- 仕事のタスク管理がうまくいかなくて悩んでいる人へ！
- あなた個人のタスクと、チーム・他人のタスクで管理手法を使い分けよう！
仕事のタスク管理がうまくいかない。。
自分では毎日頑張っているつもり。
でも上司に「お前はタスク管理ができてない！」って怒られる・・・
なんででしょう？
チームリーダーになりました！
でもメンバーのタスク管理がうまくできない。。
みんな作業に遅れが出ている状況、、どうすればいいでしょう・・・？
こんな2人の悩みを同時に解決する記事をお届けします。
- ①仕事のタスク管理がなぜ必要か
- ②仕事のタスクの種類と管理注力度
- ③あなた個人の仕事のタスク管理のコツ
- ④チームメンバーの仕事のタスク管理のコツ
- ⑤上司やお客さまのタスク管理のコツ
わたしの会社員生活は17年でしたが、終盤の7年は、管理職で部下が10名～20名いました。
そんなわたしが、タスク管理のコツを解説します。
この記事を読めば、仕事のタスク管理がうまくいくようになる！
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！
【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。
【関連ガイド記事】管理職が果たす役割の完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！
仕事のタスク管理がなぜ必要か
- 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
- 守れない場合、人に迷惑がかかる
- 守るために、タスク管理が必要
仕事には必ず「期限」がある
「期限」がない仕事は、仕事じゃない。
だって一生やらなくてもいいから
期限がないってことは…
なんとなく、いつかはやりたい
と思っている証拠。
単なる願望であり、タスクとは言わない。
期限を明確にするのが…
タスク管理の第1の目的
上司に指示されたタスクで…
期限が明示されなければ聞くべき
でも、よく上司に「来週くらいまでによろしく」と言われて。
「くらいまで」だからまだいいのかな…
と思って、再来週になって、やってないと怒られます。。
そうですね。
「来週くらいまでによろしく」と言われた場合は…
「分かりました来週末までにやります」
と言い、自分で期限を明確にしましょう！
仕事には必ず「完了基準」がある。
タスク管理の第2の目的が…
「完了基準」を明確にすること
簡単なタスクの例であれば…
「お客さまにお礼の電話をする」
「電話した」ら完了。
次は…
「お客さまに正式見積り書を送付する」
これはちょっと面倒。
- 見積もり資料を作成しする
- 上司にチェック・押印してもらう
- 社内契約部門の審査を受ける
- 最後、お客さまに郵便で送付
いずれにせよ…
「見積もり書を郵便で送付する」
が完了基準。
期限までに完了基準を満たせない場合、人に迷惑がかかる
上の例で言うと…
「来週までに見積り書を下さい」
とお客さまに言われたのに…
送れなかった
間に合わなかった
当然、迷惑がかかる。
他社に契約を取られる。信用も失う。
さらに、お客さまから上司にクレームが入る。
- 上司にも迷惑がかかり
- あなたの評価は当然下がる
期限を守るためにタスク管理が必要
そのために、これらを実施するのが、タスク管理。
- 各タスクの「期限」と「完了基準」を明確にする
- 各タスクの実行状態を正確に把握する
上の立場になれば、常に複数のタスクを抱えることになる。
自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクを管理することになる。
当然、記憶と手帳だけでは、管理できなくなる。
はい、、限界です！
そのあたりの、メンバーのタスク管理はのちの章で、じっくりと。。
仕事のタスクの種類と注力度
＜タスクの種類①＞
- 「あなた個人のタスク管理」
- 「他人のタスク管理」
→「他人のタスク管理」に注力すべき！
＜タスクの種類②＞
- 「人にやらされるタスク」
- 「自分で作り出すタスク」
→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む！
「あなた個人のタスク」と「他人のタスク」の違い
「他人のタスク」がやっかい。。
メンバーや部下だけじゃない…
- お客さま
- 上司
- 関連部署
- 社外の問い合わせ窓口
- 役所や公的機関
依頼することになるので…
「期限」が守られる保障がない
「完了基準」が満たされる保障がない
場合によっては諦めることもある。
だから、注力すべきは…
「他人のタスク管理」
優秀な人ほど、うまくこなしている！
「人にやらされるタスク」と「自分で作り出すタスク」の違い
「人にやらされるタスク」の代表例が…
上司からの指示
お客さまからの依頼
期限を守ってやるのが、当たり前。
その上で、優秀な人が、さらにやるのが…
「自分で作り出すタスク」
- お客さまの満足度を高めるための追加提案
- 組織を強化するための改善活動
- 売上をさらに伸ばすための営業活動
他人からの依頼を確実に終わらせることで、これができる！
捻出した時間で…
組織や自分にとってのプラスアルファを産む
ひえーーー！
さすがに全くできてない…
あなた個人のタスク管理のコツと注意点
タスク管理に使う時間は短いほどいい
タスク管理ツールは色々ある。
- 専用のAPL
- Excel
- メモ帳
- 手帳
- ノート
気を付けることは…
分散するほど管理が面倒になる
- 複数のものに記録する手間がかかる
- いちいち全部確認する必要がある
- 全部を見渡せない
- 見落としが起きる
当然、あなた個人のタスク管理に使う時間は…
短かければ短いほどいい
その分…
タスクをこなす時間が増える
管理している時間は…
タスクは1ミリも進んでいない
極限まで減らすべき。
あなた個人のタスク管理はメールが最適解
- ツールは一元化すべき
- 数あるツールのうち、メールだけは使う必要がある
- だから、メールに一元化：メール＝タスク
わたしは、メールだけでタスク管理していた。
手帳も使わなかった。
極限までツールを減らして一元化しようと思った時…
唯一なくせないのがメールだったから
社内/外の連絡手段がメールだったので…
使わざるを得ない
さらに、メールの利点は…
メール＝タスクにできること
これらは、まさにTODOタスク…
- 上司からの指示メール
- 関連部署からの依頼メール
- お客さまからの依頼メール
- 部下への依頼メール
さらに…
自分に対するタスクは、自分宛にメール
家にいる時に思い付いたことを…
会社アドレスにメールすることも
イコールタスクのメールは…
「TODO」フォルダに突っ込んで管理
5件から10件のメールが、フォルダにたまっている状態。
完了したら、削除。
ITが進んでる会社で、SNSやメッセンジャーAPLを使える会社は、それで一元管理してもいい。
【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています！
優先順位付けに時間を使わない
タスク管理というと「優先順位付け」って言葉を思い浮かべる人も多い。
上司や先輩から…
口すっぱくして言われてます！
でも、優先順位を付けている時間…
タスクは、1ミリも進んでいない
例えば、こんな状況…
- タスクAと、タスクBがある
- 期限はどっちも今週末
- 今日はまだ月曜日
- どっちも1日あれば終わる
どっちから先やるか考えることに…
なんの意味もない
どっちからでもいい
それをExcelのタスク管理シートに記入して、優先度の重み付けをする人がいる。。
究極に時間の無駄・・・
本当にヤバい会社員になると、こんな勘違いをする。
タスク管理シートを成果物だと思っている
上司にメールで送ったりする
ぎくっ！！
頼むから、送ってこないでね！
タスク管理シートは使い捨ての資料
使い終わったら捨てる。
成果物でもなんでもない。
時間を使って、メンテナンスしたり、きれいにすることに…
何の意味もない！
【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。
月曜日に今週必ずやることを決める
やるべきタスクを決めるタイミングは…
理想は週1回！月曜日！
今週やるタスクを決めて…
あとはやるだけ
こんな時間は極力、減らすべき…
- タスクを決める時間
- タスクを分類する時間
- タスクを並べ替える時間
繰り返しになるけど…
やってる間、タスクが進まないから
とはいえ、週の半ばに、突発的なタスクが飛び込んでくることも多い。
だから…
朝一番で、今日のタスクを確認する
といっても、必ずしも毎日やる必要はない。
タスクが立て込んできたな、と思った時にやればいい。
時間をかけずに3分くらいで
【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。
最速の終わらせ方は、人に依頼すること
タスクは、あなたが、手放すことで…
- あとは勝手に進むものがある
- 一旦「あなた個人のタスク」から消せるものがある
- 部下に依頼
- 関連部署に依頼
- 場合によっては…上司に依頼
優先順位なんかよりも…
人に依頼できるかの見極めの方が、はるかに重要
そんなタスクがあれば…
- 何よりも、優先して、人に依頼する！
- 今すぐにあなたの手から放す！
なぜなら、あなたが抱える時間が長いほど…
相手の時間が減るから
しかるべき相手に、依頼さえ終わらせれば…
あとは勝手に進む！
【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。
【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。
メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】
メンバーが増えると、さすがに「あなた個人のタスク」のように…
メールや手帳で一元管理することができなくなる
Excelでもツールでもなんでもいいけど…
- 管理表、管理シートを作る必要がある
- メンバーに更新させる必要がある
注意すべきことをいくつか解説します！
待ってました！
それが知りたい！
メンバー視点で聞きます！
あと、将来リーダーになった時に備えて！
タスク管理シートは極限までシンプルに
まず、この3点を解説します。
- ①タスク管理シートに最低限必要なもの
- ②タスク管理シートの運用の注意点
- ③タスク管理シートに要らないもの
タスク管理シートに最低限必要なもの
管理シートを作る時間、更新する時間…
タスクは1ミリも進んでいない
この事実は「あなたのタスク管理」「優先順位付け」と同じ。
だから、管理する情報は…
極限までシンプルにすべき！
管理シートに最低限、必要なこと…
- ①タスク名
- ②タスクの状況分類：「未着手」/「着手」/「完了」
- ③完了基準、あるいは成果物名称
- ④担当者の氏名：部署名や会社名はだめ
- ⑤期限を「月日＋曜日」で明記
最低限、これくらいあれば十分。
＜タスク管理シートの事例＞
| № | タスク名 | 状況 | 完了基準/成果物 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A社への見積り書送付 | 未着手 | 正式見積書 | 渡辺剛史 | 10/23 （金） |
| 2 | B社へのクレームヒアリング | 着手 | クレーム報告書兼改善書 | 山田花子 | 10/30 （金） |
| 3 | 新サービスCの広告審査部門へ審査依頼 | 完了 | 審査資料提出 | 鈴木一郎 | 10/21 （水） |
仕事やプロジェクトの特性に応じて…
必要な管理項目を追加しよう！
タスク管理表の運用の注意点
再度、これだけは肝に銘じてほしい！
- 記載する項目が多いほど、メンバーの負担になる
- 記載する項目が多いと、記載しない人が増える
- タスク管理シートは、仕事の成果物ではない
重要になるのがタスクの分割の仕方…
細かすぎてもダメ！
荒すぎてもダメ！
1日で終わるタスクを…
5つに分解しても意味がない
行が無駄に増えて…
記載・管理が面倒になるだけ
逆に、1か月もかかるタスクを1つに纏めると…
進捗度が分からない
こうなると、取り返しがつかない…
1か月後に実は全然進んでいなかった
3日ずつくらいに分割すべき
なるべく全部のタスクが、同じくらいの期間…
1日～3日くらいになるように分割しよう！
タスク管理表に要らないもの
- 複雑な階層化
- 詳しい状況
- 時系列の状況
- ビジュアル化
- チャート化
- カレンダー化
タスクは、終わればそれでいい。
本当に大規模なプロジェクトで…
緻密な管理が必要な時だけやればいい。
わたしもやったことがある。
無駄に終わった
とにかく、タスクが進むわけでもなんでもない。
こんなマイナスしかない…
- 管理表が壊れる
- 見にくくなる
- 誰も更新しなくなる
タスク管理シートの確認・更新サイクル
最低1日に1回
それなら、最大の遅延幅が…
1日に留められる
1週間に1回にすると…
最大で、1週間の遅延になってしまう
1週間の遅延はリカバリーできないので…
期限の見直しが必要になる
逆に、1日1回をルール化しなくてもいい。
真の目的と、理想は、メンバーに…
管理シートを活用した自己管理が根付くこと
そうなれば、毎朝確認するはず。
1つのタスクが終わったら、更新するはず。
別に毎日集まって会議をやる必要ない。
でも、やった方が…
- メンバーが資料をちゃんと更新する
- 会議で詳しい状況を聞ける
でも、気を付けること…
- 参加メンバーを厳選する
- 短時間で終わらす。20分以内
- 全タスク問題なければ一瞬で終わらす、あるいは休会にする
リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと
- 自分にできるかできないか
- 期限を守れない時にどうなるか
自分にできるかできないか
要するに、最悪の場合…
「他人のタスク」から
「あなた個人のタスク」に変えれるか
これを意識しておく必要がある。
最悪、あなた個人で、できるタスクは…
遅れが出た時に引き取れる
管理職であれば休日出社してやればいい。
わたしも、よくそうした。。
で、ですよね・・・！
逆に、専門性が必要とさせるタスクで…
あなたじゃできないもの
わたしの管理職時代だと、プログラミング。
これは自分じゃどうにもならない。
その前提で管理する。
遅れが出たら…
サポートメンバーを速やかに補充
はい！
手伝います！
期限を守れない時にどうなるか
このうちのどれになるか、押さえておく…
- 実は数日遅れたくらいじゃ何も問題ない
- 他のタスク、次に続くタスクに影響が出る
- お客さまに迷惑がかかる
特に2つ目と3つ目。
次のタスクに影響が出る場合…
対象のタスクを確認
最悪のシナリオを確認
お客さまに迷惑がかかる場合…
具体的にどんな迷惑がかかるか確認
そして、次の手を打つ！
タスクが期限までに終わらない時の対処法
- 原因が「内部要因」の場合の対処法
- 原因が「外部要因」の場合の対処法
原因は、この2つに分かれる…
- 内部要因：人手不足、時間不足、知識不足
- 外部要因：関連部署、お客さま、外部機関の判断待ち
内部要因の場合
担当者のスキル・能力と、タスクの内容・ボリュームが、見合っているか確認する。
必要に応じて、これらの手を打つ！
- タスクの見直し
- サポートメンバーの追加
- 自分がサポートできれば一番いい
担当者は、あなたが依頼する以外の仕事を抱えている場合がある。
上司と相談して、あなたの依頼タスクに集中できる環境を作る。
よろしく！
了解！
おれの仕事だね！
外部要因の場合
外部要因の場合…
どうにもならない場合もある
ただし、あなたが主体になって動く必要がある…
メンバーじゃどうにもならない
関連部署の動きが遅い場合…
上司に頼んで調整してもらう
お客さまの判断待ちの場合…
催促する
いつまでに回答いただけないと、どうなるか…
きちんと説明する
そうなった時には…
責任を負えないことを納得してもらう
そして、外部機関の判断。
特に、国や、公的機関の判断待ちの場合…
本当にどうにもならない場合がある。
その時には、これを視野に入れる。
全体をリスケジュール
期限の再設定
上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点
- 期限と守れない場合にどうなるかを明示
- あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
- 全てを記録に残す
上司やお客さまに依頼する場合も多い。
でもなかなかやってくれないことが多い。
上司が関連部署と調整してくれるって言ったのに、
全然やらない・・・
お客さまは、自分の要求は、全部「至急」で依頼してくる。
でもこちらの質問には全然回答してくれない。
期限と守れない場合にどうなるかを明示
そうですね。
その場合は、次の2つを明確に相手に伝えましょう！
- いつまでにお願いします：具体的な日付
- それが守られない場合にどうなるか：タスクの中断、納品日の延期
それでも、相手がやらなかった時…
あなたに責任はない！
相手の責任と割り切ろう。
あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
絶対に言い訳されないように…
あなたが先にできることを全部やる！
- 資料作成と送付
- 前提条件や選択肢の提示：金額などを具体的に明示
- 打合せや電話での説明
- 催促のメール
【関連記事】仕事を先回りして調整する方法を、調整相手別に解説しています！
全てを記録に残す
さらに、聞いてないと言われないように…
全て記録に残しましょう！
メールや議事録などで。
上司でもお客さまでも。。
合意、納得頂いたことを、簡単にメールするだけでもいい。
お客さんだと…
ちょっと遠慮しちゃうなー
どうせ期限までに回答くれないこと多いし…
その上、最後は、こっちが残業と休日出社でなんとかするんだよね。
確かに！わたしもそうでした。
でも…こんなことを意識に植え付ける効果がある！
わたしが、回答期限守らなかったのに…
頑張ってくれた！
この借りはいつか返さないと！
今後は、なるべく期限を守ろう！
って。。
新たな仕事を依頼してくれる可能性もある！
まとめ：仕事のタスク管理術！
では、以上となります！
ここまで読んで頂き…
本当にありがとうございました！
本記事で解説したポイントを、関連記事と共に、振り返ります。
＜仕事のタスク管理がなぜ必要か＞
- 仕事には必ず「期限」と「完了基準」がある
- 守れない場合、人に迷惑がかかる
- 守るために、タスク管理が必要
＜仕事のタスクの種類と注力度＞
- 「あなた個人のタスク管理」
- 「他人のタスク管理」
→「他人のタスク管理」に注力すべき！
- 「人にやらされるタスク」
- 「自分で作り出すタスク」
→「自分で作り出すタスク」が付加価値を生む！
＜あなた個人のタスク管理のコツと注意点＞
- タスク管理に使う時間は短いほどいい
- あなた個人のタスク管理はメールが最適解
- 優先順位付けに時間を使わない
- 月曜日に今週必ずやることを決める
- 最速の終わらせ方は、人に依頼すること
【関連記事】仕事を効率的にこなすための、メール活用術を解説しています！
【関連記事】仕事の優先順位付けの考え方や手法を解説しています。
【関連記事】毎週、毎日のタスクを確実に終わらせて、定時退社するためのコツを解説しています。
【関連記事】時にはメンバーを成長させるために、仕事の丸投げも必要です。
【関連記事】時にはプライドを捨てて、人に頼ることも必要です。
＜メンバーのタスク管理のコツと注意点【管理シート活用法】＞
- タスク管理シートは極限までシンプルに
- タスク管理シートの確認・更新サイクル
- リーダーが自分の頭の中で把握しておくこと
- タスクが期限までに終わらない時の対処法
＜上司やお客さまのタスク管理のコツと注意点＞
- 期限と守れない場合にどうなるかを明示
- あなたが先にやるべきことを必ず全てやる
- 全てを記録に残す
【関連記事】仕事を先回りして調整する方法を、調整相手別に解説しています！
最後に、一番重要なことを、もう一度！
- タスク管理には時間をかけすぎない
- 捻出した時間でプラスアルファのタスクを生みだす
これができれば、間違いなく評価が上がります！
【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドです。
【↑↑上記ガイド記事の掲載記事一覧↓↓】
– END –
コメント欄