会議を効率化するための4つの意識改革~無駄で長い会議を撲滅!~

会議を効率化するための4つの意識改革~無駄で長い会議を撲滅!~ 仕事/会社
こんな人に こんなことを!

・無駄な会議に苦しむ会社員へ!
・会議で意思決定する人へ!
・会議への意識を変えて仕事を効率化しよう!

結論から!

①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
②会議は仕事のスタート~あとが大事~
③会議は本業の仕事を犠牲にしている
④会議は意思決定の最終手段にすぎない

こんにちは!たけしです。

今回は「会議」がテーマ。
多くの会社員が膨大の時間を使っている…

わたしも会社員生活17年。
どれだけ無駄な時間を使ってきたか。。
その結果、得られたものってなんだったんだろう。

少なくとも、今回記事に書く事実を突き止めることはできた(笑)

本日は特に「意思決定」が目的の会議について。

会社員は、自分が会議の意思決定者になる機会が必ずある。その時の会議の使い方が、あなたやメンバー、組織の命運を左右する。

これを読めば、多くの人が忘れがちな事実を見つめ直せる!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

会議資料は意思決定者が自分の目で読む

会議資料は意思決定者が自分の目で読む

<効率化のための意識改革>
・会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
・意思決定会議の主役は、意思決定者
<NG!>
・説明者が、資料を全部読み上げる
・参加者が、耳だけで聞いている

無駄に長い会議の特徴。
説明する人が、会議資料を、全部読み上げる。
しかも、上から下まで、一言一句全て。

会議に1時間も使っている会社にありがちな光景。
資料を読む時間、聞く時間に、半分以上使ってる。
しかも目を閉じながら聴いている人も。。

せっかく時間をかけて作った資料。
全て読みたい気持ちは分かる。

でも、こんなことを見失っていないか…

・資料を作った目的は?
・分かり易く工夫した理由は?
・箇条書きや図表を使った理由は?

資料の目的は、短時間で、目を通せば理解できること

資料作りに時間を割いた成果。
それは、会議をなるべく短い時間で終わらせたこと。
時間内で正しい結論、意思決定が得れたこと。

意思決定する会議の主役は、意思決定者
その人が資料を理解する、意識決定をする。
それが会議の目的でありゴール。

意思決定者が自分のペースで、資料を読めばいい。
上の立場ほど、インプットのスピードも速い

これ以上効率的な方法はない。

会議は仕事のスタート~会議のあとが大事~

会議は仕事のスタート~会議のあとが大事~

<効率化のための意識改革>
会議は、仕事をスタートすることの意思決定
<NG!>
会議を仕事のゴールにする

意思決定の会議で決めること。

・新しい仕事を始める
選択肢の中から1つを決める
・問題が起きた時の解決策

会議のあと、「速やかに」これらをやらなければ、意味がない。

「仕事を始める」「決めたことをやる」

会議の準備に時間をかけすぎて。
会議が終わると燃え尽きる人がいる。

あるいは、1回の会議で意思決定できない。
ダメ出しとリトライを2度も3度も繰り返す。

これによって、仕事を始めるのが遅れる
ビジネスの勝機を逃す…

問題解決が後手後手に回る。
被害が拡大する…

会議は仕事のスタートにすぎない

この意識がしっかりあればこんな無駄はしない

・会議の準備、資料作りに長時間かける
・会議で本質じゃないダメ出し、1からのやり直しを繰り返す
・会議が終わって燃え尽きる
・会議で「誰が」「いつ」「何を始めるか」を明確にしない

会議は本業の仕事を犠牲にしている

会議は本業の仕事を犠牲にしている

<効率化のための意識改革>
会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコストである意識を持つ
<NG!>
・本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
・会議を本業にする。そう思い込む。

例えば、「営業対策会議」
この会議に参加している営業員の本業は「営業」
その「営業」の時間を犠牲にして会議をしている。

その時間を「営業」に使えば会社の収益が上がる。
それよりも、対策を立てるのに時間を使うことを優先。

であれば、会議ではこれらを確実に意思決定しないといけない。

・営業収益を伸ばすための具体的な施策
・新たな数値目標を定める
・誰がいつまでに何をやるか
・次に実績評価するのはいつにするか

これは技術職でも同じ。
例えば、システムエンジニア。

本業は、いうまでもなく「システム開発」
設計書作成、プログラミング、テスト。

「進捗定例会議」で、進捗を報告している間。
本業の仕事は1ミリも進んでいない。
自分が報告している時間ならまだしも。
他のメンバーの報告を聞いている時間。

進捗定例会議をやるのであればここに注意。

・進捗に問題ない場合、開催しない
・あるいは、報告割愛、一言で終わり
・準備と会議の時間を極限まで短く
・進捗に問題がある場合、即座に対策を打ち出す
・即座に打ち出せない場合、対象メンバーのみで別途会議

あとは大企業の管理職に多いのは。
会議が本業だと思い込んでいる人。

会議が本業の会社員はこの世に存在しない

これを次の章で詳しく説明。

会議は意思決定の最終手段

会議は意思決定の最終手段

<効率化のための意識改革>
会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
<NG!>
・全ての意思決定を会議に頼る
・会議でしか意思決定しない

大企業の部長で、1日中会議に出続けてる人がいる。
本気で会議を本業だと思い込んでいる。

さらに、全ての会議を消化しただけで満足感に溢れて帰宅。意気揚々と飲みにいく。

部下にダメ出ししただけ。
意思決定さえろくにできていないのに。。

もう一度言う。。

会議が本業の会社員はこの世に存在しない

会議は、意思決定とコミュニケーションの1手段に過ぎない。

他にこのような手段がある。

・自席にきて直接話してもらう
・相手の席に行って直接相談にのる

・メールを受ける、返す
・電話をかけてもらう、する

これらの方が、この4つで圧倒的に優位。

・準備時間
・予約の要否
・集まる人数
・所要時間

優位な手段を先に使うべき!
どうしても、時間を決めて集まる必要がある時。
その時だけ会議という最終手段を選択すべき!

何も考えずに、最初から会議を選択する人が多すぎる。思考停止している。

さらに最悪なのは。
会議を待つことで意思決定が先延ばしされる。

既に述べた通り「会議は仕事のスタート」
これが遅れる。
ビジネスチャンスを逃す。
問題の被害が拡大する。

ではなぜ、1日中会議だけをしている人は他の手段を使わないのか。

会議という1つの手段に全てを集約した方が楽だから…
・ただ会議に出続けてさえすれば、仕事が止まることはないから…

はっきり言って自分だけの都合。

これを完全に見失っている。。
・本業をこなしている部下のこと
・会社全体の利益のこと

メールは読まない、返さない。
自席に相談にきた部下を追い払う。

いますよね。

これをやっている人!
部下のことを考えて下さい。

これをやられている人!
自分が上に立った時に絶対やらないようにしましょう!

では、以上となります。

毎日、当たり前のように準備・開催、参加している会議。それに向き合う姿勢を変えて頂くきっかけになればうれしいです!

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