- 会議で意思決定する会社員へ！
- 意識を変えて無駄な長い会議を撲滅しよう！
- 仕事を効率化しよう！
無駄で長い会議を効率化するために…
- ①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
- ②会議は仕事のスタート【あとの方がはるかに大事】
- ③会議は本業の仕事を犠牲にしている
- ④会議は意思決定の1手段、しかも最終手段にすぎない
今回テーマは「会議」！！
多くの会社員が、日々、膨大な時間を使っている。
わたしも会社員生活17年…
どれだけ無駄な時間を使ってきたか
その結果、得られたものってなんだったんだろう。
少なくとも…
この記事に書く事実を突き止めることができた（笑）
本日は特に「意思決定」が目的の会議について。
会社員のあなたは…
会議で意思決定者になる機会が必ずある
その時の会議への意識と姿勢が…
組織の命運を大きく左右する。
この記事を読むことで…
- 会議に向き合う姿勢が変わる！
- 無駄な会議を撲滅して仕事が効率化する！
- メンバーと組織のパフォーマンスが上がる！
【関連ガイド記事】仕事を効率化と、管理職の役割の完全ガイドを、それぞれご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！
無駄な長い会議の効率化手法①：資料は意思決定者が読む
＜会議効率化のための意識改革＞
- 会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
- 意思決定会議の主役は、意思決定者
＜無駄な会議で行われてるNG！＞
- 説明者が、資料を全部読み上げる
- 参加者が、耳だけで聞いている
無駄に長い会議の特徴、説明する人が…
会議資料を、全部読み上げる
しかも、上から下まで…
一言一句全て
会議に1時間も使っている会社にありがちな光景。
資料を読む時間、聞く時間に…
半分以上使ってる
しかも目を閉じながら聴いている人も。。
せっかく時間をかけて作った資料。
全て読みたい気持ちは分かる。
でも、こんなことを見失っていないか…
- 資料を作った目的は？
- 分かり易く工夫した理由は？
- 箇条書きや図表を使った理由は？
資料を作る目的は…
短時間で、目を通すだけで、理解できること
資料作りに時間を割いた成果は…
- 会議をなるべく短い時間で終わらせること
- 時間内で正しい結論、意思決定が得れること
意思決定する会議の主役は…
意思決定者！
意思決定する会議の目的は…
意思決定者の理解と、意識決定！
意思決定者が自分のペースで、資料を読めばいい。
上の立場ほど、インプットのスピードも速い。
これ以上に効率的な方法はない！
無駄な長い会議の効率化手法②：会議を仕事のスタートにする【あとが大事】
＜会議効率化のための意識改革＞
- 会議は、仕事をスタートする意思決定
- 会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない
＜無駄な会議で行われてるNG！＞
- 会議を仕事のゴールにする
- 会議で燃え尽きる…
意思決定の会議で決めること。
- 新しい仕事を始める
- 選択肢の中から1つを決める
- 問題が起きた時の解決策
会議のあと…
「速やかに」
「決めたこと」
をやらなければ、意味がない。
会議の準備に時間をかけすぎて。。
会議が終わると…
燃え尽きる人がいる
あるいは、1回の会議で意思決定できない。
ダメ出しとリトライを…
2度も3度も繰り返す
これによって…
- 仕事を始めるのが遅れる
- ビジネスの勝機を逃す
- 問題解決が後手後手に回る
- 被害が拡大する
繰り返すけど…
会議は仕事のスタートにすぎない
その意識がしっかりあれば…
こんな無駄はしない
- 会議の準備、資料作りに無駄に時間をかける
- 会議で本質じゃないダメ出し、1からのやり直しを繰り返す
- 会議が終わって燃え尽きる
- 会議で「誰が」「いつ」「何を始めるか」を明確にしない
無駄な長い会議の効率化手法③：会議は本業の仕事を犠牲にしている
＜会議効率化のための意識改革＞
- 会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
- 会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない
＜無駄な会議で行われてるNG！＞
- 本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
- 会議が本業だと思い込む
最も分かりやすい例が…
「営業会議」
この会議に参加している営業員の本業は「営業」。
営業会議をしている時間は…
「営業」の時間が犠牲になってる
その時間を「営業」に使えば会社の収益が上がる。
それよりも…
対策を立てるのに時間を使う
そうするならば、会議ではこれらを…
確実に意思決定しないといけない
- 営業収益を伸ばすための具体的な施策
- 新たな数値目標を定める
- 誰がいつまでに何をやるか
- 次に実績評価するのはいつにするか
無駄にした時間を取り返さないとダメ
これは技術職でも同じ。
例えば、システムエンジニア。
本業は、いうまでもなく「システム開発」。
設計書作成、プログラミング、テスト。
「進捗定例会議」で、進捗を報告している間…
本業の仕事は1ミリも進んでいない
自分が報告している時間ならまだしも…
他のメンバーの報告を聞いている時間
進捗定例会議をやるのであれば…
これに注意しよう
- 進捗に問題ない場合、開催しない
- あるいは、報告割愛、一言で終わり
- 準備と会議の時間を極限まで短く
- 進捗に問題がある場合、即座に対策を打ち出す
- 即座に打ち出せない場合、対象メンバーのみで別途会議
大企業の管理職に多いのは…
会議が本業だと思い込んでいる人
残念ながら…
会議が本業の会社員は、この世に存在しない
だって、何も生み出してないんだから…
これを次の章で詳しく説明します！
無駄な長い会議の効率化手法④：意思決定の最終手段にすぎない【他の手段を使う】
＜会議効率化のための意識改革＞
- 会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
- 会議以外にも効率的な意思決定の手段がある
＜無駄な会議で行われてるNG！＞
- 全ての意思決定を会議に頼る
- 会議でしか意思決定しない
大企業の部長で、1日中会議に出続けてる人がいる。
本気で会議を本業だと思い込んでいる。
さらに、全ての会議を消化しただけで…
- 満足感にあふれて本日のお仕事終了
- 意気揚々と飲みにいく
- 部下にダメ出ししただけ
- 意思決定さえろくにできていない…
もう一度言う。。
会議が本業の会社員は、この世に存在しない
会議は、意思決定とコミュニケーションの…
たった1つの手段に過ぎない！
他に、こんな手段がある…
- 自席にきて直接話してもらう
- 相手の席に行って直接相談にのる
- メールを受ける、返す
- 電話をかけてもらう、する
これらの方が、この4つで圧倒的に優位。
- 準備時間
- 予約の要否
- 集まる人数
- 所要時間
優位な手段を先に使うべき！
どうしても、時間を決めて集まる必要がある時。
その時だけ会議という最終手段を選択すべき！
何も考えずに、最初から会議を選択する人が多すぎる…
思考停止している
さらに最悪なのは、会議を待つことで…
意思決定が先延ばしされる
説明した通り…
「会議は仕事のスタート」
いちいち会議をすると、逆に…
スタートが遅れる
- ビジネスチャンスを逃す
- 問題の被害が拡大する
ではなぜ、1日中会議をしている人。
他の手段を使わないのか…
- 会議に全てを集約した方が自分が楽
- 会議に出続けてれば、仕事が止まらない
はっきり言って自分だけの都合
これを完全に見失っている…
- 本業をこなしている部下のこと
- 会社全体の利益のこと
いますよね、これやっている人…
- メールは読まない、返さない
- 自席に相談にきた部下を追い払う
- 二言目には、打ち合わせでよろしく！
部下のことを真剣に考えましょう！
これをやられている人…
あなたが上に立った時、絶対やらないようにしましょう！
まとめ：無駄な長い会議を効率化する4つの意識改革
では、以上です。
最後にまとめとなります。
＜無駄な長い会議の効率化①＞
- 会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
- 意思決定会議の主役は、意思決定者
- NG！説明者が、資料を全部読み上げる
- NG！参加者が、耳だけで聞いている
＜無駄な長い会議の効率化②＞
- 会議は、仕事をスタートする意思決定
- 会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない
- NG！会議を仕事のゴールにする
- NG！会議で燃え尽きる…
＜無駄な長い会議の効率化③＞
- 会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
- 会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない
- NG！本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
- NG！会議が本業だと思い込む
＜無駄な長い会議の効率化③＞
- 会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
- 会議以外にも効率的な意思決定の手段がある
- NG！全ての意思決定を会議に頼る
- NG！会議でしか意思決定しない
毎日、当たり前のように準備・開催、参加している会議。
それに向き合う姿勢を…
変えて頂くきっかけになればうれしいです！
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