仕事のタスク管理術!自分のタスク、人のタスク、どう管理する?

仕事のタスク管理術!自分のタスク、人のタスク、どう管理する? 仕事/会社
こんな人に!

仕事のタスク管理がうまくいかなくて悩んでいる人へ!

若手会社員
若手会社員

仕事のタスク管理がうまくいかない。。自分では毎日頑張っているつもり。でも上司に「お前はタスク管理ができてない!」って怒られる・・・なんででしょう?

中堅会社員
中堅会社員

チームリーダーになりました!でもメンバーのタスク管理がうまくできない。。みんな作業に遅れが出ている状況、、どうすればいいでしょう・・・?

この記事でお伝えすること

①仕事のタスク管理がなぜ必要か
②仕事のタスクの種類と管理注力度
③自分の仕事のタスク管理のコツ
④メンバーの仕事のタスク管理のコツ
⑤上司やお客さまのタスク管理のコツ

こんにちは!たけしです。
こんな2人の悩みを同時に解決する記事をお届けします。

会社員生活17年。終盤の7年は、管理職として部下も10名~20名いました。
そんなわたしがタスク管理のちょっとしたコツをお伝えします。

この記事を読めば、仕事のタスク管理がうまくいくように!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

仕事のタスク管理がなぜ必要か

・仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
・それを守れない場合、人に迷惑がかかる
・それを防ぐためにもタスク管理が必要

仕事には必ず「期限」がある

「期限」がない仕事は、仕事じゃない。だって一生やらなくてもいいんだから。それは、なんとなくいつかはやりたいと思っていること・・・単なる願望であり、タスクとは言わない

この期限を明確にするのがタスク管理の第1の目的。上司に指示されたタスクで、期限が明示されなければ確認すべき

若手会社員
若手会社員

でも、よく上司に「来週くらいまでによろしく」と言われて。「くらいまで」だからまだいいのかな・・・と思って、再来週になって、やってないと怒られます。。

そうですね・・・「来週くらいまでによろしく」と言われた場合は、「分かりました来週までにやります」と言って、自分で期限を明確にしましょう。

仕事には必ず「完了基準」がある。

タスク管理の第2歩が「完了基準」を明確にすること。

簡単なタスクの例であれば、「お客さまにお礼の電話をする」。これは「電話した」で完了。

次は、「お客さまに正式見積り書をを送付する」。これはちょっと面倒。まず、見積もり資料を作成して、上司にチェックしてもらう。OKがもらえたら、押印してもらう。

その後、お客さまに送付する。会社によっては、契約部門の審査もあるかもしれない。いずれにせよ、「見積もり書を送付」で完了基準。

期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる

上の例で言うと、「来週までに見積り書を下さい」とお客さまに言われたのに、送らなかった。当然、迷惑がかかる。

というか、他社に契約を取られる。信用も失う。

さらに、お客さまから上司にクレームが入る。上司にも迷惑がかかり、あなたの評価は当然下がる

それを防ぐためにタスク管理が必要

こんな事態を防ぐためにもタスク管理が必要。各タスクの「期限」と「完了基準」を明確にして、実行状態を管理すること。

上の立場になれば、常に複数のタスクを抱えることになる。自分のタスクだけではなくメンバーのタスクを管理することになる。

当然、記憶と手帳だけでは、管理できなくなる。

仕事のタスクの種類と管理注力度

・「自分のタスク管理」と「他人のタスク管理」
 →「他人のタスク管理」に注力!
・「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」
 →「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!

「自分のタスク」と「他人のタスク」の違い

この他人がやっかい。。メンバーや部下だけじゃない。お客さま、上司、関連部署。場合によっては社外の問い合わせ窓口だったり、役所や公的機関の場合もある。

さらに、依頼することになり、「期限」が守られる保障がない「完了基準」が満たされる保障がない。場合によっては諦めることもある。

なので、注意すべきは「他人のタスク管理」。優秀な人はこれができる!

「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」の違い

「人にやらされるタスク」の代表例が上司。そして、お客さま。これらはやって当たり前。というか、期限を守って絶対にやらないといけない。優秀な人は、当然やる。

その上でさらにやるのが「自分で作り出すタスク」。優秀な人はこれをさらにやる!

・お客さまの満足度を高めるための追加提案
・組織を強化するための改善活動
・売上をさらに伸ばすための営業活動

絶対やらないといけないことを確実に終わらせる。それによって、これができる!

捻出した時間で、組織や自分にとってのプラスアルファとなるタスク!これを自ら生み出し実行する!

自分の仕事のタスク管理のコツと注意点

タスク管理に使う時間は少なければ少ないほどいい

タスク管理ツールは色々ある。専用のAPL、Excel、メモ帳、手帳、ノート。気を付けることは、分散すればするほど管理が面倒になること。

・複数のものに記録する手間がかかる
・いちいち全部確認する必要がある
・全部を見渡せない
・見落としが起きるかもしれない

そして、自分のタスク管理に使う時間は短かければ短いほどいい。その分、タスクをこなす時間が増える

管理している時は、タスクは1ミリも進んでいない。極限まで減らすべき。

自分のタスク管理はメールだけが最適解

・ツールは一元化すべき
・メールだけは使う必要がある
・メール=タスク

わたしは、メールだけでタスク管理していた。手帳も使わない。

極限までツールを減らして一元化しようと思った時に、唯一なくせないのがメールだったから。社内/外の連絡手段がメールだったので、これだけは使わざるを得ない。

さらに、メール=タスクになる場合が多い。関連部署からの依頼メール。お客さまからの依頼メール。

なので、自分に対するタスクは自分にメールをしていた。家にいる時に思い付いたことを、会社アドレスにメールすることもしょっちゅう。

それらのメールを、「TODOタスク」みたいな受信フォルダに全部突っ込んで管理。もちろん、完了したら、そのメールは、削除。多くて10くらいのメールがそのフォルダにたまっている状態。

ITが進んでる会社で、SNSやメッセンジャーAPLを使える会社は、それで一元管理してもいい。

優先順位付けに時間を使わない

タスク管理というとこの言葉を思い浮かべる人も多いかもしれない。でも優先順位を付けている時間、タスクは、1ミリも進んでいない

例えば、タスクAと、タスクBがあったとする。どちらも期限は今週末。今日はまだ月曜日。どちらも1日あれば終わる。

どっちから先やるか考えることになんの意味もない。どっちでもいい。これをExcelで管理して、優先度の重み付けをする人が。。究極に時間の無駄・・・

本当にヤバい会社員になると、こんな勘違いをする。タスク管理表を成果物だと思っている。上司にメールで送ったりする。

正直、タスク管理表は使い捨ての資料。成果物でもなんでもない。時間を使って、メンテナンスしたり、きれいにすることに何の意味もない・・・

月曜日に今週これだけは必ずやることを決める

やるべきタスクを決めるタイミングは、理想は週1回。月曜日。今週やるタスクを決めて。あとはやるだけ

タスクを決める時間。さらには、タスクを分類したり、並べ替える時間、基本的に少なくすべき。繰り返しになるけど、タスクが進まないから

とはいえ、週の半ばに、突発的にタスクが飛び込んでくるこも多い。しかも急を要するタスクが。なので、朝一番で、タスクを確認する時間を作る

といっても必ずしも毎日やる必要はない。タスクが立て込んできたなと思った時にやればいい。時間をかけずに3分くらいで

最速の終わらせ方は、人に依頼すること

タスクは自分の手から放すことで、あとは勝手に進むものがある。一旦、「自分のタスク」から消せるものがある。

部下に依頼できるもの。関連部署に依頼できるもの。

優先順位なんかよりも、その見極めの方がはるかに重要。そして、そんなタスクがあれば、何よりも、優先して、人に依頼することを先に!自分の手を放すことを今すぐに!

自分が抱え続ける時間が長いほど、相手の時間が減る。しかるべき相手に、依頼さえ終わらしてしまえば、あとは勝手に進む。

メンバーの仕事のタスク管理のコツと注意点

メンバーが増えると、さすがに「自分のタスク」のように、メールや手帳で一元管理することができなくなる

Excelでもツールでもなんでもいいけど、管理表を作る必要がある。そして、メンバーに更新させる必要が

その時に注意すべきことをいくつか。

タスク管理表は極限までシンプルに・・・

・タスク管理表に最低限必要なもの
・タスク管理表の注意点
・タスク管理表に要らないもの

タスク管理表に最低限必要なもの

管理表を作っている時間、更新している時間、この時間はタスクが1ミリも進んでいない。この事実は「自分のタスク管理」と同じ。

なので、管理する情報は極限までシンプルにすべき。管理表に最低限、必要なこと

①タスク名
②タスクの状況分類
 「未着手」/「着手」/「完了」
③完了基準、あるいは成果物名称
④担当者の氏名、部署名や会社名はだめ
⑤期限を「月日+曜日」で明記

最低限、これくらいあれば十分。仕事やプロジェクトの特性に応じて必要な管理項目は追加すればいい。

タスク管理表の注意点

ただ、再度、これだけは肝に銘じてほしい!

・記載する項目が多いほどメンバーの負担になる
・記載する項目が多いと、記載しない人が増える
・タスク管理表は仕事の成果物ではない

あと、重要になるのがタスクの分割の仕方。細かすぎてもダメ、荒すぎてもダメ。

1日で終わるタスクを5つに分解しても、意味がない。行が無駄に増えて、記載・管理が面倒になるだけ

1か月もかかるタスクを1つに纏めると、進捗度が分からない。1か月後に実は全然進んでいなかったら取り返しがつかない。3日ずつくらいに分割すべき。

なるべく全部のタスクが同じくらいの期間、1日~3日くらいになるように分割する。

タスク管理表に要らないもの

・複雑な階層化
・詳しい状況、時系列の状況
・ビジュアル化、チャート化、カレンダー化

タスクは、終わればそれでいいので、不要。本当に大規模なプロジェクトで、超緻密な管理を要する場合は必要に応じてやればいい。

わたしもやったことがある。でも本当に無駄に終わった。

とにかく、タスクが進むわけでもなんでもない。管理表が壊れたり、見にくくなったり、誰も更新しなくなるだけで、マイナスしかない。。

タスク管理表を確認・更新するサイクル

最低1日に1回。それなら、最大の遅延幅が1日に留められる。

1週間に1回にすると、最大で、1週間の遅延になってしまう。基本、1週間の遅延はリカバリーできないので、期限の見直しが必要になる。

逆に、1日1回をルール化しなくてもいい。理想は、メンバーに管理表を活用したタスクの推進が根付くこと

そうなれば、毎朝確認するはず。1つのタスクが終わったら、更新するはず。

別に毎日集まって会議をやることは必須ではない。でも、やった方が、メンバーが資料をちゃんと更新する。詳しい状況も聞ける。これは確かにそう。

定例会議を毎日やってもいい。でも、気を付けること。

・参加メンバーを厳選する
・短時間で終わらす。20分以内
・全タスク問題なければ一瞬で終わらす、あるいは休会にする

リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと

・自分ができるかできないか
・期限を守れない時にどうなるか

・自分ができるかできないか

要するに「他人のタスク」から「自分のタスク」に変えれるか。これを意識しておく必要がある。

最悪自分でやれるものは、遅れが出た時に引き取れる。管理職であれば休日出社してやればいい。

逆に、専門性が必要とさせるタスクで自分じゃできないもの。わたしの管理職時代だとプログラミング。これは自分じゃどうにもならない。

その前提で管理する。遅れが出たら、サポートメンバーを速やかに補充

・期限を守れない時にどうなるか

期限を守れない時にどうなるか、把握しておく

・実は数日遅れたくらいじゃ何も問題ない
・他のタスク、次に続くタスクに影響が出る
・お客さまに迷惑がかかる

特に2つ目と3つ目。次のタスクに影響が出る場合。対象のタスクを確認する。最悪のシナリオを確認する

お客さまに迷惑がかかる場合。具体的にどんな迷惑がかかるか確認する

そして、次の手を打つ!

タスクが期限までに終わらない時の対処法

・原因が内部要因の場合の対処法
原因が内部要因の場合の対処法

原因はこの2つに分かれる。

・内部要因:人手不足、時間不足
・外部要因:関連部署、お客さま、外部機関の判断待ち

内部要因の場合

担当者のスキル・能力と、タスクの内容・ボリュームが見合っているか確認する。

タスクの見直しや、サポートメンバーの追加を行う。自分がサポートできればそれが一番いい。

あとは、担当者が、自分が依頼する以外の仕事も抱えている場合もある。上司と相談して、自分の依頼タスクに集中できる環境を作る。

外部要因の場合

これはどうにもならない場合もある。ただし、自分が主体になって動く必要がある。メンバーじゃどうにもならない。

関連部署の動きが遅い場合。上司に頼んで調整してもらう

お客さまの判断待ちの場合。催促する。そして、いつまでに回答いただけないとどうなるか、きちんと説明する

そして、外部機関の判断。特に、国や、公的機関の判断待ちの場合、本当にどうにもならない場合がある。その時には、全体を、リスケジュール、期限の再設定も視野に入れる。

上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点

・期限と守れない場合にどうなるかを明示
・自分が先にやるべきことを必ず全てやる
・全てを記録に残す

上司やお客さまに依頼する場合も多い。でもなかなかやってくれないことが多い。

若手会社員
若手会社員

上司が関連部署と調整してくれるって言ったのに全然やらない・・・

中堅会社員
中堅会社員

お客さまは、自分の要求は、全部「至急」で依頼してくる。でもこちらの質問には全然回答してくれない。

期限と守れない場合にどうなるかを明示

そうですね。この場合は、次の2つを明確に相手に伝えましょう!

・いつまでにお願いします:具体的な日付
・それが守られない場合にどうなるか
 例)タスクの中断、納品日の延期

自分が先にやるべきことを必ず全てやる

絶対に言い訳されないように、自分が先にできることを全部やる!

・資料作成と送付
・前提条件や選択肢の提示
 →金額などを具体的に明示
・打合せや電話での説明
・催促のメール

全てを記録に残す

さらに、聞いてないと言われないように、メールや議事録など、全て記録に残しましょう!上司でもお客さまでも。。

はい。それでは以上となります。

最後にもう一度!

・タスク管理には時間をかけすぎない
・捻出した時間でプラスアルファのタスクを生みだす

これができれば、間違いなく評価が上がります!

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

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