仕事の優先順位付け!仕事の分類法と優先順位の高い仕事ベスト5!

仕事の優先順位付け!仕事の分類法と優先順位の高い仕事ベスト5! 会社員
こんな人へ!

仕事の優先順位付けに悩んでいる人へ!

会社員
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仕事って何からやればいいんだろう。。優先順位が分からないよ…

こんにちは!たけしです。
今回はこんな悩みを解消します。

ただ、仕事の優先順位を付ける前に理解しないといけないことが。。

その上で、優先順位を付ける時の注意点。優先順位を上げてこなすべき仕事ベスト5を解説します。

この記事を読めば、的確に仕事を選択できるようになる!限られた時間で、最大の成果を発揮できるようになる!

仕事の優先順位を付ける前に…

優先順位を付ける前に、仕事には分類があることを理解すべき。仕事の「属性」と言ってもいいかも。

ただし、これを、優先順位の管理表、一覧表で逐一管理すべきじゃない。そんなことしてたら日が暮れる。読んで意識するだけでOK!

仕事を分類する時の4つの尺度

  • 「重要度」
  • 「緊急度」
  • 「難易度」
  • 「効果」

最も優先度が高い仕事は、これを全て満たす!

  • 「重要度」:高
  • 「緊急度」:高
  • 「難易度」:低
  • 「効果」:高

1つずつ解説する。

「重要度」が高い仕事

その仕事をやらないと大きな問題に発展しかねない仕事。法やルールで定められている仕事。

<重要度が高い仕事の例>

  • お客さまへの商品・サービスの納品
  • 社内ルールに基づく検品チェック、結果提出
  • 上司への売上げ結果報告

「緊急度」が高い仕事

すぐにやらないと問題になる仕事。本日中、明日中。

<緊急度が高い仕事の例>

  • お客さまへのクレーム対応、お詫び対応
  • 上司からの至急のレポート提出依
  • 関連部署への本日期限の申請書提出

「難易度」が高い仕事

調査、思考、議論、成果物の作り込みが必要な仕事。自分1人ではできないこともある。

<難易度が高い仕事の例>

  • ライバル企業の分析・調査レポートの作成
  • 新サービスの企画立案、上司や関連部署への提案
  • お客さまへのサービス提案レポートの作成、提案

「効果」が高い仕事

対お客さまだと、売上、収益、が大きく見込める仕事。社内においては、多くの社員、多くの時間を削減できる、効率化が見込める仕事。

<効果が高い仕事の例>

  • お客さまへの大口成約、長期契約の提案
  • 社内、組織内で大きな無駄にがあるルールの廃止、改善

一般的な仕事の優先順位の付け方。

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

より重要で緊急性の高いものから先にやる!

上から順に優先順位を高くすべき。

  1. 「重要度」:高、「緊急度」:高
  2. 「重要度」:高、「緊急度」:低
  3. 「重要度」:低、「緊急度」:高
  4. 「重要度」:低、「緊急度」:低

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

より簡単で効果が高いものから先にやる!

上から順に優先順位を高くすべき。

  1. 「難易度」:低、「効果」:高
  2. 「難易度」:高、「効果」:高
  3. 「難易度」:低、「効果」:低
  4. 「難易度」:高、「効果」:低

仕事の依頼元と提供先で分類

大きくこの5種類に分かれる。

  • 直属の上司
  • 上司よりさらにに上の人
  • お客さま
  • 関連部署
  • 部下、メンバー

この場合、誰からの依頼を優先すべきか。明確な答えはない。前に説明した4つの尺度で見極める必要がある。

その時に、尺度が高くなるのは、「お客さま」と「上司よりさらに上の人」。「重要度」、「緊急度」、「効果」が高い傾向にある。

ただし、事前準備の「難易度」が上がることも。資料の準備、説明時間の調整が必要な場合がある。

電話一本で済む場合、すぐに伺って説明できる場合は、優先度を引き上げて対応しよう。

かと言って、他の人からの依頼は、何も考えず優先度を下げていいわけじゃない。その裏にいる人に注意しよう。

  • 「直属の上司」からの依頼は、「さらに上の役員」からの依頼に基づいていることも
  • 「部下」からの依頼は、「お客さま」からの依頼に基づいていることも
  • 「関連部署」からの指示は、「会社のルール」に基づいていることも

仕事の成果の種類

仕事の成果の種類には色々ある。

  • サービス・商品
  • 電話
  • メール
  • 打合せ
  • 資料
  • 事務作業 など・・・

成果の種類によって、「難易度」や「効果」が変わる。優先順位付けの判断基準とすべき。

ただし、注意が必要なのは、成果の種類は自分で選べる場合もあるということ。

例えば、資料をしっかり作るのはではなく、メールだけで済ます。この場合、「効果」は少し下がるかもしれないけど、「難易度」も低くなる。

逆に、社内ルールで提出する「資料」の書式が決まっている。やたらとめんどくさい。時間がかかる。

この場合、「難易度」を自分で変えることはできない。期限が決まってる場合、早めに着手する必要がある。

仕事の分割

仕事は2,3日で終わる単位に分割しないと進まない。

1週間以上かかるタスクが、毎週ズルズルと消化できない人。非常に多い。

これは分割しないとダメ。今週入るサイズに。さらにできれば当日入るサイズに。長くても3日以内で、プロセスを分割する。

例えば、「部長への企画説明」って仕事がある。このように分割する。

  1. 企画書のドラフト版の作成
  2. 課長への説明1回目
  3. 企画書の自分の中での完成
  4. 課長への説明2回目
  5. 課長の指摘を反映
  6. 部長への説明

まず、2つ目までを、優先順位を高めてやる。その後のことはそれからいい。変わる可能性が高い。企画がボツになることも多い。

仕事の優先順位を考える時間は無駄…

まずは、この事実を知ることが一番大事。優先順位を付けている間、仕事は一切進んでいない。

仕事の優先順位付けは、次にやる仕事を決めているだけ。仕事ではない。なのでなるべくその時間は短くする。

例えば、仕事A、仕事B。どっちも半日あれば終わる簡単な仕事。本日やるのはこの2つしかない。「難易度」も「緊急度」も低い。

どっちから先やろうが、全く関係ない。今日帰るまでに2とも終われば今日1日の成果は一緒。

先ほど説明した、「重要度」「効果」で、どちらかが上回るなら。そっちを先やってもいい。でも考える時間は10秒以内で…

優先順位が高い仕事ベスト5

  1. 人に振る仕事、人を動かす仕事
  2. 上司よりさらに上が求める仕事
  3. 期限が明確に定められない仕事
  4. マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
  5. すぐに終わる仕事

順番に解説。

人に振る仕事、人を動かす仕事

遅くなればなるほど多くの時間が失われるから

例えば、部下への仕事の依頼と説明。さらに相手が多ければ多いほど。上司がそれをやるのに3日間、もたついたとする。

4人の部下が、3日間を無駄にすることになりかねない。開始も3日遅れる。「効果」とは逆の意味で、損失が大きすぎる。

これは、関連部署への申請や、お客さまへの提案書の送付などでもそう。時間をかける人はこだわりすぎる傾向にある。資料をきっちり作る、丁寧で長いメールを書く。

それより何より、早くやることが重要。優先順位が高い!

上司よりさらに上の人が求める仕事

組織・会社全体の意思決定につながるから

例えば本部長からの指示。これは、本部全体の判断につながる可能性がある。役員や社長に報告されることも。

会社のルールが変わるかも。各部、数百人の業務の効率化につながる。

会社全体に情報が共有されるかも。各部で、その情報を参考にしたビジネス企画が生まれるかも。支援の申し出があるかも。

わたしは管理職だった。課長的ポジション。それでも、本部長クラスからの指示は「効果」が読めない。

読めないものは考えてもしょうがないので、可能性にかけて早くやるべき。優先順位が高い!

期限が明確に定められない仕事

突然期限が訪れるから
そしてその時、信用と大きなビジネスチャンスを失うから

これは勘違いする人が多い。お客さんにこんなことを言われたとする。

「いつでもいいから、こんな提案してくれないかな」

この時に、期限がないと勘違いする人がいる。タスク化もしなければ、優先順位も高めない。

こんな仕事は、期限がないわけじゃない。お客さんが突然、もういいや。他社に頼もう。ふとこう思った時が期限。

これも読めない。。だからなるべく早くやる。裏ではライバルが動いているかもしれない。優先順位は高い!

マイナスを取り戻す仕事、悪い報告

他の仕事に影響が及ぶかもしれないから
プラスアルファの仕事がいつまでたってもできないから

悪い報告。お客さまへのクレーム対応。トラブル報告書の提出。こんな仕事は早く片付ける。

部長に悪い報告をすることで、新たなルールができることがある。チェック体制の追加など。他の仕事の難易度が高まる。

お客さまへのクレーム対応。場合によっては、契約内容の変更を依頼されることもある。タスクが増える。。

じゃあ、やらない方が…いや!いつか絶対やらないといけない。だから早くやる。

いつまでたっても、「効果」が高いプラスアルファの仕事ができない。優先順位が高い!

すぐに終わる仕事

終わらせちゃえば管理しなくてよくなるから
考えなくてよくなる、楽になるから

これは正直、人間の心理状態とも関係する。ごちゃごちゃ優先順位を考える。悩む場合には、「難易度」が低い仕事を片っ端からやつける。

どうせいつかやるんだから。片付けることで未来の自分の時間を生み出している。

結果的にもちろん仕事が減る。楽な気持ちで冷静に全体が見渡せる。ようやくその時に、じっくり腰を据えて取り組むべき仕事を選べばいい。

そう、、「難易度」は高いけど「効果」もすごく高い仕事。これをやり始めてから、すぐに終わる仕事に邪魔をされるは、すごく苦痛。

すぐに終わる仕事は、優先度が高い!というよりも、迷ったら何も考えず終わらせよう!

仕事の優先順位を決めるタイミング

決めるのは月曜日、見直すのは朝だけ

繰り返しになるけど、優先順位を決める時間は、仕事は進んでいない。であれば、なるべく短時間でびしっと決めた方がいい。

と言っても、本記事の読者は、突発的に仕事が入ってくる。多くの仕事を抱えている。だからうまく優先順位を付けたいという人が多いはず。

基本的には、週単位、月曜に今週やる全てのことを決める。少し余裕を持たせて。そして毎朝見直す。この時、突発的なタスクもなく、予定通りであれば一瞬で終わり。

突然、やることが増えた場合は、優先順位を見極めて、当日タスクに追加する。当日じゃなくていい場合は、ストックする。また明日判断する。

これをやる時に注意が必要なのは、日中に発生する突発的なタスクの扱い。絶対当日中のタスクでない場合は、翌日に持ち越す。余裕がある時で、一瞬で終わる時はすぐやればいい。

無理やり当日中に終わらすことで、今日やるべきことに影響が出ないようにする。当日は、月曜に決めたこと、朝決めたことに集中する!

では、以上となります。

限られた時間で、最大のパフォーマンスを!

– END –

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