仕事のタスク管理術!個人・チーム別の管理手法【管理シート事例あり】

仕事のタスク管理術!自分のタスク、人のタスク、どう管理する?できない辛い!
こんな人に!こんなことを!
  • 仕事のタスク管理がうまくいかなくて悩んでいる人へ!
  • あなた個人のタスクと、チーム・他人のタスクで管理手法を使い分けよう!
若手会社員
若手会社員

仕事のタスク管理がうまくいかない。。

自分では毎日頑張っているつもり。

でも上司に「お前はタスク管理ができてない!」って怒られる・・・

なんででしょう?

中堅会社員
中堅会社員

チームリーダーになりました!

でもメンバーのタスク管理がうまくできない。。

みんな作業に遅れが出ている状況、、どうすればいいでしょう・・・?

この記事でお伝えすること
  • ①仕事のタスク管理がなぜ必要か
  • ②仕事のタスクの種類と管理注力度
  • ③あなた個人の仕事のタスク管理のコツ
  • ④チームメンバーの仕事のタスク管理のコツ
  • ⑤上司やお客さまのタスク管理のコツ

こんにちは!たけしです。

こんな2人の悩みを同時に解決する記事をお届けします。

会社員生活17年。

終盤の7年は、管理職となり、部下が10名~20名いました。

そんなわたしが、タスク管理のコツを解説します。

この記事を読めば、仕事のタスク管理がうまくいくようになる!

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  1. 仕事のタスク管理がなぜ必要か
    1. 仕事には必ず「期限」がある
    2. 仕事には必ず「完了基準」がある。
    3. 期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる
    4. 期限を守るためにタスク管理が必要
  2. 仕事のタスクの種類と注力度
    1. 「あなた個人のタスク」と「他人のタスク」の違い
    2. 「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」の違い
  3. あなた個人のタスク管理のコツと注意点
    1. タスク管理に使う時間は短いほどいい
    2. あなた個人のタスク管理はメールが最適解
    3. 優先順位付けに時間を使わない
    4. 月曜日に今週必ずやることを決める
    5. 最速の終わらせ方は、人に依頼すること
  4. メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】
    1. タスク管理シートは極限までシンプルに
      1. タスク管理シートに最低限必要なもの
      2. タスク管理表の運用の注意点
      3. タスク管理表に要らないもの
    2. タスク管理シートの確認・更新サイクル
    3. リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと
      1. 自分にできるかできないか
      2. 期限を守れない時にどうなるか
    4. タスクが期限までに終わらない時の対処法
      1. 内部要因の場合
      2. 外部要因の場合
  5. 上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点
    1. 期限と守れない場合にどうなるかを明示
    2. あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
    3. 全てを記録に残す
  6. まとめ:仕事のタスク管理術!

仕事のタスク管理がなぜ必要か

  • 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
  • 守れない場合、人に迷惑がかかる
  • 守るために、タスク管理が必要

仕事には必ず「期限」がある

「期限」がない仕事は、仕事じゃない。

だって一生やらなくてもいいから

期限がないってことは…

なんとなく、いつかはやりたい

と思っている証拠。

単なる願望であり、タスクとは言わない。

期限を明確にするのが…

タスク管理の第1の目的

上司に指示されたタスクで…

期限が明示されなければ聞くべき

若手会社員
若手会社員

でも、よく上司に「来週くらいまでによろしく」と言われて。

「くらいまで」だからまだいいのかな…

と思って、再来週になって、やってないと怒られます。。

そうですね。

「来週くらいまでによろしく」と言われた場合は…

「分かりました来週末までにやります」

と言い、自分で期限を明確にしましょう!

仕事には必ず「完了基準」がある。

タスク管理の第2の目的が…

「完了基準」を明確にすること

簡単なタスクの例であれば…

「お客さまにお礼の電話をする」

「電話した」ら完了。

次は…

「お客さまに正式見積り書を送付する」

これはちょっと面倒。

  • 見積もり資料を作成しする
  • 上司にチェック・押印してもらう
  • 社内契約部門の審査を受ける
  • 最後、お客さまに郵便で送付

いずれにせよ…

「見積もり書を郵便で送付する」

が完了基準。

期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる

上の例で言うと…

「来週までに見積り書を下さい」

とお客さまに言われたのに…

送れなかった
間に合わなかった

当然、迷惑がかかる。

他社に契約を取られる。信用も失う。

さらに、お客さまから上司にクレームが入る。

  • 上司にも迷惑がかかり
  • あなたの評価は当然下がる

期限を守るためにタスク管理が必要

そのために、これらを実施するのが、タスク管理。

  • 各タスクの「期限」と「完了基準」を明確にする
  • 各タスクの実行状態を正確に把握する

上の立場になれば、常に複数のタスクを抱えることになる。

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクを管理することになる。

当然、記憶と手帳だけでは、管理できなくなる。

中堅会社員
中堅会社員

はい、、限界です!

そのあたりの、メンバーのタスク管理はのちの章で、じっくりと。。

仕事のタスクの種類と注力度

<タスクの種類①>

  • 「あなた個人のタスク管理」
  • 「他人のタスク管理」

→「他人のタスク管理」に注力すべき!

<タスクの種類②>

  • 「人にやらされるタスク」
  • 「自分で作り出すタスク」

→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!

「あなた個人のタスク」と「他人のタスク」の違い

「他人のタスク」がやっかい。。

メンバーや部下だけじゃない…

  • お客さま
  • 上司
  • 関連部署
  • 社外の問い合わせ窓口
  • 役所や公的機関

依頼することになるので…

「期限」が守られる保障がない

「完了基準」が満たされる保障がない

場合によっては諦めることもある。

だから、注力すべきは…

「他人のタスク管理」

優秀な人ほど、うまくこなしている!

「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」の違い

「人にやらされるタスク」の代表例が…

上司からの指示
お客さまからの依頼

期限を守ってやるのが、当たり前。

その上で、優秀な人が、さらにやるのが…

「自分で作り出すタスク」

  • お客さまの満足度を高めるための追加提案
  • 組織を強化するための改善活動
  • 売上をさらに伸ばすための営業活動

他人からの依頼を確実に終わらせることで、これができる!

捻出した時間で…

組織や自分にとってのプラスアルファを産む

若手会社員
若手会社員

ひえーーー!

さすがに全くできてない…

あなた個人のタスク管理のコツと注意点

タスク管理に使う時間は短いほどいい

タスク管理ツールは色々ある。

  • 専用のAPL
  • Excel
  • メモ帳
  • 手帳
  • ノート

気を付けることは…

分散するほど管理が面倒になる

  • 複数のものに記録する手間がかかる
  • いちいち全部確認する必要がある
  • 全部を見渡せない
  • 見落としが起きる

当然、あなた個人のタスク管理に使う時間は…

短かければ短いほどいい

その分…

タスクをこなす時間が増える

管理している時間は…

タスクは1ミリも進んでいない

極限まで減らすべき。

あなた個人のタスク管理はメールが最適解

  • ツールは一元化すべき
  • 数あるツールのうち、メールだけは使う必要がある
  • だから、メールに一元化:メール=タスク

わたしは、メールだけでタスク管理していた。

手帳も使わなかった。

極限までツールを減らして一元化しようと思った時…

唯一なくせないのがメールだったから

社内/外の連絡手段がメールだったので…

使わざるを得ない

さらに、メールの利点は…

メール=タスクにできること

これらは、まさにTODOタスク…

  • 上司からの指示メール
  • 関連部署からの依頼メール
  • お客さまからの依頼メール
  • 部下への依頼メール

さらに…

自分に対するタスクは、自分宛にメール

家にいる時に思い付いたことを…

会社アドレスにメールすることも

イコールタスクのメールは…

「TODO」フォルダに突っ込んで管理

5件から10件のメールが、フォルダにたまっている状態。

完了したら、削除。

ITが進んでる会社で、SNSやメッセンジャーAPLを使える会社は、それで一元管理してもいい。

【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています!

優先順位付けに時間を使わない

タスク管理というと「優先順位付け」って言葉を思い浮かべる人も多い。

若手会社員
若手会社員

上司や先輩から…

口すっぱくして言われてます!

でも、優先順位を付けている時間…

タスクは、1ミリも進んでいない

例えば、こんな状況…

  • タスクAと、タスクBがある
  • 期限はどっちも今週末
  • 今日はまだ月曜日
  • どっちも1日あれば終わる

どっちから先やるか考えることに…

なんの意味もない
どっちからでもいい

それをExcelのタスク管理シートに記入して、優先度の重み付けをする人がいる。。

究極に時間の無駄・・・

本当にヤバい会社員になると、こんな勘違いをする。

タスク管理シートを成果物だと思っている

上司にメールで送ったりする

若手会社員
若手会社員

ぎくっ!!

中堅会社員
中堅会社員

頼むから、送ってこないでね!

タスク管理シートは使い捨ての資料

使い終わったら捨てる。

成果物でもなんでもない。

時間を使って、メンテナンスしたり、きれいにすることに…

何の意味もない!

【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。

月曜日に今週必ずやることを決める

やるべきタスクを決めるタイミングは…

理想は週1回!月曜日!

今週やるタスクを決めて…

あとはやるだけ

こんな時間は極力、減らすべき…

  • タスクを決める時間
  • タスクを分類する時間
  • タスクを並べ替える時間

繰り返しになるけど…

やってる間、タスクが進まないから

とはいえ、週の半ばに、突発的なタスクが飛び込んでくることも多い。

だから…

朝一番で、今日のタスクを確認する

といっても、必ずしも毎日やる必要はない。

タスクが立て込んできたな、と思った時にやればいい。

時間をかけずに3分くらいで

【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。

最速の終わらせ方は、人に依頼すること

タスクは、あなたが、手放すことで…

  • あとは勝手に進むものがある
  • 一旦「あなた個人のタスク」から消せるものがある
  • 部下に依頼
  • 関連部署に依頼
  • 場合によっては…上司に依頼

優先順位なんかよりも…

人に依頼できるかの見極めの方が、はるかに重要

そんなタスクがあれば…

  • 何よりも、優先して、人に依頼する!
  • 今すぐにあなたの手から放す!

なぜなら、あなたが抱える時間が長いほど…

相手の時間が減るから

しかるべき相手に、依頼さえ終わらせれば…

あとは勝手に進む!

【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。

【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。

メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】

メンバーが増えると、さすがに「あなた個人のタスク」のように…

メールや手帳で一元管理することができなくなる

Excelでもツールでもなんでもいいけど…

  • 管理表、管理シートを作る必要がある
  • メンバーに更新させる必要がある

注意すべきことをいくつか解説します!

中堅会社員
中堅会社員

待ってました!

それが知りたい!

若手会社員
若手会社員

メンバー視点で聞きます!

あと、将来リーダーになった時に備えて!

タスク管理シートは極限までシンプルに

まず、この3点を解説します。

  • ①タスク管理シートに最低限必要なもの
  • ②タスク管理シートの運用の注意点
  • ③タスク管理シートに要らないもの

タスク管理シートに最低限必要なもの

管理シートを作る時間、更新する時間…

タスクは1ミリも進んでいない

この事実は「あなたのタスク管理」「優先順位付け」と同じ。

だから、管理する情報は…

極限までシンプルにすべき!

管理シートに最低限、必要なこと…

  • ①タスク名
  • ②タスクの状況分類:「未着手」/「着手」/「完了」
  • ③完了基準、あるいは成果物名称
  • ④担当者の氏名:部署名や会社名はだめ
  • ⑤期限を「月日+曜日」で明記

最低限、これくらいあれば十分。

<タスク管理シートの事例>

タスク名状況完了基準/成果物担当期限
1A社への見積り書送付未着手正式見積書渡辺剛史10/23
(金)
2B社へのクレームヒアリング着手クレーム報告書兼改善書山田花子10/30
(金)
3新サービスCの広告審査部門へ審査依頼完了審査資料提出鈴木一郎10/21
(水)

仕事やプロジェクトの特性に応じて…

必要な管理項目を追加しよう!

タスク管理表の運用の注意点

再度、これだけは肝に銘じてほしい!

  • 記載する項目が多いほど、メンバーの負担になる
  • 記載する項目が多いと、記載しない人が増える
  • タスク管理シートは、仕事の成果物ではない

重要になるのがタスクの分割の仕方…

細かすぎてもダメ!
荒すぎてもダメ!

1日で終わるタスクを…

5つに分解しても意味がない

行が無駄に増えて…

記載・管理が面倒になるだけ

逆に、1か月もかかるタスクを1つに纏めると…

進捗度が分からない

こうなると、取り返しがつかない…

1か月後に実は全然進んでいなかった

3日ずつくらいに分割すべき

なるべく全部のタスクが、同じくらいの期間…

1日~3日くらいになるように分割しよう!

タスク管理表に要らないもの

  • 複雑な階層化
  • 詳しい状況
  • 時系列の状況
  • ビジュアル化
  • チャート化
  • カレンダー化

タスクは、終わればそれでいい。

本当に大規模なプロジェクトで…

緻密な管理が必要な時だけやればいい。

わたしもやったことがある。

無駄に終わった

とにかく、タスクが進むわけでもなんでもない。

こんなマイナスしかない…

  • 管理表が壊れる
  • 見にくくなる
  • 誰も更新しなくなる

タスク管理シートの確認・更新サイクル

最低1日に1回

それなら、最大の遅延幅が…

1日に留められる

1週間に1回にすると…

最大で、1週間の遅延になってしまう

1週間の遅延はリカバリーできないので…

期限の見直しが必要になる

逆に、1日1回をルール化しなくてもいい。

真の目的と、理想は、メンバーに…

管理シートを活用した自己管理が根付くこと

そうなれば、毎朝確認するはず。

1つのタスクが終わったら、更新するはず。

別に毎日集まって会議をやる必要ない。

でも、やった方が…

  • メンバーが資料をちゃんと更新する
  • 会議で詳しい状況を聞ける

でも、気を付けること…

  • 参加メンバーを厳選する
  • 短時間で終わらす。20分以内
  • 全タスク問題なければ一瞬で終わらす、あるいは休会にする

リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと

  • 自分にできるかできないか
  • 期限を守れない時にどうなるか

自分にできるかできないか

要するに、最悪の場合…

「他人のタスク」から
「あなた個人のタスク」に変えれるか

これを意識しておく必要がある。

最悪、あなた個人で、できるタスクは…

遅れが出た時に引き取れる

管理職であれば休日出社してやればいい。

わたしも、よくそうした。。

中堅会社員
中堅会社員

で、ですよね・・・!

逆に、専門性が必要とさせるタスクで…

あなたじゃできないもの

わたしの管理職時代だと、プログラミング。

これは自分じゃどうにもならない。

その前提で管理する。

遅れが出たら…

サポートメンバーを速やかに補充

若手会社員
若手会社員

はい!

手伝います!

期限を守れない時にどうなるか

このうちのどれになるか、押さえておく…

  • 実は数日遅れたくらいじゃ何も問題ない
  • 他のタスク、次に続くタスクに影響が出る
  • お客さまに迷惑がかかる

特に2つ目と3つ目。

次のタスクに影響が出る場合…

対象のタスクを確認
最悪のシナリオを確認

お客さまに迷惑がかかる場合…

具体的にどんな迷惑がかかるか確認

そして、次の手を打つ!

タスクが期限までに終わらない時の対処法

  • 原因が「内部要因」の場合の対処法
  • 原因が「外部要因」の場合の対処法

原因は、この2つに分かれる…

  • 内部要因:人手不足、時間不足、知識不足
  • 外部要因:関連部署、お客さま、外部機関の判断待ち

内部要因の場合

担当者のスキル・能力と、タスクの内容・ボリュームが、見合っているか確認する。

必要に応じて、これらの手を打つ!

  • タスクの見直し
  • サポートメンバーの追加
  • 自分がサポートできれば一番いい

担当者は、あなたが依頼する以外の仕事を抱えている場合がある。

上司と相談して、あなたの依頼タスクに集中できる環境を作る。

若手会社員
若手会社員

よろしく!

中堅会社員
中堅会社員

了解!

おれの仕事だね!

外部要因の場合

外部要因の場合…

どうにもならない場合もある

ただし、あなたが主体になって動く必要がある…

メンバーじゃどうにもならない

関連部署の動きが遅い場合…

上司に頼んで調整してもらう

お客さまの判断待ちの場合…

催促する

いつまでに回答いただけないと、どうなるか…

きちんと説明する

そうなった時には…

責任を負えないことを納得してもらう

そして、外部機関の判断。

特に、国や、公的機関の判断待ちの場合…

本当にどうにもならない場合がある。

その時には、これを視野に入れる。

全体をリスケジュール
期限の再設定

上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点

  • 期限と守れない場合にどうなるかを明示
  • あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
  • 全てを記録に残す

上司やお客さまに依頼する場合も多い。

でもなかなかやってくれないことが多い。

若手会社員
若手会社員

上司が関連部署と調整してくれるって言ったのに、

全然やらない・・・

中堅会社員
中堅会社員

お客さまは、自分の要求は、全部「至急」で依頼してくる。

でもこちらの質問には全然回答してくれない。

期限と守れない場合にどうなるかを明示

そうですね。

その場合は、次の2つを明確に相手に伝えましょう!

  • いつまでにお願いします:具体的な日付
  • それが守られない場合にどうなるか:タスクの中断、納品日の延期

それでも、相手がやらなかった時…

あなたに責任はない!

相手の責任と割り切ろう。

あなたが先にやるべきことを必ず全てやる

絶対に言い訳されないように…

あなたが先にできることを全部やる!

  • 資料作成と送付
  • 前提条件や選択肢の提示:金額などを具体的に明示
  • 打合せや電話での説明
  • 催促のメール

【関連記事】仕事を先回りして調整する方法を、調整相手別に解説しています!

全てを記録に残す

さらに、聞いてないと言われないように…

全て記録に残しましょう!

メールや議事録などで。

上司でもお客さまでも。。

合意、納得頂いたことを、簡単にメールするだけでもいい。

中堅会社員
中堅会社員

お客さんだと…

ちょっと遠慮しちゃうなー

どうせ期限までに回答くれないこと多いし…

その上、最後は、こっちが残業と休日出社でなんとかするんだよね。

確かに!わたしもそうでした。

でも…こんなことを意識に植え付ける効果がある!

わたしが、回答期限守らなかったのに…

頑張ってくれた!
この借りはいつか返さないと!
今後は、なるべく期限を守ろう!

って。。

新たな仕事を依頼してくれる可能性もある!

まとめ:仕事のタスク管理術!

では、以上となります!

ここまで読んで頂き…

本当にありがとうございました!

本記事で解説したポイントを、関連記事と共に、振り返ります。

<仕事のタスク管理がなぜ必要か>

  • 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
  • 守れない場合、人に迷惑がかかる
  • 守るために、タスク管理が必要

<仕事のタスクの種類と注力度>

  • 「あなた個人のタスク管理」
  • 「他人のタスク管理」

→「他人のタスク管理」に注力すべき!

  • 「人にやらされるタスク」
  • 「自分で作り出すタスク」

→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!

<あなた個人のタスク管理のコツと注意点>

  • タスク管理に使う時間は短いほどいい
  • あなた個人のタスク管理はメールが最適解
  • 優先順位付けに時間を使わない
  • 月曜日に今週必ずやることを決める
  • 最速の終わらせ方は、人に依頼すること

【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています!

【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。

【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。

【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。

【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。

<メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】>

  • タスク管理シートは極限までシンプルに
  • タスク管理シートの確認・更新サイクル
  • リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと
  • タスクが期限までに終わらない時の対処法

最後に、一番重要なことを、もう一度!

  • タスク管理には時間をかけすぎない
  • 捻出した時間でプラスアルファのタスクを生みだす

これができれば、間違いなく評価が上がります!

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