仕事の優先順位の付け方！【仕事の分類法と優先順位の高いベスト5】

こんな人へ！

仕事の優先順位の付け方に悩んでいる人へ！

会社員

仕事って何からやればいいんだろう。。

優先順位が分からないよ…

わたしは、会社員歴17年、終盤は課長まで経験しました。

試行錯誤した上、たどり着いた結論は…

意外とシンプルでした

ではあるんですが、記事前半は…

一般的で、ちょっと堅苦しい仕事の分類法を解説します。

でも、ざっと一読してもらえれば…

基本的な考え方として根付くはず

それを踏まえて、記事後半で…

わたしの経験にもとづく、超実践的な事例を解説します。

この記事を読んで頂ければ…

いますべき仕事を正しく選択できるようになる！
限られた時間で、最大の成果を発揮できるようになる！

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Contents

仕事の優先順位の付け方【仕事の分類・分割法】
仕事の優先順位を付ける時間は無駄…
優先順位が高い仕事ベスト5
仕事の優先順位を決めるタイミング
まとめ：仕事の優先順位の付け方

仕事の優先順位の付け方【仕事の分類・分割法】

仕事の優先順位は…

分類・分割しないと付けられない

①仕事を4つの「度合」で分類
②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け
③仕事を「依頼元」と「提供先」で分類
④仕事を「成果の種類」で分類
⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

で、、のちほど説明しますが、

これらを、優先順位の管理シート、一覧表で…

綿密に管理すべきじゃない

会社員

なんで？？優先順位付けって…

管理シート使うでしょ。。

しっかり時間をかけて考えないと、、

大事じゃない仕事からやることになるよ？

そんなことしてたら日が暮れる。

管理シート作っている間は…

仕事は全く進んでいない

優先順位の付け方の、基本的な考え方として…

意識するだけでOK！

適格に素早く判断して…

仕事を始めることが一番大切

①仕事を4つの度合で分類

「重要度」
「緊急度」
「難易度」
「効果」

最も優先度が高い仕事は、これを全て満たす！

「重要度」：高
「緊急度」：高
「難易度」：低
「効果」：高

1つずつ解説する。

「重要度」が高い仕事

やらないと大きな問題に発展する仕事。

法やルールで定められている仕事

＜重要度が高い仕事の例＞

お客さまへの商品・サービスの納品
社内ルールに基づく検品チェック、結果提出
上司への売上げ結果報告

「緊急度」が高い仕事

すぐにやらないと問題になる仕事。

本日中、明日中！

＜緊急度が高い仕事の例＞

お客さまへのクレーム対応、お詫び対応
上司からの至急のレポート提出指示
関連部署への本日期限の申請書提出

「難易度」が高い仕事

調査、議論、成果物の作り込みが必要な仕事。

あなた１人ではできないこともある

＜難易度が高い仕事の例＞

ライバル企業の分析・調査レポートの作成
新サービスの企画立案、上司や関連部署への提案
お客さまへのサービス提案レポートの作成、提案

「効果」が高い仕事

対お客さまだと…

売上、収益、が大きく見込める仕事

対社内だと…

多くの時間を削減できる、効率化が見込める仕事

＜効果が高い仕事の例＞

お客さまへの大口成約、長期契約の提案
社内、組織内で大きな無駄にがあるルールの廃止、改善

②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け

会社員

でも、、4つも度合があると難しいよ…

こんな仕事が1つずつ発生したらどうしようかね？？

「重要度」：高
「緊急度」：高
「難易度」：低
「効果」：高

そんな時には、もう1つずつ「度合」を追加して判断しよう。

つまり、2つの「度合」の組み合わせで決めよう！

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

より重要で緊急性の高いものから先にやる！

上から順に優先順位を高くすべき。

「重要度」：高、「緊急度」：高
「重要度」：高、「緊急度」：低
「重要度」：低、「緊急度」：高
「重要度」：低、「緊急度」：低

先ほどの事例をミックスすると…

本日期限のお客さまへの見積り書送付
本日期限の本部長への経緯書説明

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

より簡単で効果が高いものから先にやる！

上から順に優先順位を高くすべき。

「難易度」：低、「効果」：高
「難易度」：高、「効果」：高
「難易度」：低、「効果」：低
「難易度」：高、「効果」：低

先ほどの事例をミックスすると…

社員全員が1日1時間無駄に使っているルールの廃止
今日中にパンフレットをくれれば購入する意向が高い、お客さまへの資料送付

③仕事の「依頼元」と「提供先」で分類

大きくこの5種類に分かれる。

直属の上司
上司よりさらにに上の人
お客さま
関連部署
部下、メンバー

会社員

で、、誰からの依頼、誰への仕事を優先すべきなの？

明確な答えはない。

前に説明した4つの「度合」で見極める必要がある。

必然的に、優先度が高くなる相手は…

「お客さま」と「上司よりさらに上の人」

これらの「度合」が全て高くなる傾向がある。

「重要度」
「緊急度」
「効果」

ただし、事前準備の「難易度」が上がることも。

会社員

確かに！本部長説明なんて…

資料準備
部課長への事前説明
本部長のアポ取り

色々面倒だよね。。

難易度が高い場合には、段取りを考えてから着手しよう。

でも、難易度が低い、こんな場合…

電話一本で済む場合
すぐに伺って説明できる場合

優先度を引き上げて対応しよう

会社員

お客さまとお偉いさん以外への仕事は…

とりあえず後回しでOK？？

いや、、何も考えずに…

優先順位を下げていいわけじゃない

その裏にいる人に注意しよう。

「直属の上司」からの依頼は、「さらに上の役員」からの依頼に基づいていることも
「部下」からの依頼は、「お客さま」からの依頼に基づいていることも
「関連部署」からの指示は、「会社のルール」に基づいていることも

④仕事を「成果の種類」で分類

仕事の成果の種類には、色々ある。

サービス・商品
電話
メール
打合せ
資料
事務作業　など・・・

成果の種類によって「難易度」や「効果」が変わる。

優先順位付けの判断基準とすべき。

注意すべきは、成果の種類は…

あなた自身で、選べる場合こともある

例えば、資料を作って打ち合わせで説明、ではなく、メールで済ます。

「効果」は下がる：メール見ない人もいる

「難易度」も下がる：簡単、その日にできる

逆に、社内ルールで提出する「資料」の書式が決まっている。

やたらとめんどくさい
時間がかかる

としても、「成果の種類」と「難易度」を…

あなたが変えることはできない

期限が決まってる場合、早めに着手する必要がある。

⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

仕事は、2,3日で終わる単位に分割しないと進まない。

こんな人が、非常に多い…

1週間以上かかるタスクが、毎週ズルズルと消化できない

今週中に終わらないタスクを…

月曜からやる気しないですよね

気づくと週の後半、そして諦める。。

これは分割しないとダメ！

最低限、今週入るサイズに
長くても、3日以内に
できれば、当日入るサイズに

例えば「部長への企画説明」って仕事…

このように分割！

企画書のたたき台作成【3日】
課長への説明1回目【1日】
指摘反映、企画書のドラフト完成【1日】
課長への説明2回目【1日】
指摘反映【1日】
部長への説明【1日】

まず、2つ目までを…

優先順位を高めて、今週中にやる

その後のことはそれからいい。

変わる可能性が高い…

企画がボツになることも多い

仕事の優先順位を付ける時間は無駄…

会社員

おいおい！！！

ちょっと待ってよ…

これまでの内容はなんだったんだよ。。

優先順位の付け方を解説する記事でしょ！！！

ここで、原点に立ち返ると、この記事の目的は…

適切で正しい優先順位の付け方を知る
そして、なるべく時間をかけない
それによって、本業の仕事を最大限増やす

まず、この事実を知ることが一番大事！

優先順位を付けている間…

本業の仕事は一切進んでいない

仕事の優先順位付けは、次にやる仕事を決めているだけ。

仕事ではない

だから、なるべくその時間は短くする。

例えば、仕事A、仕事B。

どっちも、半日あれば終わる簡単な仕事。

本日やる仕事は、この2つだけ。

「難易度」も「緊急度」も低い。

どっちから先やろうが、全く関係ない！

今日帰るまでに、2つとも終われば…

今日1日の成果は同じ

先ほど説明した「重要度」「効果」で、どちらかが上回るなら。

そっちを先やってもいい。

もしかすると午後に…

突発タスクが、割り込んでくるかもしれないから

でも考える時間は、10秒以内で…

優先順位が高い仕事ベスト5

わたしの経験にもとづいたランキングを発表！

№1：人に振る仕事、人を動かす仕事
№2：上司よりさらに上が求める仕事
№3：期限が明確に定められない仕事
№4：マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
№5：すぐに終わる仕事

順番に解説します。

№1：人に振る仕事、人を動かす仕事

遅くなればなるほど、他人の時間が失われるから
他人が複数いる場合、より多くの時間が失われる

例えば、あなたが上司だとします。

4人の部下への仕事の依頼と説明。

3日間、もたつく…

4人の部下が、3日間を無駄にする
開始も3日遅れる

「効果」とは逆の意味で…

損失が大きすぎる

依頼相手が増えるほど…

損失が掛け算で増大する

こんなことに遠慮するのは無意味…

あとから質問があるんじゃないかな
相手から丸投げだって思われないかな

相手からすると、依頼された瞬間に…

期限が迫っている方が迷惑

相手は部下ではなくて、こんな人達でも同じ…

関連部署への申請：あなたが遅れれば審査する時間が減る
お客さまへの提案書の送付：あなたが遅れれば検討する時間が減る

こんな時間は、ない！

資料をきっちり作る
丁寧で長いメールを書く

それより何より、早くやることが重要。

とにかく質よりスピード！

【関連記事】仕事は質よりスピードが大切であることを解説しています！

【関連記事】依頼が遅れるよりは、丸投げになった方が全然マシ！むしろ相手のやる気が増すことの方が多い！

№2：上司よりさらに上の人が求める仕事

組織・会社全体の意思決定につながるから
遅れると大きな損失、大きな利益を逃すことにつながる

例えば本部長からの指示…

本部全体の判断につながる

役員や社長に報告されて、こんなことにつながることが…

会社のルールが変わる
各部、数百人の業務の効率化につながる
会社全体に情報が共有される
各部で、それを参考にしたビジネス企画が生まれる

わたしは課長的ポジションだった。

それでも、本部長クラスからの指示は…

「効果」が読めなかった

ぶっちゃけ、、相手がただ知りたいだけの場合もある。

でも、読めないものは考えてもしょうがないので…

可能性にかけて早くやるべき

№3：期限が明確に定められない仕事

突然期限が訪れるから
その時、信用と大きなビジネスチャンスを失うから

これは勘違いする人が多い。

お客さんにこんなことを言われたとする。

お客さま

昔、おたくで買った商品、もう古いから、最近調子悪くて…

いつでもいいから、新商品を提案してくれないかな

このケースで…

期限がないと勘違いする人がいる

タスク化もしない
優先順位も高めない

この仕事は、期限がないわけじゃない。

お客さまが突然、こう思った時が期限！

お客さま

依頼して1週間もたったのに…

パンフレットも送ってくれない。

もういいや…

他社に頼もう！

これがいつくるかも読めない…

だからなるべく早くやる！

裏ではライバルが動いているかもしれない。

№4：マイナスを取り戻す仕事、悪い報告

他の仕事に影響が及ぶかもしれないから
プラスを産む仕事ができないから

こんな仕事は早く片付ける…

悪い報告
お客さまへのクレーム対応
トラブル報告書の提出

部長に悪い報告をすることで、新たなルールができることがある。

チェック体制の追加など。

これによって、他のメンバーの同じような仕事で…

同じ失敗がなくなる

もちろん、部内の仕事の…

「難易度」を高める影響もある

会社員

じゃあ、やらない方がいいんじゃない！

やらないとまでは、いかないにしても…

なるべく先伸ばししようよ！！

いや！いつか絶対やらないといけない。

だから早くやる

いつまでたっても…

「効果」が高い仕事
プラスを産み出す仕事ができない

№5：すぐに終わる仕事

終わらせちゃえば管理しなくてよくなるから
考えなくてよくなる、楽になるから

これは正直、人間の心理状態とも関係する。

ごちゃごちゃ優先順位を考えて、悩む場合…

「難易度」が低い仕事を片っ端からやっつける

だって、どうせいつかやるんだから！

片付けることで…

楽な気持ちで冷静に全体が見渡せる

その時、じっくり腰を据えて取り組むべき仕事を選べばいい。

こんな仕事に挑む！

「難易度」は高いけど「効果」もすごく高い仕事

逆に、これをやり始めてから…

すぐ終わる仕事に邪魔をされる

これが、すごく苦痛。

すぐに終わる仕事なんて、迷う時間も無駄…

何も考えず終わらせよう！

仕事の優先順位を決めるタイミング

決めるのは月曜日
見直すのは朝だけ

繰り返しになるけど、優先順位を決める時間は…

仕事は進んでいない

であれば、なるべく短時間でびしっと決めた方がいい。

と言っても、あなたは、こんな状態にあるはず…

突発的に仕事が入ってくる
多くの仕事を抱えている
だからうまく優先順位を付けたい

基本的には、週単位で、タスクの優先順位をつけよう！

月曜に今週やる全てのことを決める

少し余裕を持たせて。

そして毎朝見直す。

毎朝見直しは、突発的なタスクもなく、予定通りであれば…

一瞬で終わらす

突然、やることが増えた場合は…

優先順位を見極めて、当日タスクに追加

当日じゃなくていい場合は…

ストックして、また明日判断する

注意が必要なのは、日中に発生する突発的なタスクの扱い。

このように、切り分けよう…

当日中の必須じゃない：翌日に持ち越す
余裕があるし、一瞬で終わる：すぐやる

無理やり当日中に終わらすことで、今日やるべきことに影響が出ないようにする。

当日は、月曜に決めたこと、朝決めたことに集中！

【関連記事】毎日、きちんと優先順位を付ければ、仕事は定時で帰れるはず！

まとめ：仕事の優先順位の付け方

では、以上となります。

最後に、まとめと振り返りをさせて下さい。

＜仕事の分類と分割＞

①仕事を4つの「度合」で分類
②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け
③仕事を「依頼元」と「提供先」で分類
④仕事を「成果の種類」で分類
⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

＜優先順位が高い仕事＞

「重要度」と「緊急度」が高い仕事！

「難易度」が低くて「効果」が高い仕事！

＜優先順位が高い仕事ベスト5＞

№1：人に振る仕事、人を動かす仕事
№2：上司よりさらに上が求める仕事
№3：期限が明確に定められない仕事
№4：マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
№5：すぐに終わる仕事