仕事のタスク管理術!個人・チーム別の管理手法【管理シート事例あり】

仕事のタスク管理術!自分のタスク、人のタスク、どう管理する? できない辛い!
こんな人に!こんなことを!
  • 仕事のタスク管理がうまくいかなくて悩んでいる人へ!
  • あなた個人のタスクと、チーム・他人のタスクで管理手法を使い分けよう!
若手会社員
若手会社員

仕事のタスク管理がうまくいかない。。

自分では毎日頑張っているつもり。

でも上司に「お前はタスク管理ができてない!」って怒られる・・・

なんででしょう?

中堅会社員
中堅会社員

チームリーダーになりました!

でもメンバーのタスク管理がうまくできない。。

みんな作業に遅れが出ている状況、、どうすればいいでしょう・・・?

この記事でお伝えすること
  • ①仕事のタスク管理がなぜ必要か
  • ②仕事のタスクの種類と管理注力度
  • ③あなた個人の仕事のタスク管理のコツ
  • ④チームメンバーの仕事のタスク管理のコツ
  • ⑤上司やお客さまのタスク管理のコツ

こんにちは!たけしです。

こんな2人の悩みを同時に解決する記事をお届けします。

会社員生活17年。

終盤の7年は、管理職となり、部下が10名~20名いました。

そんなわたしが、タスク管理のコツを解説します。

この記事を読めば、仕事のタスク管理がうまくいくようになる!

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仕事のタスク管理がなぜ必要か

  • 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
  • 守れない場合、人に迷惑がかかる
  • 守るために、タスク管理が必要

仕事には必ず「期限」がある

「期限」がない仕事は、仕事じゃない。

だって一生やらなくてもいいから

期限がないってことは…

なんとなく、いつかはやりたい

と思っている証拠。

単なる願望であり、タスクとは言わない。

期限を明確にするのが…

タスク管理の第1の目的

上司に指示されたタスクで…

期限が明示されなければ聞くべき

若手会社員
若手会社員

でも、よく上司に「来週くらいまでによろしく」と言われて。

「くらいまで」だからまだいいのかな…

と思って、再来週になって、やってないと怒られます。。

そうですね。

「来週くらいまでによろしく」と言われた場合は…

「分かりました来週末までにやります」

と言い、自分で期限を明確にしましょう!

仕事には必ず「完了基準」がある。

タスク管理の第2の目的が…

「完了基準」を明確にすること

簡単なタスクの例であれば…

「お客さまにお礼の電話をする」

「電話した」ら完了。

次は…

「お客さまに正式見積り書を送付する」

これはちょっと面倒。

  • 見積もり資料を作成しする
  • 上司にチェック・押印してもらう
  • 社内契約部門の審査を受ける
  • 最後、お客さまに郵便で送付

いずれにせよ…

「見積もり書を郵便で送付する」

が完了基準。

期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる

上の例で言うと…

「来週までに見積り書を下さい」

とお客さまに言われたのに…

送れなかった
間に合わなかった

当然、迷惑がかかる。

他社に契約を取られる。信用も失う。

さらに、お客さまから上司にクレームが入る。

  • 上司にも迷惑がかかり
  • あなたの評価は当然下がる

期限を守るためにタスク管理が必要

そのために、これらを実施するのが、タスク管理。

  • 各タスクの「期限」と「完了基準」を明確にする
  • 各タスクの実行状態を正確に把握する

上の立場になれば、常に複数のタスクを抱えることになる。

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクを管理することになる。

当然、記憶と手帳だけでは、管理できなくなる。

中堅会社員
中堅会社員

はい、、限界です!

そのあたりの、メンバーのタスク管理はのちの章で、じっくりと。。

仕事のタスクの種類と注力度

<タスクの種類①>

  • 「あなた個人のタスク管理」
  • 「他人のタスク管理」

→「他人のタスク管理」に注力すべき!

<タスクの種類②>

  • 「人にやらされるタスク」
  • 「自分で作り出すタスク」

→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!

「あなた個人のタスク」と「他人のタスク」の違い

「他人のタスク」がやっかい。。

メンバーや部下だけじゃない…

  • お客さま
  • 上司
  • 関連部署
  • 社外の問い合わせ窓口
  • 役所や公的機関

依頼することになるので…

「期限」が守られる保障がない

「完了基準」が満たされる保障がない

場合によっては諦めることもある。

だから、注力すべきは…

「他人のタスク管理」

優秀な人ほど、うまくこなしている!

「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」の違い

「人にやらされるタスク」の代表例が…

上司からの指示
お客さまからの依頼

期限を守ってやるのが、当たり前。

その上で、優秀な人が、さらにやるのが…

「自分で作り出すタスク」

  • お客さまの満足度を高めるための追加提案
  • 組織を強化するための改善活動
  • 売上をさらに伸ばすための営業活動

他人からの依頼を確実に終わらせることで、これができる!

捻出した時間で…

組織や自分にとってのプラスアルファを産む

若手会社員
若手会社員

ひえーーー!

さすがに全くできてない…

あなた個人のタスク管理のコツと注意点

タスク管理に使う時間は短いほどいい

タスク管理ツールは色々ある。

  • 専用のAPL
  • Excel
  • メモ帳
  • 手帳
  • ノート

気を付けることは…

分散するほど管理が面倒になる

  • 複数のものに記録する手間がかかる
  • いちいち全部確認する必要がある
  • 全部を見渡せない
  • 見落としが起きる

当然、あなた個人のタスク管理に使う時間は…

短かければ短いほどいい

その分…

タスクをこなす時間が増える

管理している時間は…

タスクは1ミリも進んでいない

極限まで減らすべき。

あなた個人のタスク管理はメールが最適解

  • ツールは一元化すべき
  • 数あるツールのうち、メールだけは使う必要がある
  • だから、メールに一元化:メール=タスク

わたしは、メールだけでタスク管理していた。

手帳も使わなかった。

極限までツールを減らして一元化しようと思った時…

唯一なくせないのがメールだったから

社内/外の連絡手段がメールだったので…

使わざるを得ない

さらに、メールの利点は…

メール=タスクにできること

これらは、まさにTODOタスク…

  • 上司からの指示メール
  • 関連部署からの依頼メール
  • お客さまからの依頼メール
  • 部下への依頼メール

さらに…

自分に対するタスクは、自分宛にメール

家にいる時に思い付いたことを…

会社アドレスにメールすることも

イコールタスクのメールは…

「TODO」フォルダに突っ込んで管理

5件から10件のメールが、フォルダにたまっている状態。

完了したら、削除。

ITが進んでる会社で、SNSやメッセンジャーAPLを使える会社は、それで一元管理してもいい。

【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています!

優先順位付けに時間を使わない

タスク管理というと「優先順位付け」って言葉を思い浮かべる人も多い。

若手会社員
若手会社員

上司や先輩から…

口すっぱくして言われてます!

でも、優先順位を付けている時間…

タスクは、1ミリも進んでいない

例えば、こんな状況…

  • タスクAと、タスクBがある
  • 期限はどっちも今週末
  • 今日はまだ月曜日
  • どっちも1日あれば終わる

どっちから先やるか考えることに…

なんの意味もない
どっちからでもいい

それをExcelのタスク管理シートに記入して、優先度の重み付けをする人がいる。。

究極に時間の無駄・・・

本当にヤバい会社員になると、こんな勘違いをする。

タスク管理シートを成果物だと思っている

上司にメールで送ったりする

若手会社員
若手会社員

ぎくっ!!

中堅会社員
中堅会社員

頼むから、送ってこないでね!

タスク管理シートは使い捨ての資料

使い終わったら捨てる。

成果物でもなんでもない。

時間を使って、メンテナンスしたり、きれいにすることに…

何の意味もない!

【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。

月曜日に今週必ずやることを決める

やるべきタスクを決めるタイミングは…

理想は週1回!月曜日!

今週やるタスクを決めて…

あとはやるだけ

こんな時間は極力、減らすべき…

  • タスクを決める時間
  • タスクを分類する時間
  • タスクを並べ替える時間

繰り返しになるけど…

やってる間、タスクが進まないから

とはいえ、週の半ばに、突発的なタスクが飛び込んでくることも多い。

だから…

朝一番で、今日のタスクを確認する

といっても、必ずしも毎日やる必要はない。

タスクが立て込んできたな、と思った時にやればいい。

時間をかけずに3分くらいで

【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。

最速の終わらせ方は、人に依頼すること

タスクは、あなたが、手放すことで…

  • あとは勝手に進むものがある
  • 一旦「あなた個人のタスク」から消せるものがある
  • 部下に依頼
  • 関連部署に依頼
  • 場合によっては…上司に依頼

優先順位なんかよりも…

人に依頼できるかの見極めの方が、はるかに重要

そんなタスクがあれば…

  • 何よりも、優先して、人に依頼する!
  • 今すぐにあなたの手から放す!

なぜなら、あなたが抱える時間が長いほど…

相手の時間が減るから

しかるべき相手に、依頼さえ終わらせれば…

あとは勝手に進む!

【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。

【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。

メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】

メンバーが増えると、さすがに「あなた個人のタスク」のように…

メールや手帳で一元管理することができなくなる

Excelでもツールでもなんでもいいけど…

  • 管理表、管理シートを作る必要がある
  • メンバーに更新させる必要がある

注意すべきことをいくつか解説します!

中堅会社員
中堅会社員

待ってました!

それが知りたい!

若手会社員
若手会社員

メンバー視点で聞きます!

あと、将来リーダーになった時に備えて!

タスク管理シートは極限までシンプルに

まず、この3点を解説します。

  • ①タスク管理シートに最低限必要なもの
  • ②タスク管理シートの運用の注意点
  • ③タスク管理シートに要らないもの

タスク管理シートに最低限必要なもの

管理シートを作る時間、更新する時間…

タスクは1ミリも進んでいない

この事実は「あなたのタスク管理」「優先順位付け」と同じ。

だから、管理する情報は…

極限までシンプルにすべき!

管理シートに最低限、必要なこと…

  • ①タスク名
  • ②タスクの状況分類:「未着手」/「着手」/「完了」
  • ③完了基準、あるいは成果物名称
  • ④担当者の氏名:部署名や会社名はだめ
  • ⑤期限を「月日+曜日」で明記

最低限、これくらいあれば十分。

<タスク管理シートの事例>

タスク名状況完了基準/成果物担当期限
1A社への見積り書送付未着手正式見積書渡辺剛史10/23
(金)
2B社へのクレームヒアリング着手クレーム報告書兼改善書山田花子10/30
(金)
3新サービスCの広告審査部門へ審査依頼完了審査資料提出鈴木一郎10/21
(水)

仕事やプロジェクトの特性に応じて…

必要な管理項目を追加しよう!

タスク管理表の運用の注意点

再度、これだけは肝に銘じてほしい!

  • 記載する項目が多いほど、メンバーの負担になる
  • 記載する項目が多いと、記載しない人が増える
  • タスク管理シートは、仕事の成果物ではない

重要になるのがタスクの分割の仕方…

細かすぎてもダメ!
荒すぎてもダメ!

1日で終わるタスクを…

5つに分解しても意味がない

行が無駄に増えて…

記載・管理が面倒になるだけ

逆に、1か月もかかるタスクを1つに纏めると…

進捗度が分からない

こうなると、取り返しがつかない…

1か月後に実は全然進んでいなかった

3日ずつくらいに分割すべき

なるべく全部のタスクが、同じくらいの期間…

1日~3日くらいになるように分割しよう!

タスク管理表に要らないもの

  • 複雑な階層化
  • 詳しい状況
  • 時系列の状況
  • ビジュアル化
  • チャート化
  • カレンダー化

タスクは、終わればそれでいい。

本当に大規模なプロジェクトで…

緻密な管理が必要な時だけやればいい。

わたしもやったことがある。

無駄に終わった

とにかく、タスクが進むわけでもなんでもない。

こんなマイナスしかない…

  • 管理表が壊れる
  • 見にくくなる
  • 誰も更新しなくなる

タスク管理シートの確認・更新サイクル

最低1日に1回

それなら、最大の遅延幅が…

1日に留められる

1週間に1回にすると…

最大で、1週間の遅延になってしまう

1週間の遅延はリカバリーできないので…

期限の見直しが必要になる

逆に、1日1回をルール化しなくてもいい。

真の目的と、理想は、メンバーに…

管理シートを活用した自己管理が根付くこと

そうなれば、毎朝確認するはず。

1つのタスクが終わったら、更新するはず。

別に毎日集まって会議をやる必要ない。

でも、やった方が…

  • メンバーが資料をちゃんと更新する
  • 会議で詳しい状況を聞ける

でも、気を付けること…

  • 参加メンバーを厳選する
  • 短時間で終わらす。20分以内
  • 全タスク問題なければ一瞬で終わらす、あるいは休会にする

リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと

  • 自分にできるかできないか
  • 期限を守れない時にどうなるか

自分にできるかできないか

要するに、最悪の場合…

「他人のタスク」から
「あなた個人のタスク」に変えれるか

これを意識しておく必要がある。

最悪、あなた個人で、できるタスクは…

遅れが出た時に引き取れる

管理職であれば休日出社してやればいい。

わたしも、よくそうした。。

中堅会社員
中堅会社員

で、ですよね・・・!

逆に、専門性が必要とさせるタスクで…

あなたじゃできないもの

わたしの管理職時代だと、プログラミング。

これは自分じゃどうにもならない。

その前提で管理する。

遅れが出たら…

サポートメンバーを速やかに補充

若手会社員
若手会社員

はい!

手伝います!

期限を守れない時にどうなるか

このうちのどれになるか、押さえておく…

  • 実は数日遅れたくらいじゃ何も問題ない
  • 他のタスク、次に続くタスクに影響が出る
  • お客さまに迷惑がかかる

特に2つ目と3つ目。

次のタスクに影響が出る場合…

対象のタスクを確認
最悪のシナリオを確認

お客さまに迷惑がかかる場合…

具体的にどんな迷惑がかかるか確認

そして、次の手を打つ!

タスクが期限までに終わらない時の対処法

  • 原因が「内部要因」の場合の対処法
  • 原因が「外部要因」の場合の対処法

原因は、この2つに分かれる…

  • 内部要因:人手不足、時間不足、知識不足
  • 外部要因:関連部署、お客さま、外部機関の判断待ち

内部要因の場合

担当者のスキル・能力と、タスクの内容・ボリュームが、見合っているか確認する。

必要に応じて、これらの手を打つ!

  • タスクの見直し
  • サポートメンバーの追加
  • 自分がサポートできれば一番いい

担当者は、あなたが依頼する以外の仕事を抱えている場合がある。

上司と相談して、あなたの依頼タスクに集中できる環境を作る。

若手会社員
若手会社員

よろしく!

中堅会社員
中堅会社員

了解!

おれの仕事だね!

外部要因の場合

外部要因の場合…

どうにもならない場合もある

ただし、あなたが主体になって動く必要がある…

メンバーじゃどうにもならない

関連部署の動きが遅い場合…

上司に頼んで調整してもらう

お客さまの判断待ちの場合…

催促する

いつまでに回答いただけないと、どうなるか…

きちんと説明する

そうなった時には…

責任を負えないことを納得してもらう

そして、外部機関の判断。

特に、国や、公的機関の判断待ちの場合…

本当にどうにもならない場合がある。

その時には、これを視野に入れる。

全体をリスケジュール
期限の再設定

上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点

  • 期限と守れない場合にどうなるかを明示
  • あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
  • 全てを記録に残す

上司やお客さまに依頼する場合も多い。

でもなかなかやってくれないことが多い。

若手会社員
若手会社員

上司が関連部署と調整してくれるって言ったのに、

全然やらない・・・

中堅会社員
中堅会社員

お客さまは、自分の要求は、全部「至急」で依頼してくる。

でもこちらの質問には全然回答してくれない。

期限と守れない場合にどうなるかを明示

そうですね。

その場合は、次の2つを明確に相手に伝えましょう!

  • いつまでにお願いします:具体的な日付
  • それが守られない場合にどうなるか:タスクの中断、納品日の延期

それでも、相手がやらなかった時…

あなたに責任はない!

相手の責任と割り切ろう。

あなたが先にやるべきことを必ず全てやる

絶対に言い訳されないように…

あなたが先にできることを全部やる!

  • 資料作成と送付
  • 前提条件や選択肢の提示:金額などを具体的に明示
  • 打合せや電話での説明
  • 催促のメール

【関連記事】仕事を先回りして調整する方法を、調整相手別に解説しています!

全てを記録に残す

さらに、聞いてないと言われないように…

全て記録に残しましょう!

メールや議事録などで。

上司でもお客さまでも。。

合意、納得頂いたことを、簡単にメールするだけでもいい。

中堅会社員
中堅会社員

お客さんだと…

ちょっと遠慮しちゃうなー

どうせ期限までに回答くれないこと多いし…

その上、最後は、こっちが残業と休日出社でなんとかするんだよね。

確かに!わたしもそうでした。

でも…こんなことを意識に植え付ける効果がある!

わたしが、回答期限守らなかったのに…

頑張ってくれた!
この借りはいつか返さないと!
今後は、なるべく期限を守ろう!

って。。

新たな仕事を依頼してくれる可能性もある!

まとめ:仕事のタスク管理術!

では、以上となります!

ここまで読んで頂き…

本当にありがとうございました!

本記事で解説したポイントを、関連記事と共に、振り返ります。

<仕事のタスク管理がなぜ必要か>

  • 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
  • 守れない場合、人に迷惑がかかる
  • 守るために、タスク管理が必要

<仕事のタスクの種類と注力度>

  • 「あなた個人のタスク管理」
  • 「他人のタスク管理」

→「他人のタスク管理」に注力すべき!

  • 「人にやらされるタスク」
  • 「自分で作り出すタスク」

→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む!

<あなた個人のタスク管理のコツと注意点>

  • タスク管理に使う時間は短いほどいい
  • あなた個人のタスク管理はメールが最適解
  • 優先順位付けに時間を使わない
  • 月曜日に今週必ずやることを決める
  • 最速の終わらせ方は、人に依頼すること

【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています!

【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。

【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。

【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。

【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。

<メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】>

  • タスク管理シートは極限までシンプルに
  • タスク管理シートの確認・更新サイクル
  • リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと
  • タスクが期限までに終わらない時の対処法

最後に、一番重要なことを、もう一度!

  • タスク管理には時間をかけすぎない
  • 捻出した時間でプラスアルファのタスクを生みだす

これができれば、間違いなく評価が上がります!

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