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仕事を効率化する完全ガイド【スキル6選！考え方4選！無駄5選！】

takeshi — Sat, 19 Sep 2020 09:06:07 +0000

会社員

仕事が効率化できなくて悩んでます…

お前は仕事が遅い！

と、上司に怒られてばかり。。

仕事を効率化して…

仕事を早く終わらせたい！
評価を高めたい！
自信をつけたい！

そんなあなたのために、ご用意しました。

仕事を効率化する完全ガイド！

わたしは、大企業に17年間勤務しました。

32歳で課長になったのは、自分自身の仕事を効率的に進めてきた結果。

そして、メンバーの効率化もリードしてきました。

そんな経験を活かして、仕事を効率化する方法を全て解説します。

この3分野で構成しています。

分野Ⅰ：仕事を効率化する「スキル」編【6選】
分野Ⅱ：仕事を効率化する「考え方」編【4選】
分野Ⅲ：仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】

全て読めば、完全に効率化できます！

ただ、解説記事を含めるとかなりのボリューム。

あなたに足りないもの、気になるものからお読み下さい。

そして、必ず実践して下さい！

仕事の効率化が実現できる
仕事にやりがいを見出すことができる
仕事の評価が上がる

Contents

仕事を効率化する6つの「スキル」
仕事を効率化するための4つの「考え方」
仕事の効率化を妨げる5つの「無駄削減」
まとめ：本ガイドの掲載記事一覧＆ラストメッセージ

仕事を効率化する6つの「スキル」

1つ目の分野です。

仕事の効率化するのに必要な「スキル」を6つ紹介します。

スキル①：「タスク管理」
スキル②：「優先順位」
スキル③：「調整」
スキル④：「メール」
スキル⑤：「早朝出勤」
スキル⑥：「リモートワーク」

1つずつ順番に説明します。

効率化スキル①：「タスク管理」

仕事は「タスク」という単位に細分化して管理します。

当然、「タスク」を効率的にこなせれば…

仕事が効率化する

逆に、大きな仕事を「タスク」に落とし込めないと…

仕事がいっこうに進まない、終わらない

「タスク」は、この3つが明確化されることが絶対条件です。

「誰がやるか」：担当
「いつまでにやるか」：期限
「どうやったら終わるのか」：完了基準

若手のうちは「自分」のタスクだけ管理していればいい。

でも、徐々に「他人」のタスクも管理する必要がある。

この3者のタスク管理には、それぞれ、別のコツと注意点が必要になります。

自分のタスク管理
メンバーのタスク管理
上司やお客さまのタスクの管理

確実に終わらせることで仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事のタスク管理術！個人・チーム別の管理手法【管理シート事例あり】

仕事のタスク管理がうまくいかなくて悩んでいる人へ！あなた個人のタスクと、チーム・他人のタスクで管理手法を使い分けよう！仕事のタスク管理がなぜ必要か｜タスクの種類と注力度｜あなた個人のタスク管理のコツと注意点｜タスク管理シートの活用事例など…

効率化スキル②：「優先順位」

仕事は、いつ完了させるかによって、対価が全く変わってきます。

仕事を効率化するためには、先にやる必要があるのは…

すぐに片づけられて、最大の対価が得られる仕事

それを決めるためのスキルが「優先順位」の設定。

仕事の優先順位は、この4つの尺度を2つずつ、組み合わせて決めます。

「重要度」
「緊急度」
「難易度」
「効果」

より重要で緊急性の高いものから先にやる！

より簡単で効果が高いものから先にやる！

会社員

う～ん。。

理屈はなんとなく分かるけど…

いちいちそんなこと考えるのもなー

で、どんな仕事から先やればいいの？

そうですね…上の説明はあくまで、迷った時の判断基準。

で、優先順位が高いベスト5はこの仕事！

人に振る仕事、人を動かす仕事
上司よりさらに上が求める仕事
期限が明確に定められない仕事
マイナスを取り戻す仕事、悪い報告
すぐに終わる仕事

先に終わらせることで、仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事の優先順位の付け方！【仕事の分類法と優先順位の高いベスト5】

仕事の優先順位の付け方に悩んでいる人へ！仕事に優先順位を付ける前に…仕事の分類・分割を理解！優先順位が高い仕事ベスト5！人に振る仕事、上司よりさらに上が求めている仕事、相手に期限が定められていない仕事、マイナスを取り戻す仕事、すぐ終わる仕事

効率化スキル③：「調整」

仕事は、成果が大きいほど、他人との「調整」が難しくなる。

調整相手が増える
難易度が高まる

調整相手が増える

難易度が高まる

最悪、調整に行き詰まると…

仕事が止まる
仕事がぽしゃる

仕事を効率化するためには、調整をスムーズにこなす必要が。

調整相手は、主に、この3者。

上司
関連部署
取引先・お客さま

それぞれ、最短で調整を終わらせるためのコツがある。

＜上司との調整＞

調整手段を正しく選択
調整の順番を間違えない
利害を分けて具体的に説明
リベンジは間をあけない

＜関連部署との調整＞

早めに頭出し
関連部署の不安を解消
相手部署の内部事情を理解
上の人間をうまく使う

＜取引先・お客さまとの調整＞

相手のキーパーソンに照準を合わせる
こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
「利害」の落としどころを決断
最終意思決定者まで伝わったか確認
決まったことを記録、速やかに送付

最短で調整を終わらせることで仕事が効率化できる。

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事が調整ばかり？会社員は調整力が成否を分ける！相手別の攻略法

仕事が調整ばかりでうんざりな人へ！調整が苦手で悩んでいる人へ！＜上司との調整＞①調整手段を正しく選択②調整の順番を間違えない③利害を分けて具体的に説明④リベンジは間をあけないその他＜関連部署との調整＞と＜取引先・お客さまとの調整＞も解説…

効率化スキル④：「メール」

全ての仕事で、こんなやり方をしていては…

時間がいくらあっても足りない。。

対面で会話
訪問
電話

オンライン会議も有用だけど。相手の都合に合わせる必要がある。

仕事を効率化するには、メールの活用がカギを握る。

もちろん、LINEなどのメッセンジャーツールでもいい。

メールで仕事を効率化するためのコツがこの5つ。

①とにかく全部読む
②ただ、話すことを書く
③振り分けるのは「未処理」と「重要」
④伝えるための基本構成：「誰に」「依頼or連絡」「要旨」「詳細」
⑤言いにくいことはメールで…

会社員

上2つって非効率じゃない？

一見、そう思えますよね。

少し補足すると…

全部時間をかけて読むというより…

「見る」「さばく」という意味

だらだら話すように書くというより…

「無意味に省略しない」という意味

結果的に相手を混乱させるだけ

メールを正しく最大限活用することで、仕事が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事ができる人のメール活用術5選！【社内メールは最重要スキル】

仕事ができる人になるには、メール活用スキルが必須の時代に！必ず実践すべきメール活用スキル5選を解説します！①まず全部読む｜②ただ話すことを書く｜③「未処理」「重要」だけ振り分ける｜④相手に伝わる基本構成｜⑤言いにくいことはメールで

効率化スキル⑤：「早朝出勤」

これは、仕事の効率化の効果絶大！

なんですが…

合わない人には合わない

ので、5番目に持ってきました。

あと、スキルというより…習慣ですね。

会社員

うん。無理・・・

まあ、聞いてよ。。

どれだけ損してるか分かるから

では、なぜ「早朝出勤」で仕事が効率化できるか。

早朝が誰にも邪魔されない唯一無二の時間帯だから！

突然誰かに時間を奪われない
集中できる
上司やお客さまに朝1番で成果をぶつけられる
駄目でも午後にリベンジすればいい

逆に、残業が常態化している人が、この逆…

日中に仕事が終わらず残業
限界までやっても終わらず、翌日に繰り越す
次の日、朝起きられずギリギリに出社
出社と同時に、突発的な仕事が発生…
前日繰り越したことができず、、また残業

会社員

ぐさり！！

負のスパイラルですね。

早朝出勤は、正、プラスからの始まり
確実に仕事を効率化します

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

早朝出勤で仕事を早く終わらせよう！【30代大企業課長の成功体験談】

早朝出勤で差をつけたい人へ！早朝出勤で仕事が「早く」「楽に」「確実に」終わる理由を体験談から説明｜誰にも邪魔されない唯一無二の時間帯が早朝｜モーレツ社員が早朝出勤で早くすべき仕事｜管理職が早朝出勤で早くすべき仕事とやるべきじゃないこと

効率化スキル⑥：「リモートワーク」

これもスキルというか、働き方そのものですが…

ただ、効率化効果は絶大！

分野Ⅲの「無駄削減」の先取りになっちゃいますが…

とにかくいままであった…

会社と仕事の無駄が一掃される

逆に言うと、こんな人も一掃される

無駄な仕事ばかりしてた人
リモートワークに適応できない人

リモートワーク導入の8つの効率化メリット！

無駄な電話と会話がなくなる
できないおじさん達が消える
通勤がなくなる
オフィスがなくなる
無駄な紙・書類・印鑑がなくなる
無駄な挨拶がなくなる
名刺がなくなる
会社がなくなる

最高ですね！

会社員

いや…最後のは、なくなると困るって！！

でも、人々の仕事が極限まで効率化されると…

いつかなくなる可能性が高い

リモートワークに適応しておくことで…

会社に所属しなくても仕事ができるようにしておこう

フル活用して仕事を効率化しよう！

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

リモートワークはメリットしかない！【8つの無駄が会社から消える】

リモートワーク浸透のメリットとは！会社からなくなる8つの無駄！①電話と対面のコミュニケーション｜②これしかできないおじさん達｜③通勤｜④オフィス｜⑤紙、書類、印鑑｜⑥挨拶｜⑦名刺｜⑧極めつけは会社！いつかなくなるときに備えろ！

仕事を効率化するための4つの「考え方」

2つ目の分野です。

仕事の効率化するのに必要な「考え方」を4つ紹介します。

考え方①：仕事は「質」より「スピード」を重視する
考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
考え方③：仕事の「ミスを恐れない」
考え方④：仕事を「楽しむ」

1つずつ順番に説明します。

考え方①：仕事は「質」より「スピード」重視

仕事が効率化できない人が、最もおちいり易いのが…

仕事の質にこだわりすぎてしまうこと

優先順位のところでも説明した通り。

仕事の「成果」「対価」は、1日たつごとに…

どんどん下がる
しかも劇的に！

仕事によっては…

ライバルに先を越された瞬間ゼロ
期限を過ぎるとゼロになる

さらに、仕事の「質」「評価」を決めるのは、他人。

多くの人がこだわっているのが、自分の「評価」

3日かけて100％に持っていったところで…

相手からすると20％のことだってある

さらに、その程度のレベルだったら…

1日で持ってくることを望まれる場合も多い

多くの仕事は、1日かけて高める「質」より…

1日かけたことで下がる「価値」の方が大きい

仕事を効率化するには「質」より「スピード」を重視

仕事のスピードと質どっちが優先？【スピードが圧倒的勝利なワケ】

圧倒的なスピードで成長したい若手社員へ！会社員の仕事は「スピード」が「質」を圧倒的に上回る｜仕事の成果は時間が経つと「質」＝「価値」が劇的に落ちる｜若手社員に必要なのはとにかく「経験」！だから「質」より「スピード」

考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる

仕事を効率化している人、早く終わらせる人には…

「特徴」と「習慣」がある

それが、この13個。

①基本的に全て前倒し
②普段はある程度暇にしておく
③それだけに集中してやり切る
④クオリティを犠牲にする
⑤1日で区切る、逆引きしない
⑥次の一手を読んでおく、動じない
⑦周りを巻き込む
⑧終わったら振り返らない
⑨仕事の優先順位付けをしない
⑩悩まない、迷わない
⑪メールの仕分けをしない
⑫資料は紙で読まない保管もしない
⑬机の上には何もない

多くてごめんなさい。

会社員

こんなにたくさんあるのに、ほぼ当てはまらない…

じゃあ、まずは…

できそうなものから取り入れる
真似から入る

ことで…

仕事が少しずつ効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴13選！【仕事が遅い人はパクろう】

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴13選！①全て前倒し②普段は暇③集中してやり切る④クオリティは犠牲⑤1日で区切る⑥次の一手を読む⑦巻き込む⑧振り返らない⑨優先順位付けない⑩悩まない迷わない⑪メール仕分けない⑫紙で読まない⑬机の上には何もない

考え方③：仕事の「ミスを恐れない」

仕事を効率化すると…

時にはミスをすることもある

仕事のスピードを上げれば上げるほど…

ミスをする確率が上がる

でも恐れてはいけない。

仕事のミスで怖いことは、この4つ。

人に怒られるのが怖い
人にがっかりされるのが怖い
人に迷惑をかけるのが怖い
自分の限界を知るのが怖い

よくある仕事のミス4つ

うまく説明できない、伝わらない
間違ったものを作ってしまう
仕事を期限までに終えられない
相手の発言の真意が分からない

これらには、それぞれ改善できることと、できないことがある。

改善できることを全てやったなら、

もうあなたにできることはない

ミス恐れて、行動しないのが一番よくない

会社員

当たって砕けます！

そう！実際には砕けないし、死ぬわけじゃない。

「さっさとミスをする」くらいの気持ちで仕事を効率化しよう

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事のミスが怖い人は4つの不安を対策・克服！【これでもう大丈夫】

仕事のミスが怖い人、不安なへ！仕事のミスを、対策・克服したい人へ！会社員の仕事のミスは、大したことない！所詮これが限界｜仕事のミスで怖いこと4つ！対策・改善できることと、できないこと｜よくある仕事のミス4つと対策法！もうミスなんて怖くない

考え方④：仕事を「楽しむ」

楽しくない仕事より、楽しい仕事の方が効率的にこなせる。

1分、1秒を惜しんで、無心で集中してやり続けるから

結果的に早く終わる
成果物のクオリティも高い
なにより、ストレスもなく満足感も得られる

仕事を楽しくするための5つの方法。

①楽しい仕事を見つけて増やす
②楽しい人との仕事を増やす
③仕事をゲームだと思って楽しむ
④毎日小さな目標の達成を積み重ねる
⑤仕事以外の時間を楽しくする

逆に、楽しくない仕事は、減らしていこう。

得意な人に任せる
お金を払って頼む
上司に苦手だと知ってもらうことで、その仕事が回ってこないようにする

楽しい仕事を増やして、楽しくない仕事を減らせば…

人間は勝手に効率化する！

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事が楽しくないのは当たり前！【楽しくするためにやること5選】

仕事が楽しくない会社員へ！楽しくないのは当たり前な理由と、楽しくする方法を解説します！①楽しい仕事を見つけて増やす②楽しい人との仕事を増やす③仕事をゲームだと思って楽しむ④毎日小さな目標の達成を積み重ねる⑤仕事以外の時間を楽しくする

仕事の効率化を妨げる5つの「無駄削減」

最後、3つ目の分野です。

仕事の効率化を妨げている5つの「無駄」！

それらの削減の仕方を説明します。

無駄削減①：「会議」
無駄削減②：「プライド」
無駄削減③：「言い訳」
無駄削減④：「残業」
無駄削減⑤：「飲み会」

1つずつ順番に説明します。

無駄削減①：「会議」

今日1日だけでも、恐ろしいほどの人数と時間が会議に投じられている。

その結果…

どれだけの時間が無駄になっているか
その結果、何が得られているか

これらができれば、仕事は大きく効率化する。

必要ない会議をなくす
会議の時間を短くする

具体的に実践すべきことはこの4つ。

①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
②会議は仕事のスタート【会議のあとが大事】
③会議は本業の仕事を犠牲にしている
④会議は意思決定の最終手段にすぎない

特に最後…会議より手軽で簡単な、意思決定の手段がある。

メール
書面
電話
会話

それらでは駄目な時に、最終手段として会議を使うべき。

それだけで、無駄な時間を大幅に削減できる。

生産的な仕事にシフトさせることで、仕事が大きく効率化する

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

無駄な長い会議の効率化！【4つの意識改革でこの世から撲滅】

会議で意思決定する会社員へ！意識を変えて無駄で長い会議を撲滅しよう！効率化しよう！①会議資料は意思決定者が自分の目で読む②会議は仕事のスタート【あとの方がはるかに大事】③会議は本業の仕事を犠牲に④会議は意思決定の1手段、最終手段にすぎない

無駄削減②：「プライド」

仕事に対する「プライド」は、簡単に言うと…

あなたの気持ちにすぎない

会社員

しょうがないじゃん！

人間だもん！

もちろんそれが、大きな仕事の成果につながることもある。

「プロ意識」「やる気」「情熱」…こんなプライド。

でも、仕事の効率化を妨げるプライドもある。

この5つ。

①人に頼らない
②年次・性別・学歴にこだわる
③自分だけのこだわり
④失敗を恥じる、恐れる
⑤完璧を追求する

これらにこだわることは、あなたのこんな気持ちにすぎない。

「1人でやりとげたい」
「他人に頼るのはかっこ悪い」
「恥ずかしい」
「納得いくまで、こだわりたい」

無駄なプライド、つまり、気持ちを捨てるだけで…

仕事が大きく効率化する

会社員

捨てます！！

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事のプライド！～捨てるべきもの5つ、こだわるべきもの5つ～

プライドが邪魔して仕事の成果が出せない人へ！捨てるプライド！①人に頼る②年次にこだわる③あなただけのこだわり④失敗を恥じる⑤完璧を追求｜こだわるプライド！①プロ意識②期限・納期③感謝と尊敬④ギブ＆テイク⑤あなただけにできる仕事が必ずある！

無駄削減③：「言い訳」

仕事をやり遂げない人

それどころか、やり始めない人…

まず言い訳から入る。

言い訳は、何も生み出さない

あなたは悪くないと、あなた自身を納得させてるだけ。

何も生まないどころか…

あなたの評価を下げている

こんな言い訳したことありませんか？

①「○○さんに言われた通りにやりました」
②「会社のルールが悪い」
③「前回こう言いましたよね？」
④「アポは資料ができてから入れます」
⑤「毎日残業して遅くまでやっている」

会社員

たけしさんの言われた通りにやってます！

でも結果が出ません。

責任取って下さい！

この記事読んだ時間返して下さい！

それぞれ、こんなことを言いたくなる…

①「自分で考えよう」
②「ルールの中で結果を出そう」
③「前回と今回は違う」
④「アポ入れて、それに向かって資料を作ろう」
⑤「そんなことは関係ない」

言い訳するくらいなら…

「提案」「提言」「工夫」をしよう！

会社員

はい（涙）

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。上の5つだけじゃなく、13もの口癖・言い訳を…

仕事ができない人の口癖13選【飛躍的に評価をアップする直し方】

仕事ができない人の口癖を直して、飛躍的に評価をアップする方法を解説します！口癖①「○○さんに言われた通りにやりました」口癖②「会社のルールが悪い」口癖③「前回こう言いましたよね？」口癖④「アポは資料ができてから入れます」など13選…

無駄削減④：「残業」

残業は、仕事の効率化を妨げている。

残業が常態化している人は…

突発的な緊急度の高い仕事をこなせない

そして、「残業」が、特例であることを忘れてはいけない。

残業とは…

決められた時間＝期限を超過している

会社に追加コストが発生している

それを渋々、会社と上司が例外的に認めている

にもかかわらず、毎日当たり前のごとく、残業している人がいる。

会社員

ぐさり！！

こんなことを理由にして。

理由①：上司が残業してて気まずい
理由②：仕事が終わらない
理由③：無駄な仕事が多い
理由④：定時後に会議がある

会社員

だって仕事終わってないんだもん！！

終わらせないで帰るよりましじゃん。

責任感あるじゃん。

仕事1つ1つには期限がある。

仕事1日1日にも期限がある。

それが定時。

日々の期限を守れずに、仕事の期限は守れない

基本的には定時退社、突発的な例外時のみ残業をする。

それによって仕事を効率的に選択できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

仕事から定時で帰るための対策4選！【定時退社が気まずい人へ】

仕事から定時で帰れない人へ！定時退社が気まずい人へ！仕事から定時で帰れない4つの理由！理由①：上司が残業してて気まずい｜理由②：仕事が終わらない｜理由③：無駄な仕事が多い｜理由④：定時後に会議がある｜それぞれ、対策を解説しています！

無駄削減⑤：「飲み会」

では、これで最後です。

と言っても、仕事ではないか…

ということで最後に持ってきました。

でも、会社の飲み会って…

仕事との境界があいまい
断れない人が多い

気が合う同僚との楽しい飲み会は全然無駄じゃないんですが…

歓送迎会とか忘年会のような、部署全体の飲み会。

こんな無駄しかない…

お金の無駄
時間の無駄
健康の無駄、疲れる…
満足してるのは、上司だけ

行きたくなければ、断りましょう。

断るのに理由は必要ない。

だって、仕事じゃないから。

「会社の飲み会は行かないことにしています」

きっぱりこう伝えることで、仕事というより…

人生が効率化できる

【解説記事】こちらの記事で、詳しく解説しています。

会社の飲み会を断る理由4つ！行かないのが正解【使える理由4選＆NG3選】

会社の飲み会に疑問を感じている人へ！失っているものを理解しよう！行かない、断るのが正解！断るべき理由①お金の無駄②時間の無駄③健康の無駄④満足してるのは１人だけ｜断る理由！①理由は必要ない②使っていい理由とダメな理由③最終手段は「行かない」

まとめ：本ガイドの掲載記事一覧＆ラストメッセージ

最後に、まとめとして…

仕事を効率化する完全ガイド

に掲載した解説記事を一括掲載します。

お見逃しのないよう、お願いします！

【分野Ⅰ】仕事を効率化する「スキル」編【6選】

スキル①：「タスク管理」
スキル②：「優先順位」
スキル③：「調整」
スキル④：「メール」
スキル⑤：「早朝出勤」
スキル⑥：「リモートワーク」

仕事のタスク管理術！個人・チーム別の管理手法【管理シート事例あり】

仕事の優先順位の付け方！【仕事の分類法と優先順位の高いベスト5】

仕事が調整ばかり？会社員は調整力が成否を分ける！相手別の攻略法

仕事ができる人のメール活用術5選！【社内メールは最重要スキル】

早朝出勤で仕事を早く終わらせよう！【30代大企業課長の成功体験談】

リモートワークはメリットしかない！【8つの無駄が会社から消える】

【分野Ⅱ】仕事を効率化する「考え方」編【4選】

考え方①：仕事は「質」より「スピード」を重視する
考え方②：仕事が早い人の「習慣」を取り入れる
考え方③：仕事の「ミスを恐れない」
考え方④：仕事を「楽しむ」

仕事のスピードと質どっちが優先？【スピードが圧倒的勝利なワケ】

仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴13選！【仕事が遅い人はパクろう】

仕事のミスが怖い人は4つの不安を対策・克服！【これでもう大丈夫】

仕事が楽しくないのは当たり前！【楽しくするためにやること5選】

【分野Ⅲ】仕事を効率化する「無駄削減」編【5選】

無駄①：「会議」
無駄②：「プライド」
無駄③：「言い訳」
無駄④：「残業」
無駄⑤：「飲み会」

無駄な長い会議の効率化！【4つの意識改革でこの世から撲滅】

仕事のプライド！～捨てるべきもの5つ、こだわるべきもの5つ～

仕事ができない人の口癖13選【飛躍的に評価をアップする直し方】

仕事から定時で帰るための対策4選！【定時退社が気まずい人へ】

会社の飲み会を断る理由4つ！行かないのが正解【使える理由4選＆NG3選】

では、最後になります。

記事を読んだだけでは、仕事は、効率化できません。

実践と行動が必要です。

そして、「プライド」や「こだわり」を捨てる勇気も必要です。

時には、断る勇気も必要です。

明日から勇気を持って、行動に移しましょう！

あなたのご活躍をお祈りしています。

行動の結果、ストレスが高まってしまった時には、こちらのガイドをどうぞ・・・！

会社員

って言うか…

こっちから先読むべきだった！！

仕事のストレスが限界な人への対策完全ガイド！【診断から克服まで】

仕事のストレスが限界な人へ！いますぐ人生を変えよう｜仕事のストレスの原因が分かる｜原因に応じた対策を打つことができる｜仕事のストレスから解放される、克服できる｜克服分野Ⅰ：仕事の人間関係｜克服分野Ⅱ：仕事のやりがい｜克服分野Ⅲ：仕事の評価

【関連ガイド記事】仕事で成長するための完全ガイドも用意しています。合わせてどうぞ！

仕事で成長する完全ガイド【厳選14記事＋真の成長を手にするために】

仕事で成長して、評価を高めたい人、自信をつけたい人へ！仕事で成長するために必要なこと6つ：「目標」「ミスと失敗」「丸投げ」「効率化」「初心」「パクリ」｜不要なこと：「言い訳」「プライド」｜真の成長に必要なこと：「転職」「副業」「独立」

【関連ガイド記事】管理職を目指す人は、こちらも合わせてどうぞ！

管理職が果たすべき役割の完全まとめガイド【4つの役割とNG集】

新米管理職で、組織マネジメント、組織の成長、部下の育成に悩む方へ！果たすべき4つの役割と組織を成長させる方法を解説！役割①：組織の目標を立てる、達成する｜役割②：部下を育成する、責任をとる｜役割③：部下を評価する｜役割④：部下の模範になる

– END –

The post 仕事を効率化する完全ガイド【スキル6選！考え方4選！無駄5選！】 first appeared on takeblog.

無駄な長い会議の効率化！【4つの意識改革でこの世から撲滅】

takeshi — Thu, 23 Apr 2020 12:08:18 +0000

こんな人にこんなことを！

会議で意思決定する会社員へ！
意識を変えて無駄な長い会議を撲滅しよう！
仕事を効率化しよう！

結論から！

無駄で長い会議を効率化するために…

①会議資料は意思決定者が自分の目で読む
②会議は仕事のスタート【あとの方がはるかに大事】
③会議は本業の仕事を犠牲にしている
④会議は意思決定の1手段、しかも最終手段にすぎない

今回テーマは「会議」！！

多くの会社員が、日々、膨大な時間を使っている。

わたしも会社員生活17年…

どれだけ無駄な時間を使ってきたか

その結果、得られたものってなんだったんだろう。

少なくとも…

この記事に書く事実を突き止めることができた（笑）

本日は特に「意思決定」が目的の会議について。

会社員のあなたは…

会議で意思決定者になる機会が必ずある

その時の会議への意識と姿勢が…

組織の命運を大きく左右する。

この記事を読むことで…

会議に向き合う姿勢が変わる！
無駄な会議を撲滅して仕事が効率化する！
メンバーと組織のパフォーマンスが上がる！

【関連ガイド記事】仕事を効率化と、管理職の役割の完全ガイドを、それぞれご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！

仕事を効率化する完全ガイド【スキル6選！考え方4選！無駄5選！】

仕事を効率化して…仕事の評価を高めよう！自信をつけよう！効率化のスキル5つ：「タスク管理」「優先順位」「調整」「メール」「早朝出勤」｜効率化の考え方4つ：「質よりスピード重視」「できる人の習慣をマネる」「ミスを恐れない」「楽しむ」

管理職が果たすべき役割の完全まとめガイド【4つの役割とNG集】

Contents

無駄な長い会議の効率化手法①：資料は意思決定者が読む
無駄な長い会議の効率化手法②：会議を仕事のスタートにする【あとが大事】
無駄な長い会議の効率化手法③：会議は本業の仕事を犠牲にしている
無駄な長い会議の効率化手法④：意思決定の最終手段にすぎない【他の手段を使う】
まとめ：無駄な長い会議を効率化する4つの意識改革

無駄な長い会議の効率化手法①：資料は意思決定者が読む

＜会議効率化のための意識改革＞

会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
意思決定会議の主役は、意思決定者

＜無駄な会議で行われてるNG！＞

説明者が、資料を全部読み上げる
参加者が、耳だけで聞いている

無駄に長い会議の特徴、説明する人が…

会議資料を、全部読み上げる

しかも、上から下まで…

一言一句全て

会議に1時間も使っている会社にありがちな光景。

資料を読む時間、聞く時間に…

半分以上使ってる

しかも目を閉じながら聴いている人も。。

せっかく時間をかけて作った資料。

全て読みたい気持ちは分かる。

でも、こんなことを見失っていないか…

資料を作った目的は？
分かり易く工夫した理由は？
箇条書きや図表を使った理由は？

資料を作る目的は…

短時間で、目を通すだけで、理解できること

資料作りに時間を割いた成果は…

会議をなるべく短い時間で終わらせること
時間内で正しい結論、意思決定が得れること

意思決定する会議の主役は…

意思決定者！

意思決定する会議の目的は…

意思決定者の理解と、意識決定！

意思決定者が自分のペースで、資料を読めばいい。

上の立場ほど、インプットのスピードも速い。

これ以上に効率的な方法はない！

無駄な長い会議の効率化手法②：会議を仕事のスタートにする【あとが大事】

＜会議効率化のための意識改革＞

会議は、仕事をスタートする意思決定
会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない

＜無駄な会議で行われてるNG！＞

会議を仕事のゴールにする
会議で燃え尽きる…

意思決定の会議で決めること。

新しい仕事を始める
選択肢の中から1つを決める
問題が起きた時の解決策

会議のあと…

「速やかに」
「決めたこと」

をやらなければ、意味がない。

会議の準備に時間をかけすぎて。。

会議が終わると…

燃え尽きる人がいる

あるいは、1回の会議で意思決定できない。

ダメ出しとリトライを…

2度も3度も繰り返す

これによって…

仕事を始めるのが遅れる
ビジネスの勝機を逃す
問題解決が後手後手に回る
被害が拡大する

繰り返すけど…

会議は仕事のスタートにすぎない

その意識がしっかりあれば…

こんな無駄はしない

会議の準備、資料作りに無駄に時間をかける
会議で本質じゃないダメ出し、1からのやり直しを繰り返す
会議が終わって燃え尽きる
会議で「誰が」「いつ」「何を始めるか」を明確にしない

無駄な長い会議の効率化手法③：会議は本業の仕事を犠牲にしている

＜会議効率化のための意識改革＞

会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない

＜無駄な会議で行われてるNG！＞

本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
会議が本業だと思い込む

最も分かりやすい例が…

「営業会議」

この会議に参加している営業員の本業は「営業」。

営業会議をしている時間は…

「営業」の時間が犠牲になってる

その時間を「営業」に使えば会社の収益が上がる。

それよりも…

対策を立てるのに時間を使う

そうするならば、会議ではこれらを…

確実に意思決定しないといけない

営業収益を伸ばすための具体的な施策
新たな数値目標を定める
誰がいつまでに何をやるか
次に実績評価するのはいつにするか

無駄にした時間を取り返さないとダメ

これは技術職でも同じ。

例えば、システムエンジニア。

本業は、いうまでもなく「システム開発」。

設計書作成、プログラミング、テスト。

「進捗定例会議」で、進捗を報告している間…

本業の仕事は1ミリも進んでいない

自分が報告している時間ならまだしも…

他のメンバーの報告を聞いている時間

進捗定例会議をやるのであれば…

これに注意しよう

進捗に問題ない場合、開催しない
あるいは、報告割愛、一言で終わり
準備と会議の時間を極限まで短く
進捗に問題がある場合、即座に対策を打ち出す
即座に打ち出せない場合、対象メンバーのみで別途会議

大企業の管理職に多いのは…

会議が本業だと思い込んでいる人

残念ながら…

会議が本業の会社員は、この世に存在しない

だって、何も生み出してないんだから…

これを次の章で詳しく説明します！

無駄な長い会議の効率化手法④：意思決定の最終手段にすぎない【他の手段を使う】

＜会議効率化のための意識改革＞

会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
会議以外にも効率的な意思決定の手段がある

＜無駄な会議で行われてるNG！＞

全ての意思決定を会議に頼る
会議でしか意思決定しない

大企業の部長で、1日中会議に出続けてる人がいる。

本気で会議を本業だと思い込んでいる。

さらに、全ての会議を消化しただけで…

満足感にあふれて本日のお仕事終了
意気揚々と飲みにいく
部下にダメ出ししただけ
意思決定さえろくにできていない…

もう一度言う。。

会議が本業の会社員は、この世に存在しない

会議は、意思決定とコミュニケーションの…

たった1つの手段に過ぎない！

他に、こんな手段がある…

自席にきて直接話してもらう
相手の席に行って直接相談にのる
メールを受ける、返す
電話をかけてもらう、する

これらの方が、この4つで圧倒的に優位。

準備時間
予約の要否
集まる人数
所要時間

優位な手段を先に使うべき！

どうしても、時間を決めて集まる必要がある時。

その時だけ会議という最終手段を選択すべき！

何も考えずに、最初から会議を選択する人が多すぎる…

思考停止している

さらに最悪なのは、会議を待つことで…

意思決定が先延ばしされる

説明した通り…

「会議は仕事のスタート」

いちいち会議をすると、逆に…

スタートが遅れる

ビジネスチャンスを逃す
問題の被害が拡大する

ではなぜ、1日中会議をしている人。

他の手段を使わないのか…

会議に全てを集約した方が自分が楽
会議に出続けてれば、仕事が止まらない

はっきり言って自分だけの都合

これを完全に見失っている…

本業をこなしている部下のこと
会社全体の利益のこと

いますよね、これやっている人…

メールは読まない、返さない
自席に相談にきた部下を追い払う
二言目には、打ち合わせでよろしく！

部下のことを真剣に考えましょう！

これをやられている人…

あなたが上に立った時、絶対やらないようにしましょう！

まとめ：無駄な長い会議を効率化する4つの意識改革

では、以上です。

最後にまとめとなります。

＜無駄な長い会議の効率化①＞

会議資料は、意思決定者が、自分のペースで読む
意思決定会議の主役は、意思決定者
NG！説明者が、資料を全部読み上げる
NG！参加者が、耳だけで聞いている

＜無駄な長い会議の効率化②＞

会議は、仕事をスタートする意思決定
会議のあと、速やかに仕事をしないと意味がない
NG！会議を仕事のゴールにする
NG！会議で燃え尽きる…

＜無駄な長い会議の効率化③＞

会議は、本来すべき仕事の時間を奪うコスト
会議は、なにも生産していない、1円も利益を出していない
NG！本来すべき仕事をせずに会議に時間を使う
NG！会議が本業だと思い込む

＜無駄な長い会議の効率化③＞

会議は、それ以外の手段で意思決定できない場合の最終手段
会議以外にも効率的な意思決定の手段がある
NG！全ての意思決定を会議に頼る
NG！会議でしか意思決定しない

毎日、当たり前のように準備・開催、参加している会議。

それに向き合う姿勢を…

変えて頂くきっかけになればうれしいです！

【関連ガイド記事】仕事を効率化と、管理職の役割の完全ガイドを、それぞれご用意しています。よろしければ合わせてお読み下さい！

仕事を効率化する完全ガイド【スキル6選！考え方4選！無駄5選！】

管理職が果たすべき役割の完全まとめガイド【4つの役割とNG集】

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– END –

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