少しずつ変化があるはずです。

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴①:基本的に全て前倒し

1週間かかる仕事でも、1日かかる仕事でも、細かいプロセスの積み上げ。仕事が早い人は、この細かいプロセスを全て前倒しで行っている。結果的に仕事が早く終わっている。

そもそも開始の時点で前倒ししていることが多い。そう、早朝から作業をしている。みんなが出社する前から作業を開始している。日中は、急な問い合わせやトラブルが発生するかもしれない。誰にも邪魔されない早朝に、集中して作業をしている。

そして、日中、仮に、うまく進まなかった時の予備が、定時後の時間。ここで初めて残業という最後のカードを切る。

逆に、仕事が遅い人は、初めから残業ありきで予定を組む。日中、全然進まない場合は、終電ギリギリまで残業する。そして基本的に翌日に何かを持ち越している。そんな疲労困ぱいの状態でギリギリに出社、こんな悪循環に陥っている。

そして、仕事が早い人は、日々のサイクルを前倒ししているのに加えて。上司やお客さまへ、報告するタイミングも前倒ししている。遅い人と早い人は大抵これくらい違う。

・仕事が遅い人:1週間後に報告
・仕事が早い人:3日後に報告

さらに、これを決めるタイミングも違う。仕事が遅い人は作業開始後3日くらいたって、じゃあそろそろ報告するか。。と決める。

仕事が早い人は、作業開始時に3日後に報告すると決めている。そして、どんな状態であろうと必ず報告する。逆に言うと、報告できるレベルに必ず引き上げる。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴②:普段はある程度暇にしておく

早く終えなければいけない仕事は、突発的で重要なことが多い。だからこそ早く終われせることが評価につながる。例えば、突然、お偉いさんが怒り出したから報告書を作ってくれとか。。

実は、仕事が早い人は、一日中、高速にモーレツに仕事をし続けてるわけじゃない。普段はある程度余裕を作っている。残業なんてしない。そして、突発的な依頼、トラブルが発生した時、リソースを一点集中して片付けている。

逆に仕事が遅い人は、普段から残業が当たり前になっている人。日中定型作業に追われ続けている人は、急な依頼に応じられない。仕事が遅いくらいならまだいい。「すみません、いまは無理です。」と断る。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴③:それだけに集中してやり切る

理由はあとで説明するけど、仕事が早い人は優先順位なんて付けない。ただ、目の前にある、最優先、最重要な仕事に、一心不乱に打ち込んでるだけ。

そして、終わるまでそれだけをやり続ける。他のことは絶対にやらない。電話も取らない。その仕事に関係ないメールも返さない。トイレに行くときも、その仕事のことしか考えない。

真似しない方がいいが。わたしは日をまたぐような場合は、通勤中はもちろん、家でも考えていた。だから、なるべく、その日の終わりにゴールを置いて、必ず終わらせていた。

逆に、仕事が遅い人は、ふと気づくと、他の仕事をやっている。もう、言い訳作りをしようとしてるようにしか。。実際、「まずはこっちを終わらせろ」と言うと。。「だってこっちもやらないと」と言う。ほとんどの場合、絶対にやらないといけないことじゃない。さらに、部下にやらせる手段さえ使っていない場合が多い。現実逃避!

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴④:クオリティを犠牲にする

スピードとクオリティは、どちらかを優先する場合、どちらかが必ず犠牲になる。仕事が早い人は、クオリティ、つまり質を犠牲にして、スピードのギアを極限まで引き上げる。

悪い報告に代表されるような、早ければ早いほど価値がある仕事。クオリティは、落とせるだけ落とす。いま目の前で大変な事態が起きているのに、一週間後に、100%の説明をしても意味がない。その時には、マイナス200%の損害が発生している。まず、いま、20%の説明をする。

特に、仕事が遅い人がやりがちなのが、資料へのこだわり。本当に資料が必要?まずはそこから。口頭報告じゃなぜダメなのか自問する。

・自分の中で整理できていない、うまく説明できない
・相手に資料での報告を求められている

どちらかに当てはまる場合、初めて資料を作る。その場合も、細部へのこだわりは捨てる。お客さまに報告が必要な場合であっても、まず誤りのない全ての情報を突っ込むことが最優先。

特に相手に資料を求められている場合、読みやすさ、分かり易さは二の次。恐らく読んでもらえる。どうせ質問される。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑤:1日で区切る、逆引きしない

仕事が早い人は、短期的な目標を設定する。基本は、その日。偉い人やお客さまのアポが取れなくて無理な場合でも原則3日以内

で、2週間後を最終期限に設定して、逆引きして・・・とかそんなの一切考えない。全く意味がない。最速だけ考える。だって、結果、1週間かかっても、10日かかっても、前倒し!目先の最短ゴールを達成し続けることだけ考える。

例えば、最終的に社長に報告するミッションがあったとする。こんな風に行動。

1日目:資料作成、翌日の部長報告の時間を押さえる
2日目:部長報告、翌日の役員報告の時間を押さえる
3日目:役員報告、翌日の社長報告の時間を押さえる
4日目:社長報告、追加指示などあれば翌日対応

あくまで例えなので、大企業の社長・役員の時間は前日に押さえるは難しい。その場合、もっと前に・・・

逆に、仕事が遅い人。部長からの「来週くらいには社長に報告したいな」これを真に受ける。そして、逆引きする。社長報告を来週末に設定して、その前日に部長報告。。そこで、部長に諦められる。「あ、もうおれがやっとくわ」と言われ、部長が徹夜。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑥:次の一手を読んでおく、動じない

例えば、大口取引先から大クレームが入って役員に経緯報告を求められた場合。報告書を作成して、役員に説明にいく。仕事が早い人は、次の一手、こんな質問は想定しておく。。しっかりと切り返す。

・取引先にはいつお詫びにいく?
・弊社側のメンバーと、相手先のメンバーは?
・取引先への提出資料はどうする?これそのまま出すの?
・同じことを繰り返さないために社内で改善すべきことはある?

そして、想定される質問のうち、先回りできることはやっておく。

例えば、1つ目と2つ目。先方担当者と、日時・参加者を調整しておく。目途感やお互いの想定だけでも。

3つ目の先方に提出する資料は、役員向け説明資料のここの表現をこう変えて提出するとか、イメージしておく。そのまま出すならそれでもいい。

最後の社内改善事項は、関連部署に頭出しだけでもしておく。

さらに、想定外のことを言われても動じない。ポーカーフェイスで、冷静に対応。例えばこんなことを言われる場合も・・・

「う~ん、なんかイメージしてたのと違うな~」

仕事が遅い人は、こんな時に、頭が真っ白になって、泣きそうになる。「全部見直します」と言って逃亡。でゼロからやり直し。くらいならまだいい、2日くらい落ち込む。。

そんな時は「どのあたりですかね?」って聞けばいいだけ。追い打ちをかけられて「全体的に・・・」とか言われたら。。

「構成のことですかね?先方から求められていることをベースに組み立てています。追加した方がいいものがあれば教えて下さい」

と、なるべく建設な議論に誘導していく。パニくっちゃいけない、逃げちゃいけない。。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑦:周りを巻き込む

仕事は1人でやるより、多くの人の知恵や力を借りた方が当然早い。仕事が早い人はこれをすぐにやる。

決して、部下に丸投げするとかじゃない。。どちらかというと、上司、そして関連部署とか外部の専門家

まず上司。基本的には自分より経験と知識があるから上司になってる。さっさと、巻き込んで意見と見識を引出す。さらに、ゴーサイン出すのも上司である場合が多い。

もう資料とか作る前に、進め方とか構想の段階で、意見があるか聞く。なにも出てこなくても、それでいい。自分で考えて決めるしかないということが分かる。

次に、関連部署や専門家の意見。あとあと、覆される可能性があるので、早めに巻き込む。わたしは関連部署であれば、アポなしで突撃してた。

逆に、仕事が遅い人は、こんな特徴がある。

・きっちりと資料を作ってから
・さらに数日後に打合せをセッティングして説明
・あるいは長文メール

相手に気を使いすぎている。逆に、全然検討違いだったり、即NGだったりすると、相手に迷惑。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑧:終わったら振り返らない

仕事が早い人は、はい!これで終わり!って自分の中で宣言をしたら、もう全て終了。一切、振り返らない。次の重要な仕事に備えて、また少し暇な日々を送るだけ。

逆に、仕事が遅い人。この場合は、無能な上司、、協力してくれた部下に、こんなことを言い出す。

・時間をとって原因深堀りの反省会しよう
・スピード勝負でやっつけたから資料をきっちり仕上げよう

こういう考え方が、仕事の遅さにつながる。振り返ることに意味はない。というか、部下にも嫌われる。。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑨:仕事の優先順位付けをしない

優先順位を付けている間は仕事は1ミリたりとも前に進んでいない。100%時間の無駄。仕事が早い人は、これを知っている。だから順位付けしない。正確には、一瞬で終わらす。

いま最優先でやるべきことを定めたら、フルコミットして片付ける。終わったら、次を決めてまたやる。これを繰り返しているだけ。結果的に、目先の重要な仕事を終わらせるのに、全ての時間を使っている。迷いも一切ない。

逆に、仕事が遅い人は、Excelでタスク一覧を作る。あるいはTODOリストを作る。そんなことに時間を割いている。仕事の内容まで書き始めてる人、もうギブアップする気満々・・・そんなもの作っている時間があるなら、どれでもいいから1つ終わらせるべき。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑩:悩まない、迷わない

仕事が早い人は、この時間も無駄だと分かっている。意外と小さな悩みと迷いの積み重ねが大きな差になる。1つ前の優先順位はその代表例。それ以外にも・・・仕事が遅い人はこんなことで、悩む。迷う。

・打合せの日時、参加者
・打合せでの発言/質問
・メールの送信/返信
・資料の構成/内容

考えないでいい、ということではない。例えば最後の資料の構成/内容。仕事が遅い人は、構成で悩む。時間を使う。でも仕事が早い人は。時間をかけずにパッと構成を決める。そして、とにかく書きながら、考えながら、構成もどんどん直す。基本的に走り出すまでの時間を極限まで短くする。

はい!実はこの記事のこの章、書いてる途中で追加しました(笑)

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑪:メールの仕分けをしない

仕事が遅い人のメールフォルダー、なんか超細かく分かれている。これは100%そう!プロジェクト毎とか送信元毎とか。。なんの意味があるのか全く理解不能。しかも手作業で仕分けしている人まで。。メールの読み方、返し方が間違っている。

仕事が早い人の読み方。送信元とキーワードだけ記憶。これで、あとからいくらでも検索できる。で、なるべく検索しなくていいように、基本即回答。なので、読む時の大きなポイントが回答要否。これを瞬時に判断。回答不要はサッと見て終わり。所要時間3秒!

で、わたしも仕分けしていたけど、1種類だけ。「要対応」。当日中に即回答できないもの、翌日以降に再度、正式回答する必要があるもの。それだけをフォルダ分けしていた。要するメーラを使ったTODO

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑫:資料は紙で読まない保管もしない

紙の資料は、無駄の集大成!

・資源の無駄
・印刷する時間の無駄
・コピーする時間の無駄
・シュレッダーする時間の無駄
・保管する時間、取り出す時間の無駄

仕事が早い人、つまり時間を無駄にしない人は、紙の資料が大嫌い。無駄しかない。読むのも、保管も、全て電子媒体。最悪、押印が必要な時だけ印刷・・・死ぬほど嫌いだった。紙の資料に微塵のメリットも感じない

仕事が遅い人は、資料を紙で保管するのが好き。しかも案件毎、お客さま毎にきれいにファイリング。にも関わらず!すぐに取り出せない。。毎日、資料を探すのに何十分も無駄にしている。。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴⑬:机の上には何もない

仕事が早い人の机の上。PC、内線電話。以上!本当にこれ以外何もない。

・電話の伝言メモ?メールに書けばいい、他人宛ての伝言だったら、そのまま送信。
・手帳?紙は使わない。。PCかスマホ。
・ペン?書く先がない。
・本?調べものはネットで。読書は家で。

仕事が遅い人は、机の上がごちゃごちゃ。直接的に仕事が遅いことの原因になってるわけじゃない。。でも、そぎ落とせない、捨てられない証拠ビジネスツールを集約できない証拠

優秀な経営者に、机の上がちらかってる人はいない。というか、机さえない人もいる。

はい。以上となります。

仕事が遅くて悩んでいる方、少しずつ試して、実践していきましょう!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

– END –

コメント

タイトルとURLをコピーしました