事務職の仕事の目標設定例【5つの手法と7つの具体的パターンで解説】

事務職の仕事の目標設定例【5つの手法と7つの具体的パターンで解説】 仕事/会社
事務職員
事務職員

また、この時期がきた~

会社から…目標設定シートを提出しろと…

でも、事務職って…

ぶっちゃけ、目標立てにくい!

  • ルーチンワークが多い
  • マニュアル化されてる仕事多い

ど~しよっか?

こんにちは!たけしです。

17年の会社員人生のうち…

5年間、証券会社の営業事務部門で勤務。

10年間のSE時代も、事務職と密接関わって仕事をしました。

確かに…

事務職の目標設定は難しい!

だって…

  • 営業職のように分かり易い数字で示せない
  • 技術職のように目に見えるモノを作るわけじゃない

だからこそ、こんな目標を立てることで…

  • あなたのモチベーションが上がる目標
  • 事務を提供する相手が満足する目標
  • 組織に貢献できる目標

あなたの評価が上がる!

本記事を読んで、実現して下さい!

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事務の仕事の目標設定の5つの手法と事例

本記事では、この5つの手法と事例を紹介します。

  • ①いまの仕事の範囲と事務のスキルレベルから目標設定
  • ②あなたが担う事務の仕事の特徴から目標設定
  • ③組織目標から個人目標を設定
  • ④定量目標と定性目標を使い分けて目標設定
  • ⑤7つの具体的パターン事例から目標設定

と言っても、上から順に全てをこなす必要はない!

複数組み合わせて、目標をブラッシュアップしよう!

中堅クラスであれば、上の2つは…

既に実践済みかも

会社や組織目標を意識する比率が高まる

3つ目以降を中心にお読み下さい!

一方で、まだ1人で事務をこなせない、若手社員は…

上2つを中心に意識しよう!

逆に、欲張りすぎて、こうなると…

  • 目標を広げすぎる
  • 目標を高めすぎる

逆効果!

事務職員
事務職員

わたし6年目という、微妙な立場…

現場で作業をこなしながらも、徐々に後輩が増えてきた!

5つの手法、全て勉強させて頂きます!

もちろん、大歓迎!

5つの手法を、具体事例を散りばめながら、解説していきます!

最後に、事務の職種・仕事別の事例集を掲載しています。

では、さっそくいきましょう!

手法①:いまの仕事の範囲と事務のスキルレベルから目標設定

現状を知ることから全てが始まる!

事務職員
事務職員

さすがに、分かってますよ…!

あなた自身のいまの仕事は…

理解できてるはず!

今日は、一歩踏み込んで、こんなことを考えてみよう…

  • 全社の事務の仕事のうち、あなたの仕事の位置づけ
  • あなたが、今の立場で抱えている課題
  • あなたの、もう1つ上の立場とは

あなたのいまの仕事の担当範囲は?

  1. 一連の事務作業のうちの1つの事務
  2. 一連の事務作業全般
  3. 全社の複数の事務全般を統括

まあ、3つ目の人は、この記事は読んでないかな…

事務職員
事務職員

はい!

1つ目と、2つ目です。

一連の事務作業を1人でこなすこともあれば…

同じ部署のメンバーと協力してこなすこともあります。

あなたのいまの事務のスキルレベルは?

  1. 任されている事務作業が、まだ満足にこなせない
  2. 先輩のサポートの元、事務作業をこなすことができる
  3. 任されている事務作業を、1人でこなすことができる
  4. メンバーに指示を与える、結果をチェックする立場
  5. 事務を新たに作る、組み立てる、企画する立場
事務職員
事務職員

微妙!!

新人に依頼したり、結果をチェックすることもある…

って意味では、調子にのって、4つ目!

なんだけど、メインは、3つ目!

で、時には、2つ目です。

ちょくちょく分からないことがあって…

先輩に聞いています。

いまの仕事とスキルからの目標設定事例

なるほど、よく分かりました!

あなたが目指すべき次のレベルは…

  • 一連の作業を1人で任された場合…
  • なるべく短時間で、1人で、ミスなくやり遂げること!
  • 複数人で分担する作業を任された場合…
  • 他のメンバーに迷惑が掛からないように、あなたの仕事をやり遂げよう
事務職員
事務職員

それだけ?

なんかちょっともの足りない…

プラスアルファでこんなことにも挑戦しよう!

あなたの仕事を早く終わらせて…

  • 他のメンバーの仕事を支援しよう
  • メンバーの作業結果をチェックすることで、品質向上、ミス撲滅に貢献しよう
  • 一連の事務全体の流れを理解しよう
  • 理解した流れは資料に落とし込んで、いずれ後輩への指導やマニュアル化に活用
事務職員
事務職員

なんか、やる気出てきた!

1つ上のレベルにステップアップする目標を立てよう!

手法②:あなたが担う事務の仕事の特徴から目標設定

あなたが担う事務の仕事の特徴は?

事務の仕事は多岐に渡る…

あなたが、関わる事務の仕事、どれに該当するか確認しよう!

<関わっている人数>

  • あなた1人で完結する仕事
  • あなたの部署の5人が分業する仕事
  • 複数の部署、数十人が分業する仕事

<事務を提供する相手>

  • お客さま(個人顧客、取引先企業)
  • 社員(営業員、技術職、全社員)

<事務の成果物>

  • 書類
  • 手続きの完了
  • お客さまや社員が納得すること

<事務がマニュアル化されているか>

  • 完全にマニュアル化されている
  • 一部マニュアル化されている
  • 全くマニュアル化されていない
事務職員
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メインで、担当している仕事は…

  • わたしの部署の4人が分業する仕事です
  • 技術職社員のための仕事です
  • 製品の品質をチェックして、結果を書類にまとめる仕事です
  • 事務は、一部マニュアル化されています

仕事の特徴からの目標設定事例

なるほど…よく分かりました!

こんな目標を設定しよう!

  • 4人のメンバーのうち、経験不足なメンバーをフォロー
  • 経験不足のメンバーからよくある質問をマニュアルに追記
  • 技術職社員にありがちなミスを一覧表にしよう
  • 技術職社員からよくある質問を一覧表にしよう
  • 技術職社員向けに、一覧表を展開しよう
事務職員
事務職員

なるほどー

今回もチャレンジ目標がほしいな!

じゃあ、、少しハードルが高いかもしれないけど…

事務のマニュアルは、自分たち事務部門だけじゃなくて…

  • 技術職社員が見ても分かるようにブラッシュアップする
  • 全社に展開する
  • もちろん、技術職社員のよくあるミス、質問への回答一覧をつけて

これができると最高ですね。。

事務職員
事務職員

難しそうだけど、やりがいありそう…

課長に相談・提案してみる!

手法③:組織目標から個人目標を設定する事例

組織の目標を理解することがなぜ大切か

事務の仕事に限らないんだけど…

あなたの目標設定の前に、これを理解することが不可欠…

あなたが所属するチームや組織の目標

なぜなら、あなたが会社員だから。。

会社は、人が集まって、協力し合って、大きな仕事をしている。

大きな目標を達成している!

お客さまや社会に貢献して、利益を上げている。

あなたはその一員。

会社や組織の目標と、方向性が違う目標を立てるとどうなるか…

全く評価されない

組織の目標からの個人目標設定事例

とはいえ、若手社員が、会社の目標を知ったところで…

個人の目標には落とし込めない

事務職員
事務職員

だって、こんなこと言われてもね…

<今期の全社目標>

  • 売り上げ100億円!
  • 経常利益20億円!
  • 生産性10%向上!
  • お客さまからのクレーム5件以内!

そうですね。。だから…

あなたは、部や課の目標を意識すればいい

会社の目標を、部や課の目標に落とし込むのは、部課長の仕事。

その中から…

自分にできそうなことを探して、目標設定しよう!

事務職員
事務職員

部長がこんな目標掲げてた…

  • ①事務作業の生産性10%向上
  • ②事務マニュアルを整備して、誰でも作業できるようにする
  • ③技術部門からのクレーム3件以内

であれば、それぞれに対して、こんな目標を設定してみよう。

①生産性10%向上

現状は、技術部門からの1案件の審査、書類完成に、

平均10日かかっている

これを…

平均9日に短縮する
(1日、つまり、10%短縮する)

下記の2作業を、2人の担当者で、1部並行で進めることで実現する。

  • 技術部門からの書類審査
  • 審査結果の書類作成

②事務マニュアル整備

現状は、技術部門からの書類審査のうち…

マニュアル化されているのが8割程度

残り2割も、マニュアルに追記することで…

全作業をマニュアル化する

これによって、わたしが不在・休暇中も…

作業が滞らないようにする

③技術部門からのクレーム3件以内

わたしのチームの事務は、部内の事務ボリュームの…

約半分を占める

部内目標達成に貢献するために……

技術部門からのクレームを1件に抑える

実現するためには…

  • 全案件、技術部門への審査資料の納期を守る
  • 審査中案件の状況一覧を作って課長と常時共有する
  • 遅延案件は、課長を含めて組織的にフォローしてもらう
  • 審査結果の資料に不備がないよう、複数人でチェックを遵守する
事務職員
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上の人も巻き込んでいく必要があるね!

課長を徹底的に利用しよう…

それぐらいの意気込みが大事!

手法④:事務の仕事は、定量目標と定性目標を使い分けて目標設定

定量目標と定性目標の違い【定量目標がベター】

事務職員
事務職員

定量目標と定性目標って?

簡単に言うと、こうです。

  • 定量目標:数値化できる目標
  • 定性目標:数値化できない目標

事務の仕事に限らず、仕事の目標は…

できれば、定量目標を設定すべき

理由は簡単で…

  • 評価しやすいから
  • 客観的に分かりやすいから
  • 文句のつけようがないから

だから、事務の目標もなるべく…

定量目標を定めましょう!

こんな要素を交えて…

  • 事務件数:1週間●件
  • 事務1件のかかる具体的な時間:●日、●時間
  • 事務ミスの件数:1か月●件以内

事務職はうまく使いわけよう【定性目標の設定事例】

とはいえ、事務の仕事は全てが、数値化できるわけじゃない…

できないことの方が多い

事務職員
事務職員

わたしの仕事はそうです…

  • 件数は、自分でコントロールできない
  • 1件にかける時間は、5日以内と決められています
  • 早ければいい、というわけじゃないです
  • ミスは、許されません。。。

そんな場合は、定性目標を設定しよう。

事務職員
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こんなのどう???

全ての事務を、ミスなく期限内に完了することで、依頼部門からの期待に応える!

それだと、ちょっと、漠然としすぎてるので…

こんな事例を3つ紹介します!

<事例1:技術部門からの審査依頼の定型化>

  • 現状、技術部門からの審査依頼は、定型書類がない
  • 口頭やフリー書式のメールで受け付けている
  • 受付後に、必要事項のやり取りが発生している
  • 査依頼の定型メールフォームを作成することで、受付処理を円滑化する

<事例2:受付書類のチェック自動化>

  • 現状、技術部門から受け付けた書類は、各項目の中身のチェックを全て、目検で実施している
  • 複数人のチェックにより見落としは防いでおり、ミスは発生していないが非効率
  • 技術部門が起票する書類を、Excel化し、かつ、チェック関数を埋め込む改善を図る
  • 入力した時点で、技術部門に修正を促すようにする

<事例3:特例簡略申請事務のマニュアル化>

  • 現状、後輩社員は、1人で一連の事務をこなせていない
  • 特に、技術部門からの、イレギュラーな要望があった時に対応ができない
  • 最も多いのが、お客さまが急いでいる時の、特例簡略申請
  • 特例申請のパターン表と、事務フローを整備して、後輩だけでも事務が回るようにする
事務職員
事務職員

つね日ごろから、現状業務に課題がないか…

目を光らせておくことが大事だね!

手法⑤:事務の仕事の7つの具体的パターン事例から目標設定

最後、5つ目の手法です。

手法というより、、

事務の仕事の目標設定のパターン7つと…

事務の職種別の具体事例を紹介!

あなたの目標の参考にでるものがないか、探して下さい!

  • ①事務の効率化
  • ②事務の精度向上・ミス削減
  • ③事務の満足度、成果物の質の向上
  • ④事務のマニュアル化
  • ⑤事務の自動化
  • ⑥事務そのものの廃止
  • ⑦事務の新設

下にいくほど、上級者向けになっています。

事務職員
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上から順に探してみます!

目標事例①:事務の効率化

事務職の種類目標設定例
営業事務①営業実績の集計作業の効率化 営業員/販売商品ごとの実績販売金額、実績個数を、システムに登録されたデータから自動集計するツールを作る。毎日、支店内にメールで発信する。

②営業員からの問い合わせ窓口の明確化 営業員からの事務処理依頼を、依頼内容別に窓口担当を定める。
・お客さまへの書類送付:Aさん、Bさん
・お客さまへの送金手続き:Cさん、Dさん
・本社商品開発部への問い合わせ:Eさん、Fさん
担当者を営業員に周知することで、事務が効率よく分散するように改善する。
経理事務①社員からの経費申請集計作業の効率化 経費の利用部署/利用者員/利用目的ごとの件数、金額を、システムに登録されたデータから自動集計するツールを作る。

②全社員からの問い合わせ窓口の明確化 社員からの経理処理依頼を、依頼内容別に窓口担当を定める。
・出張費:Aさん、Bさん
・会議費:Cさん、Dさん
・給与:Eさん、Fさん
担当者全社員に周知することで、事務が効率よく分散するように改善する。
受付事務各種受付の際に、お客さまから聞くこと、説明することを標準化(テンプレ化)する。
・問い合わせ:「対象商品」「内容」「緊急度」
・注文受付:「対象商品」「個数」「手数料」「留意事項」
・来客・アポ受付:「対象部署」「対象社員名」「要件」

目標事例②:事務の精度向上・ミス削減

事務職の種類目標設定例
営業事務営業員から依頼を受けた、発注処理や送金処理をシステムに入力する際のミスをゼロにする。
必ず、2人体制で指差し確認で、チェックする。
経理事務社員からの経費申請の受付書類と、それを証明する書類(領収書など)は、必ず、セットで左右に並べて保管する。(紙の場合も、電子的な場合も)
金額欄にはマーカー(印)をつけて、重点的にチェックする。
受付事務社員への伝言を受け付けた際には、受付直後に、速やかにメールをする。
その際、担当社員の上長をCCに含めることで、担当者の確認漏れを防止する。

目標事例③:事務の満足度、成果物の質の向上

事務職の種類目標設定例
営業事務営業員、商品別の売り上げレポートを、ビジュアル化して、営業活動の促進を促す。
・グラフ化、ランキング化
・営業好事例の発信
経理事務経費の利用状況、利用率、残額を毎月レポート化して、部課長へ発信する。
経費に関する問い合わせQA集を作って、全社員に展開する。
受付事務お客さまから、社員への折り返し依頼を受け付けた場合、要件を簡単にヒアリングする。
要件を担当社員に伝えることで、準備が必要な場合への備えてもらう。
お客さまへの折り返した際、要件を1からお聞きする手間を省く。

目標事例④:事務のマニュアル化

事務職の種類目標設定例
営業事務・営業員が、利用するシステムの操作マニュアルを整備
・営業員が、販売する商品の注意事項や手続きマニュアルを整備
経理事務・社員が、経費申請する際の必要書類、承認ルートなどのマニュアルを整備
・取引先への支払処理を行う際の、手続きマニュアルを整備
受付事務・お客さまから受け付ける要件カテゴリ別にマニュアルを整備
(担当者への取次ぎ、重要顧客からの連絡、勧誘の断り方…)

目標事例⑤:事務の自動化

事務職の種類目標設定例
営業事務・注文受付の入力システムの導入
・営業実績の自動集計システムの導入
経理事務・経費申請受付・集計システムの導入
・会計パッケージシステムの導入
・RPAの導入
受付事務・ネットでの問い合わせ、予約受付
・チャットボットの導入
・電話の音声自動問い合わせシステム導入

目標事例⑥:事務そのものの廃止

事務職の種類目標設定例
営業事務・取引先へのFAX送信業務の廃止
(PDFでのメール送信へ)
・接待交際費の少額承認業務の廃止
(営業員の月間経費枠内での裁量で認める)
・売り上げが低い業務の受注業務を廃止
経理事務・少額経費の役員承認の廃止(部課長承認で認める)
・利用頻度の低い科目業務の廃止
(前受け金、立替金、定期雑誌購入、取引先への花の贈答…)
受付事務・手書きの伝言メモの廃止(メール送信へ)

目標事例⑦:事務の新設

事務職の種類目標設定例
営業事務・新商品
・サービスの販売開始に伴う事務新設
・新規営業キャンペーンに伴う事務新設
経理事務・制度対応、政府対応に伴う調査事務部門新設
(消費増税、各種経済施策)
・会社合併に伴う事務部門新設
受付事務・特定ジャンルへの問い合わせ急増に伴う、特設受付部隊の設置
(コロナ関連、新商品関連)
事務職員
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やっぱり終盤は…

わたしには、まだまだ先みたいだねー

確かに、、後半は、事務の担当者というより…

管理職や本社部署の業務が含まれてる。。

でも、重要なのは…

いまのうちから目線を高くしておくこと

いつか上の立場になった時に…

実行に移すことができる!

まとめ:事務職の仕事の目標設定【5つの手法と7つの事例パターン】

ここまで読んで頂いて…

本当にありがとうございました!

最後に、まとめと振り返りになります。

<事務の仕事の目標設定に必要な5つの手法>

  • ①いまの仕事の範囲と事務のスキルレベルから目標設定
  • ②あなたが担う事務の仕事の特徴から目標設定
  • ③組織目標から個人目標を設定
  • ④定量目標と定性目標を使い分けて目標設定
  • ⑤7つの具体的パターン事例から目標設定

<①いまの仕事の範囲と事務のスキルレベルから目標設定>

  • 任されている事務作業が、まだ満足にこなせない
  • 先輩のサポートの元、事務作業をこなすことができる
  • 任されている事務作業を、1人でこなすことができる
  • メンバーに指示を与える、結果をチェックする立場
  • 事務を新たに作る、組み立てる、企画する立場

<②あなたが担う事務の仕事の特徴から目標設定>

  • 事務に関わっている人数
  • 事務を提供する相手
  • 事務の成果物
  • 事務がマニュアル化されているか

<③組織目標から個人目標を設定>

  • 会社や組織の目標と、方向性が違うと評価されない
  • 部や課の目標を意識すればいい
  • その中から、できそうなことを探して、目標設定

<④定量目標と定性目標を使い分けて目標設定>

  • 事務職も、できれば数値化できる「定量目標」がベター
  • でも全てを「定量目標」にするのは難しい
  • 「定性目標」をうまく取り入れよう

<⑤7つの具体的パターン事例から目標設定>

  • 事務の効率化
  • 事務の精度向上・ミス削減
  • 事務の満足度、成果物の質の向上
  • 事務のマニュアル化
  • 事務の自動化
  • 事務そのものの廃止
  • 事務の新設

では、以上となります。

目標を具体的に定めて、長期的に取り組んで下さい!

必ずレベルアップできます!

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