仕事の優先順位の付け方!【仕事の分類法と優先順位の高いベスト5】

仕事の優先順位付け!仕事の分類法と優先順位の高い仕事ベスト5! 仕事/会社
こんな人へ!

仕事の優先順位の付け方に悩んでいる人へ!

会社員
会社員

仕事って何からやればいいんだろう。。

優先順位が分からないよ…

こんにちは!たけしです。

今回は、こんな悩みを解消します。

わたしは、会社員歴17年、終盤は課長まで経験しました。

試行錯誤した上、たどり着いた結論は…

意外とシンプルでした

ではあるんですが、記事前半は…

一般的で、ちょっと堅苦しい仕事の分類法を解説します。

でも、ざっと一読してもらえれば…

基本的な考え方として根付くはず

それを踏まえて、記事後半で…

わたしの経験にもとづく、超実践的な事例を解説します。

この記事を読んで頂ければ…

  • いますべき仕事を正しく選択できるようになる!
  • 限られた時間で、最大の成果を発揮できるようになる!

【関連記事】仕事のタスク管理術を解説しています!セットで読めば、さらに仕事を効率的にこなせます。

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

仕事の優先順位の付け方【仕事の分類・分割法】

仕事の優先順位は…

分類・分割しないと付けられない

  • ①仕事を4つの「度合」で分類
  • ②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け
  • ③仕事を「依頼元」と「提供先」で分類
  • ④仕事を「成果の種類」で分類
  • ⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

で、、のちほど説明しますが、

これらを、優先順位の管理シート、一覧表で…

綿密に管理すべきじゃない

会社員
会社員

なんで??優先順位付けって…

管理シート使うでしょ。。

しっかり時間をかけて考えないと、、

大事じゃない仕事からやることになるよ?

そんなことしてたら日が暮れる。

管理シート作っている間は…

仕事は全く進んでいない

優先順位の付け方の、基本的な考え方として…

意識するだけでOK!

適格に素早く判断して…

仕事を始めることが一番大切

①仕事を4つの度合で分類

  • 「重要度」
  • 「緊急度」
  • 「難易度」
  • 「効果」

最も優先度が高い仕事は、これを全て満たす!

  • 「重要度」:高
  • 「緊急度」:高
  • 「難易度」:低
  • 「効果」:高

1つずつ解説する。

「重要度」が高い仕事

やらないと大きな問題に発展する仕事。

法やルールで定められている仕事

<重要度が高い仕事の例>

  • お客さまへの商品・サービスの納品
  • 社内ルールに基づく検品チェック、結果提出
  • 上司への売上げ結果報告

「緊急度」が高い仕事

すぐにやらないと問題になる仕事。

本日中、明日中!

<緊急度が高い仕事の例>

  • お客さまへのクレーム対応、お詫び対応
  • 上司からの至急のレポート提出指示
  • 関連部署への本日期限の申請書提出

「難易度」が高い仕事

調査、議論、成果物の作り込みが必要な仕事。

あなた1人ではできないこともある

<難易度が高い仕事の例>

  • ライバル企業の分析・調査レポートの作成
  • 新サービスの企画立案、上司や関連部署への提案
  • お客さまへのサービス提案レポートの作成、提案

「効果」が高い仕事

対お客さまだと…

売上、収益、が大きく見込める仕事

対社内だと…

多くの時間を削減できる、効率化が見込める仕事

<効果が高い仕事の例>

  • お客さまへの大口成約、長期契約の提案
  • 社内、組織内で大きな無駄にがあるルールの廃止、改善

②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け

会社員
会社員

でも、、4つも度合があると難しいよ…

こんな仕事が1つずつ発生したらどうしようかね??

  • 「重要度」:高
  • 「緊急度」:高
  • 「難易度」:低
  • 「効果」:高

そんな時には、もう1つずつ「度合」を追加して判断しよう。

つまり、2つの「度合」の組み合わせで決めよう!

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

より重要で緊急性の高いものから先にやる!

上から順に優先順位を高くすべき。

  1. 「重要度」:高、「緊急度」:高
  2. 「重要度」:高、「緊急度」:低
  3. 「重要度」:低、「緊急度」:高
  4. 「重要度」:低、「緊急度」:低

先ほどの事例をミックスすると…

  • 本日期限のお客さまへの見積り書送付
  • 本日期限の本部長への経緯書説明

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

より簡単で効果が高いものから先にやる!

上から順に優先順位を高くすべき。

  1. 「難易度」:低、「効果」:高
  2. 「難易度」:高、「効果」:高
  3. 「難易度」:低、「効果」:低
  4. 「難易度」:高、「効果」:低

先ほどの事例をミックスすると…

  • 社員全員が1日1時間無駄に使っているルールの廃止
  • 今日中にパンフレットをくれれば購入する意向が高い、お客さまへの資料送付

③仕事の「依頼元」と「提供先」で分類

大きくこの5種類に分かれる。

  • 直属の上司
  • 上司よりさらにに上の人
  • お客さま
  • 関連部署
  • 部下、メンバー
会社員
会社員

で、、誰からの依頼、誰への仕事を優先すべきなの?

明確な答えはない。

前に説明した4つの「度合」で見極める必要がある。

必然的に、優先度が高くなる相手は…

「お客さま」と「上司よりさらに上の人」

これらの「度合」が全て高くなる傾向がある。

  • 「重要度」
  • 「緊急度」
  • 「効果」

ただし、事前準備の「難易度」が上がることも。

会社員
会社員

確かに!本部長説明なんて…

  • 資料準備
  • 部課長への事前説明
  • 本部長のアポ取り

色々面倒だよね。。

難易度が高い場合には、段取りを考えてから着手しよう。

でも、難易度が低い、こんな場合…

  • 電話一本で済む場合
  • すぐに伺って説明できる場合

優先度を引き上げて対応しよう

会社員
会社員

お客さまとお偉いさん以外への仕事は…

とりあえず後回しでOK??

いや、、何も考えずに…

優先順位を下げていいわけじゃない

その裏にいる人に注意しよう。

  • 「直属の上司」からの依頼は、「さらに上の役員」からの依頼に基づいていることも
  • 「部下」からの依頼は、「お客さま」からの依頼に基づいていることも
  • 「関連部署」からの指示は、「会社のルール」に基づいていることも

④仕事を「成果の種類」で分類

仕事の成果の種類には、色々ある。

  • サービス・商品
  • 電話
  • メール
  • 打合せ
  • 資料
  • 事務作業 など・・・

成果の種類によって「難易度」や「効果」が変わる。

優先順位付けの判断基準とすべき。

注意すべきは、成果の種類は…

あなた自身で、選べる場合こともある

例えば、資料を作って打ち合わせで説明、ではなく、メールで済ます。

「効果」は下がる:メール見ない人もいる

「難易度」も下がる:簡単、その日にできる

逆に、社内ルールで提出する「資料」の書式が決まっている。

やたらとめんどくさい
時間がかかる

としても、「成果の種類」と「難易度」を…

あなたが変えることはできない

期限が決まってる場合、早めに着手する必要がある。

⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

仕事は、2,3日で終わる単位に分割しないと進まない。

こんな人が、非常に多い…

1週間以上かかるタスクが、毎週ズルズルと消化できない

今週中に終わらないタスクを…

月曜からやる気しないですよね

気づくと週の後半、そして諦める。。

これは分割しないとダメ!

  • 最低限、今週入るサイズに
  • 長くても、3日以内に
  • できれば、当日入るサイズに

例えば「部長への企画説明」って仕事…

このように分割!

  1. 企画書のたたき台作成【3日】
  2. 課長への説明1回目【1日】
  3. 指摘反映、企画書のドラフト完成【1日】
  4. 課長への説明2回目【1日】
  5. 指摘反映【1日】
  6. 部長への説明【1日】

まず、2つ目までを…

優先順位を高めて、今週中にやる

その後のことはそれからいい。

変わる可能性が高い…

企画がボツになることも多い

仕事の優先順位を付ける時間は無駄…

会社員
会社員

おいおい!!!

ちょっと待ってよ…

これまでの内容はなんだったんだよ。。

優先順位の付け方を解説する記事でしょ!!!

ここで、原点に立ち返ると、この記事の目的は…

  • 適切で正しい優先順位の付け方を知る
  • そして、なるべく時間をかけない
  • それによって、本業の仕事を最大限増やす

まず、この事実を知ることが一番大事!

優先順位を付けている間…

本業の仕事は一切進んでいない

仕事の優先順位付けは、次にやる仕事を決めているだけ。

仕事ではない

だから、なるべくその時間は短くする。

例えば、仕事A、仕事B。

どっちも、半日あれば終わる簡単な仕事。

本日やる仕事は、この2つだけ。

「難易度」も「緊急度」も低い。

どっちから先やろうが、全く関係ない!

今日帰るまでに、2つとも終われば…

今日1日の成果は同じ

先ほど説明した「重要度」「効果」で、どちらかが上回るなら。

そっちを先やってもいい。

もしかすると午後に…

突発タスクが、割り込んでくるかもしれないから

でも考える時間は、10秒以内で…

優先順位が高い仕事ベスト5

わたしの経験にもとづいたランキングを発表!

  • №1:人に振る仕事、人を動かす仕事
  • №2:上司よりさらに上が求める仕事
  • №3:期限が明確に定められない仕事
  • №4:マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
  • №5:すぐに終わる仕事

順番に解説します。

№1:人に振る仕事、人を動かす仕事

  • 遅くなればなるほど、他人の時間が失われるから
  • 他人が複数いる場合、より多くの時間が失われる

例えば、あなたが上司だとします。

4人の部下への仕事の依頼と説明。

3日間、もたつく…

4人の部下が、3日間を無駄にする
開始も3日遅れる

「効果」とは逆の意味で…

損失が大きすぎる

依頼相手が増えるほど…

損失が掛け算で増大する

こんなことに遠慮するのは無意味…

  • あとから質問があるんじゃないかな
  • 相手から丸投げだって思われないかな

相手からすると、依頼された瞬間に…

期限が迫っている方が迷惑

相手は部下ではなくて、こんな人達でも同じ…

  • 関連部署への申請:あなたが遅れれば審査する時間が減る
  • お客さまへの提案書の送付:あなたが遅れれば検討する時間が減る

こんな時間は、ない!

  • 資料をきっちり作る
  • 丁寧で長いメールを書く

それより何より、早くやることが重要。

とにかく質よりスピード!

【関連記事】仕事は質よりスピードが大切であることを解説しています!

【関連記事】依頼が遅れるよりは、丸投げになった方が全然マシ!むしろ相手のやる気が増すことの方が多い!

№2:上司よりさらに上の人が求める仕事

  • 組織・会社全体の意思決定につながるから
  • 遅れると大きな損失、大きな利益を逃すことにつながる

例えば本部長からの指示…

本部全体の判断につながる

役員や社長に報告されて、こんなことにつながることが…

  • 会社のルールが変わる
  • 各部、数百人の業務の効率化につながる
  • 会社全体に情報が共有される
  • 各部で、それを参考にしたビジネス企画が生まれる

わたしは課長的ポジションだった。

それでも、本部長クラスからの指示は…

「効果」が読めなかった

ぶっちゃけ、、相手がただ知りたいだけの場合もある。

でも、読めないものは考えてもしょうがないので…

可能性にかけて早くやるべき

№3:期限が明確に定められない仕事

  • 突然期限が訪れるから
  • その時、信用と大きなビジネスチャンスを失うから

これは勘違いする人が多い。

お客さんにこんなことを言われたとする。

お客さま
お客さま

昔、おたくで買った商品、もう古いから、最近調子悪くて…

いつでもいいから、新商品を提案してくれないかな

このケースで…

期限がないと勘違いする人がいる

  • タスク化もしない
  • 優先順位も高めない

この仕事は、期限がないわけじゃない。

お客さまが突然、こう思った時が期限!

お客さま
お客さま

依頼して1週間もたったのに…

パンフレットも送ってくれない。

もういいや…

他社に頼もう!

これがいつくるかも読めない…

だからなるべく早くやる!

裏ではライバルが動いているかもしれない。

№4:マイナスを取り戻す仕事、悪い報告

  • 他の仕事に影響が及ぶかもしれないから
  • プラスを産む仕事ができないから

こんな仕事は早く片付ける…

  • 悪い報告
  • お客さまへのクレーム対応
  • トラブル報告書の提出

部長に悪い報告をすることで、新たなルールができることがある。

チェック体制の追加など。

これによって、他のメンバーの同じような仕事で…

同じ失敗がなくなる

もちろん、部内の仕事の…

「難易度」を高める影響もある

会社員
会社員

じゃあ、やらない方がいいんじゃない!

やらないとまでは、いかないにしても…

なるべく先伸ばししようよ!!

いや!いつか絶対やらないといけない。

だから早くやる

いつまでたっても…

「効果」が高い仕事
プラスを産み出す仕事ができない

№5:すぐに終わる仕事

  • 終わらせちゃえば管理しなくてよくなるから
  • 考えなくてよくなる、楽になるから

これは正直、人間の心理状態とも関係する。

ごちゃごちゃ優先順位を考えて、悩む場合…

「難易度」が低い仕事を片っ端からやっつける

だって、どうせいつかやるんだから!

片付けることで…

楽な気持ちで冷静に全体が見渡せる

その時、じっくり腰を据えて取り組むべき仕事を選べばいい。

こんな仕事に挑む!

「難易度」は高いけど「効果」もすごく高い仕事

逆に、これをやり始めてから…

すぐ終わる仕事に邪魔をされる

これが、すごく苦痛。

すぐに終わる仕事なんて、迷う時間も無駄…

何も考えず終わらせよう!

仕事の優先順位を決めるタイミング

  • 決めるのは月曜日
  • 見直すのは朝だけ

繰り返しになるけど、優先順位を決める時間は…

仕事は進んでいない

であれば、なるべく短時間でびしっと決めた方がいい。

と言っても、あなたは、こんな状態にあるはず…

  • 突発的に仕事が入ってくる
  • 多くの仕事を抱えている
  • だからうまく優先順位を付けたい

基本的には、週単位で、タスクの優先順位をつけよう!

月曜に今週やる全てのことを決める

少し余裕を持たせて。

そして毎朝見直す。

毎朝見直しは、突発的なタスクもなく、予定通りであれば…

一瞬で終わらす

突然、やることが増えた場合は…

優先順位を見極めて、当日タスクに追加

当日じゃなくていい場合は…

ストックして、また明日判断する

注意が必要なのは、日中に発生する突発的なタスクの扱い。

このように、切り分けよう…

  • 当日中の必須じゃない:翌日に持ち越す
  • 余裕があるし、一瞬で終わる:すぐやる

無理やり当日中に終わらすことで、今日やるべきことに影響が出ないようにする。

当日は、月曜に決めたこと、朝決めたことに集中!

【関連記事】毎日、きちんと優先順位を付ければ、仕事は定時で帰れるはず!

まとめ:仕事の優先順位の付け方

では、以上となります。

最後に、まとめと振り返りをさせて下さい。

<仕事の分類と分割>

  • ①仕事を4つの「度合」で分類
  • ②仕事を「度合」の「組合せ」で優先順位付け
  • ③仕事を「依頼元」と「提供先」で分類
  • ④仕事を「成果の種類」で分類
  • ⑤仕事を管理できる適切な「スパン」に分割

<優先順位が高い仕事>

「重要度」と「緊急度」が高い仕事!

仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」の組み合わせで判断

「難易度」が低くて「効果」が高い仕事!

仕事の優先順位は「難易度」と「効果」の組み合わせで判断

<優先順位が高い仕事ベスト5>

  • №1:人に振る仕事、人を動かす仕事
  • №2:上司よりさらに上が求める仕事
  • №3:期限が明確に定められない仕事
  • №4:マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
  • №5:すぐに終わる仕事

【関連記事】仕事は質よりスピードが大切であることを解説しています!

【関連記事】依頼が遅れるよりは、丸投げになった方が全然マシ!むしろ相手のやる気が増すことの方が多い!

<仕事の優先順位を付けるタイミング>

  • 決めるのは月曜日
  • 見直すのは朝だけ

【関連記事】毎日、きちんと優先順位を付ければ、仕事は定時で帰れるはず!

以上となります。

限られた時間で、最大のパフォーマンスを!

【関連記事】仕事のタスク管理術を解説しています!セットで読めば、さらに仕事を効率的にこなせます。

【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドをご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい!

– END –

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