無駄な長い会議の効率化!【4つの意識改革でこの世から撲滅】

会議を効率化するための4つの意識改革~無駄で長い会議を撲滅!~仕事/会社
こんな人に こんなことを!
  • 会議で意思決定する会社員へ!
  • 意識を変えて無駄な長い会議を撲滅しよう!
  • 仕事を効率化しよう!
結論から!

無駄で長い会議を効率化するために…

  • ①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
  • ②会議は仕事のスタート【あとの方がはるかに大事】
  • ③会議は本業の仕事を犠牲にしている
  • ④会議は意思決定の1手段、しかも最終手段にすぎない

こんにちは!たけしです。

今回は「会議」がテーマ。

多くの会社員が、日々、膨大な時間を使っている。

わたしも会社員生活17年…

どれだけ無駄な時間を使ってきたか

その結果、得られたものってなんだったんだろう。

少なくとも…

この記事に書く事実を突き止めることができた(笑)

本日は特に「意思決定」が目的の会議について。

会社員のあなたは…

会議で意思決定者になる機会が必ずある

その時の会議への意識と姿勢が…

組織の命運を大きく左右する。

この記事を読むことで…

  • 会議に向き合う姿勢が変わる!
  • 無駄な会議を撲滅して仕事が効率化する!
  • メンバーと組織のパフォーマンスが上がる!

【関連ガイド記事】仕事を効率化と、管理職の役割の完全ガイドを、それぞれご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

無駄な長い会議の効率化手法①:資料は意思決定者が読む

無駄な長い会議の効率化手法①:資料は意思決定者が読む

<会議効率化のための意識改革>

  • 会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
  • 意思決定会議の主役は、意思決定者

<無駄な会議で行われてるNG!>

  • 説明者が、資料を全部読み上げる
  • 参加者が、耳だけで聞いている

無駄に長い会議の特徴、説明する人が…

会議資料を、全部読み上げる

しかも、上から下まで…

一言一句全て

会議に1時間も使っている会社にありがちな光景。

資料を読む時間、聞く時間に…

半分以上使ってる

しかも目を閉じながら聴いている人も。。

せっかく時間をかけて作った資料。

全て読みたい気持ちは分かる。

でも、こんなことを見失っていないか…

  • 資料を作った目的は?
  • 分かり易く工夫した理由は?
  • 箇条書きや図表を使った理由は?

資料を作る目的は…

短時間で、目を通すだけで、理解できること

資料作りに時間を割いた成果は…

  • 会議をなるべく短い時間で終わらせること
  • 時間内で正しい結論、意思決定が得れること

意思決定する会議の主役は…

意思決定者!

意思決定する会議の目的は…

意思決定者の理解と、意識決定!

意思決定者が自分のペースで、資料を読めばいい。

上の立場ほど、インプットのスピードも速い。

これ以上に効率的な方法はない!

無駄な長い会議の効率化手法②:会議を仕事のスタートにする【あとが大事】

無駄な長い会議の効率化手法②:会議を仕事のスタートにする【あとが大事】

<会議効率化のための意識改革>

  • 会議は、仕事をスタートする意思決定
  • 会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない

<無駄な会議で行われてるNG!>

  • 会議を仕事のゴールにする
  • 会議で燃え尽きる…

意思決定の会議で決めること。

  • 新しい仕事を始める
  • 選択肢の中から1つを決める
  • 問題が起きた時の解決策

会議のあと…

「速やかに」
「決めたこと」

をやらなければ、意味がない。

会議の準備に時間をかけすぎて。。

会議が終わると…

燃え尽きる人がいる

あるいは、1回の会議で意思決定できない。

ダメ出しとリトライを…

2度も3度も繰り返す

これによって…

  • 仕事を始めるのが遅れる
  • ビジネスの勝機を逃す
  • 問題解決が後手後手に回る
  • 被害が拡大する

繰り返すけど…

会議は仕事のスタートにすぎない

その意識がしっかりあれば…

こんな無駄はしない

  • 会議の準備、資料作りに無駄に時間をかける
  • 会議で本質じゃないダメ出し、1からのやり直しを繰り返す
  • 会議が終わって燃え尽きる
  • 会議で「誰が」「いつ」「何を始めるか」を明確にしない

無駄な長い会議の効率化手法③:会議は本業の仕事を犠牲にしている

無駄な長い会議の効率化手法③:会議は本業の仕事を犠牲にしている

<会議効率化のための意識改革>

  • 会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
  • 会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない

<無駄な会議で行われてるNG!>

  • 本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
  • 会議が本業だと思い込む

最も分かりやすい例が…

「営業会議」

この会議に参加している営業員の本業は「営業」。

営業会議をしている時間は…

「営業」の時間が犠牲になってる

その時間を「営業」に使えば会社の収益が上がる。

それよりも…

対策を立てるのに時間を使う

そうするならば、会議ではこれらを…

確実に意思決定しないといけない

  • 営業収益を伸ばすための具体的な施策
  • 新たな数値目標を定める
  • 誰がいつまでに何をやるか
  • 次に実績評価するのはいつにするか

無駄にした時間を取り返さないとダメ

これは技術職でも同じ。

例えば、システムエンジニア。

本業は、いうまでもなく「システム開発」。

設計書作成、プログラミング、テスト。

「進捗定例会議」で、進捗を報告している間…

本業の仕事は1ミリも進んでいない

自分が報告している時間ならまだしも…

他のメンバーの報告を聞いている時間

進捗定例会議をやるのであれば…

これに注意しよう

  • 進捗に問題ない場合、開催しない
  • あるいは、報告割愛、一言で終わり
  • 準備と会議の時間を極限まで短く
  • 進捗に問題がある場合、即座に対策を打ち出す
  • 即座に打ち出せない場合、対象メンバーのみで別途会議

大企業の管理職に多いのは…

会議が本業だと思い込んでいる人

残念ながら…

会議が本業の会社員は、この世に存在しない

だって、何も生み出してないんだから…

これを次の章で詳しく説明します!

無駄な長い会議の効率化手法④:意思決定の最終手段にすぎない【他の手段を使う】

無駄な長い会議の効率化手法④:会議は意思決定の最終手段にすぎない

<会議効率化のための意識改革>

  • 会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
  • 会議以外にも効率的な意思決定の手段がある

<無駄な会議で行われてるNG!>

  • 全ての意思決定を会議に頼る
  • 会議でしか意思決定しない

大企業の部長で、1日中会議に出続けてる人がいる。

本気で会議を本業だと思い込んでいる。

さらに、全ての会議を消化しただけで…

  • 満足感にあふれて本日のお仕事終了
  • 意気揚々と飲みにいく
  • 部下にダメ出ししただけ
  • 意思決定さえろくにできていない…

もう一度言う。。

会議が本業の会社員は、この世に存在しない

会議は、意思決定とコミュニケーションの…

たった1つの手段に過ぎない!

他に、こんな手段がある…

  • 自席にきて直接話してもらう
  • 相手の席に行って直接相談にのる
  • メールを受ける、返す
  • 電話をかけてもらう、する

これらの方が、この4つで圧倒的に優位。

  • 準備時間
  • 予約の要否
  • 集まる人数
  • 所要時間

優位な手段を先に使うべき!

どうしても、時間を決めて集まる必要がある時。

その時だけ会議という最終手段を選択すべき!

何も考えずに、最初から会議を選択する人が多すぎる…

思考停止している

さらに最悪なのは、会議を待つことで…

意思決定が先延ばしされる

説明した通り…

「会議は仕事のスタート」

いちいち会議をすると、逆に…

スタートが遅れる

  • ビジネスチャンスを逃す
  • 問題の被害が拡大する

ではなぜ、1日中会議をしている人。

他の手段を使わないのか…

  • 会議に全てを集約した方が自分が楽
  • 会議に出続けてれば、仕事が止まらない

はっきり言って自分だけの都合

これを完全に見失っている

  • 本業をこなしている部下のこと
  • 会社全体の利益のこと

いますよね、これやっている人…

  • メールは読まない、返さない
  • 自席に相談にきた部下を追い払う
  • 二言目には、打ち合わせでよろしく!

部下のことを真剣に考えましょう!

これをやられている人…

あなたが上に立った時、絶対やらないようにしましょう!

まとめ:無駄な長い会議を効率化する4つの意識改革

では、以上です。

最後にまとめとなります。

<無駄な長い会議の効率化①>

  • 会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
  • 意思決定会議の主役は、意思決定者
  • NG!説明者が、資料を全部読み上げる
  • NG!参加者が、耳だけで聞いている

<無駄な長い会議の効率化②>

  • 会議は、仕事をスタートする意思決定
  • 会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない
  • NG!会議を仕事のゴールにする
  • NG!会議で燃え尽きる…

<無駄な長い会議の効率化③>

  • 会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
  • 会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない
  • NG!本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
  • NG!会議が本業だと思い込む

<無駄な長い会議の効率化③>

  • 会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
  • 会議以外にも効率的な意思決定の手段がある
  • NG!全ての意思決定を会議に頼る
  • NG!会議でしか意思決定しない

毎日、当たり前のように準備・開催、参加している会議。

それに向き合う姿勢を…

変えて頂くきっかけになればうれしいです!

【関連ガイド記事】仕事を効率化と、管理職の役割の完全ガイドを、それぞれご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

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