- 仕事が調整ばかりでうんざりなあなたへ！
- 仕事の調整が苦手で悩んでいるあなたへ！
毎日毎日、仕事が調整ばかり…
うまくいかなくて。。
時間をかけずに、終わらすコツはないかな。
こんな悩みを抱えてる人多いですよね。
わたしは、大企業の会社員、終盤は管理職…
調整という仕事に17年間身を捧げてきた！
そんなわたしが、攻略のコツを解説します。
でも、調整力なんて、仕事の真の実力じゃないじゃん！
ぼくは、スキルと実力で勝負していきたい。。
その気持ちはよく分かる…
でも、大企業になるほど、仕事の調整が、うまくできる人が…
- 評価されて
- 出世する
会社は多く人の集まり…
調整は避けて通れない
調整ごときで、時間や機会を失うのは、もったいない。
確かに・・・！
うまく、こなすコツ教えて！！
はい！
この記事を読めば、これらが手に入ります！
- 仕事の調整力がぐんと高まる
- 仕事がうまく進んで、評価も上がる
- 調整に時間をかけず、本業に専念できる
仕事の調整ミスなんかで…
損をしないようにしよう！
【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドです。
なんで仕事は調整ばかり？上司は「調整しといて」が口癖…
上司にこんなことばかり言われてませんか？
- まあいいけど、事前に調整しておいてね
- 調整は終わってるの？おれじゃあ判断できないよ
イラっとしたことないですか？
はい！今日も言われました。。
こう思いますよね。。
- じゃあ、事前に言っておいてよ！
- 結局、自分で決めらないのかよ！
上司の「調整しといて」は、何を意味するんでしょうか？
例えば、上司が部長だとする。
若手社員は、部長が…
大きな権限を持っている
と思っている。
違うの？
部長は、自部署内の権限しかない…
実は、、大したとない
こんなことは、自分１人じゃ決められない…
・経営、会社の承認が必要なこと
例）多額の投資、新サービスの開始
・社内の他部署の承認が必要なこと
例）契約の審査、広告の審査
・取引先の承認が必要なこと
例）新規契約、取引締結、購入
部長に承認をもらいたい時に、上の内容が少しでも含まれていると…
冒頭の、この発言につながる。はい、再登場！
- まあいいけど、事前に調整しておいてね
- 調整は終わってるの？おれじゃあ判断できないよ
だから、事前調整を終わらしておかないといけない。
あるいは、こんな事前説明がいる。
「部長の仮承認を得たあと、このような方針で、本部長や関連部署と調整します」
OK！
そういう前提なら話しを聞こう！
仕事の調整って誰になにするの？調整力とは？
仕事の調整って誰になにするの？
仕事の調整って・・・？
誰に？何をするの？
一言でいうと…
- 「誰に」：文句を言いそうな人、利害が対立する人に
- 「何をする」：事前に説得する、落としどころを決める
具体例を3つ挙げると…
| 誰に | 何をする |
|---|---|
| 本部長・役員に | 新商品販売の了承を得る |
| 社内関連部署の広告審査部門に | 新商品の広告文面の了承を得る |
| 大口取引先のお客さまに | 新商品の購入を予約してもらう |
大企業になると、こんな仕事ばかり・・・
ぼくまだ若いから、本部長とか役員と調整したことないんだけど。。
利害が対立することなんてあるの？
大いにあります！
新商品を販売したい部署にとっては…
うまくいけば、利益になる
ただ、会社にとっては…
リスクもある
「損害」が出ることもある
- 全く売れなくて、投資したお金を全て失うかも
- 不良品を販売して、クレームが殺到
- 会社の社会的名声に傷がつくかも
こんな時、販売する部署の部長責任だけじゃ済まないことも。
本部長・役員クラス、場合によっては…
社長が責任を負うことも
だから、そうならないことを…
事前に説明して、理解してもらう
これが「調整」という仕事。
仕事の調整力とは？具体的にどんな力？
「調整力」ってかなりアバウトな表現だよね…
具体的にどんな能力、力なんだろう？？
調整相手からの承認・了承を…
- ①「速やかに」完了する力
- ②「確度を上げて」完了する力
調整力①：「速やかに」完了する力
要するに期間をかけずに行うこと。
この2つが重要になる…
- 最短のステップで最終承認者の承認をもらう
- なるべく少ない回数で説得する
調整力②：「確度を上げて」完了する力
言い換えると、あとでひっくり返される可能性を減らすこと。
この2つが重要になる…
- 相手に利害を正しく理解してもらうこと
- 相手が要求を受け入れる範囲を決める
なんとなく、イメージできてきた。。
でも、2つ目が、まだかなりぼんやりしてるなー
そうですよね。
次の章で、説得する相手別に、具体例で詳しく解説します。
仕事の調整相手別の攻略法その1：上司
毎日、課長や部長への説明ばかり・・・
なかなかGOがでません。
攻略法は、この4つ！
- ①調整手段を正しく選択
- ②調整の順番を間違えない
- ③利害を分けて具体的に説明
- ④リベンジは間をあけない
1つずつ解説していきます！
調整攻略法①：調整手段を正しく選択
これは相手によって好みがある。
いまだに、こんなめんどくさい上司もいる…
必ず、時間をとって打合せしてね。
資料は紙でよろしく！
これだと絶望的。
ただ、こんなご時世。
そんな上司は淘汰されていく。
打合せで、資料を用意して説明する前に…
できるだけ外堀を埋めよう
- まずは、会話やメールで方向性を確認
- 最終判断の重要事項は、事前確認
- 「投資金額」「経費」「重要リスク」
- 資料のドラフトをメールで送るか、事前に紙で渡して確認してもらう
メールは苦手だけど…
席に来てくれれば、話しは聞くよ！
紙の資料を先に渡してくれてもいいしね！
【関連記事】効率的に調整をこなすには、できればメールを活用しましょう！活用術を解説しています！
調整攻略法②：調整の順番を間違えない
上司への説明の前に、これがあれば先に済ます。
関連部署や取引先に、最低限合意が必要なこと
部長の判断の前提になること。
例えば、新商品販売の広告を出したい。
社内の広告審査部門の、1次審査も通っていないのに…
何度部長にすがりついてもGOサインは出ない
わたしじゃ決められないよ！
調整攻略法③：利害を分けて具体的に説明
まず、これらを正しく伝える…
「利益」と「効果」
なるべく、具体的な数字で…
- いくらもうかるか：金額で！
- どれくらいのコスト削減効果があるか：金額で！
- どれくらいの業務効率化が図れるか：対象社員数、削減時間、削減金額で！
次に「害」を伝える。
「使うお金」と「リスク」
「使うお金」を説明する時に重要なことは…
- 値下げ交渉を全て終わらしてあること
- 最低限の必要コストであること
リスクを説明する時に重要ことは…
これらをセットで伝えること
- 発生する確率
- 発生した場合の対処法
なるべく安心するように伝えること
そして最後に必ず伝えるべきことは…
「利」が「害」を上回ること！
そりゃー、、GOサイン出すしかないよね！
GO！GO！
調整攻略法④：リベンジは間をあけない
ダメ出しを受けて、やり直し。
誰にでもある
わたしも何度経験したことか。
調整に時間がかかる人は…
とくかく間をあける
精神的にへこんで、2、3日平気であける。
これが一番ダメ。
調整が早い人と遅い人の決定的な差
基本的には…
翌日中にリベンジしよう！
リベンジする時の注意点…
- 初めに前回指摘を受けたことを説明する
- 指摘に対して修正した点だけ説明する
- そうじゃないところは説明しない
全部一から説明すると、また気分が変わって…
別のダメだしを受ける可能性大
これは上司に限らず…
関連部署、取引先にも通じること
【関連記事】調整に限らず、仕事は質よりスピードが重要！
仕事の調整相手別の攻略法その2：社内関連部署
契約部門への問い合わせばかり・・・
正直消耗します。
しかも時間がかかってしょうがない。。
攻略法はこの4つ！
- ①早めに頭出し
- ②関連部署の不安を解消
- ③相手部署の内部事情を理解
- ④上の人間をうまく使う
1つずつ解説していきます！
調整攻略法①：早めに頭出し
部署によっては…
本部長や役員以上の権限を持っている
例えば、法務部。
弁護士と契約している。
法律の専門家が、ノーと言う場合。
こんな見解を示した時…
法に抵触する可能性がある
- その企画が通ることはない
- 取引先と契約を結ぶことはできない
色々な調整を終えてるのに、全ておじゃんになる…
取引先にも迷惑がかかる
新商品や企画、契約の概要を…
- 口頭レベルでもいい
- 箇条書きのメモでもいい
とにかく、早めに伝えておくべき！
調整攻略法②：関連部署の不安を解消
関連部署は、特定の業務の専門家…
だからこそ、こんな不安を抱えている
＜広告審査部門の不安＞
- 虚偽の広告を出さないか
- 過剰表現を使っていないか
- 万が一あると、わたしたちが責任を問われる
＜契約部門の不安＞
- 下請け法などの、法律違反がないか
- 金額計算に誤りがないか
- 万が一あると、わたしたちが責任を問われる
不安を解消するための工夫をしよう。
- 審査資料を送付する際、審査の判断になりそうなところを強調
- あなたが自分でチェックしたことを、チェックリスト化して添付
- 金額は、計算式や計算根拠を添付
- 過去の類似の承認事例の資料を添付
調整攻略法③：関連部署の内部事情を理解
部署によって…
繁忙期がある
月末・期末など、緊急でない限りなるべく避ける。
部署によって…
審査・承認体制が違う
- 課長を通せば大体決まる
- 部長を通さないといけない
- 超ベテラン担当がいて、その人を通すと、上まで全部説得してくれる
部署により事情が違うから…
一番効率的なアプローチを仕掛ける
まだ経験が浅いから…
よく分かってないんだよね。。
そんなあなたは…
周りの先輩や上司に、リサーチしよう
調整攻略法④：上の人間をうまく使う
残念ながら、あなたでは…
相手が説得に応じない場合がある
あるある！
なんか自信なくすわ…
いやいや、あなたの実力不足、説得力不足ではない！
会社は役職により、決定権・発言権の大きさが違う。
全く気にすることはない、そんな時は、遠慮せず…
上司を連れていこう
必要であれば、上司である課長のさらに上…
- 部長
- 本部長
- 役員
場合よっては…
社長に掛け合ってもらおう
組織同士の利害関係の調整は…
- 組織のトップ同士の交渉
- さらに上からのトップダウンの指示
じゃないと解決できない。
それでも解決できない場合もある…
その時は、もう諦めるしかない
残念ながらそれが会社という仕組み。
あなたが、責任や実力不足を感じることは…
全くない！
気持ちを切り替えて次の仕事へ！
仕事の調整相手別の攻略法その3：取引先・お客さま
毎日足を運んでる・・・
でもなかなか説得に応じてもらえない。
もう限界。。（涙）
攻略法はこの5つ！
- ①相手のキーパーソンに照準を合わせる
- ②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
- ③「利害」を調整して落としどころを決断
- ④最終意思決定者まで伝わったか確認
- ⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る
1つずつ解説していきます！
調整攻略法①：相手のキーパーソンに照準を合わせる
残念ながら、これを誤る人が多い。
決めることができない人へのアプローチを…
何度も繰り返している
取引先であれば、調整相手が…
- 発言力のある人か
- 決定権のある人か
- 決裁権のある人か
見極める必要がある。
それが…
- 経理課長なのか
- 企画課長なのか
- 営業部長なのか
- 社長なのか
当然、相手が大きな組織の場合…
立場が上の人には時間をもらえない
直接アプローチできない場合もある。
その場合は…
下から順番に切り崩す
担当者を説得して、引きずり出してもらう。
「次回のミーティングで〇〇課長の同席をお願いできませんか」
勇気を持って聞いてみよう！
調整攻略法②：こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
うまく相手のキーパーソンである経理課長を引きずり出せたとする。
あなたが課長ならば、直接交渉すればいい。
違います・・・
ですよね。。
ならば、同レベルの人。
あなたの課長を連れていこう
より上の立場である…
部長ならなおいい
先方の担当者に、こう聞く…
「契約終盤になってきたので、うちの課長を同席させたいんですが…」
先方の了解を得たら、課長にこう言えばいい…
- 「先方から課長の同席を強く求められています」
- 「契約できそうなので是非お願いします！」
- 「部長にも同席頂けるとより確実に契約できます」
- 「ちらっと聞いてもらえませんか？」
多少盛ってもOK！
上司は遠慮せずに使い倒そう！
立場を使うことしか、上司の仕事はない。。
【関連記事】上司に「ほうれんそう」をして、上司から見返りを得よう！
調整攻略法③：「利害」を調整して落としどころを決断
まず、あなたと、お客さまの「利益」「損害」を整理しよう！
あなたの「利益」は、契約を成立させて…
売り上げ、収益を上げること
一方で「損害」は…
- 価格を下げすぎること
- 必要以上にコストをかけること
お客さまの「利益」は、契約して…
商品、サービスを手に入れること
その恩恵を手にすること
一方で「害」は…
払うお金、コスト
これを駆け引きするのが「調整」。
お客さまが、こう言っている時…
- 部長決裁では、1,000万円までが限界
- 今回の契約は、部長決済が前提
と言ってるのに、お願いし続ける人がいる…
無理なものは無理
「利害」を調整すべき！
この3択しかない…
- 1,000万円まで価格を落として、商品・サービスの質を下げる
- 1,000万円まで価格を落とすけど、商品・サービスの質を下げない
- 今回の契約を諦める
価格を落とす場合は、利益を計算し直す…
最悪、赤字になる
目先のお金以外の利益を検証して判断する。
- 取引実績を1つでも作れる、他社への宣伝に使える
- 次回の取引、関係構築につなげる
- 使って意見をもらうことで、サービス・商品の改善につながる
これには当然…
組織的な判断が必要
シナリオを組み直して上司と作戦を練ろう。
どの効果もなく、あなたの会社に損しかない場合…
契約を見送る判断も必要
調整攻略法④：最終意思決定者まで伝わったか確認
相手のキーパーソンと、うまく調整がまとまったとする。
やったー！
課長！打ち上げいきますか！
NO！まだ全然終わってない
油断してはいけない！
経理課長と、口約束で合意しただけ。
相手も組織である以上…
上にはねられる可能性が多いにある
取引実績がある相手であれば、過去の契約書の承認者を確認しよう。
- 経理部長、経理担当役員の場合がほとんど
- 小さい会社であれば、社長の場合も全然ある
相手の課長に、必ず依頼・確認すべきこと…
先方組織内での説明・承認の状況！
そこで、手伝えることがないかヒアリングして…
積極的に提案しよう
- 先方組織内での、上の人に説明するための資料作り
- 先方組織内での、上の人への説明会議へ同席
調整攻略法⑤：決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る
各ミーティングの結果、決まったことは…
- 議事録に残して、速やかに先方へ送付
- 簡単にメールを送るだけもいい
- 認識相違がないことを確認
金額交渉やサービスの内容に関することが、決まった時…
- 速やかに契約書を作成して、送付
- 契約書は、自社の最終承認が得られてなくても問題ない
- その場合は、先方に押印なしのドラフト版である旨、必ず伝える
- 場合よっては変更となる可能性があることを必ず伝える
とはいえ、契約の金額と基本合意内容は…
必ず、部長・課長レベルの承認をもらっておく
先方の社内調整で使っていただく分には問題ない。
逆に、先方が、あなた待ちにならないように…
出せる情報は、速やかに出す
あとで金額や、サービスの内容が大きく変わって…
もめごとにならないようにだけ、気を付けよう！
わたしは、課長時代に、金額の円未満の計算をミスって…
クレームもらいました
ドラフトの時点では、切り捨てたのに、本契約で切り上げ。。
契約部門の指摘を受けて、安易に変更。
数円の誤差だから大したことないだろうと…
取引先にめっちゃ怒られました
次回の取引の時に、その分、ディスカウントすることで解決。
そもそも、課長のくせに自分で契約書作ったのが間違えだったかも…
言ってくれれば、やってあげたのに！
残念ながら…調整ばかりの仕事には損失がある
最後、がらっと話しが変わります。
会社員の仕事は調整ばかり…
うまく乗り切るコツを話してきました
でもやっぱり、無駄な調整なんて…
ないにこしたことはない
こんな損失と無駄がある…
- ①迅速な意思決定とスピード感
- ②調整ばかりしていると、ライバルに出し抜かれる
- ③調整ばかりで疲弊する社員が離脱
- ④多くの時間と使い捨ての資料
あなたが、管理職になった時に意識しよう…
なるべく無くすようにしよう
既に管理職の人は…
目先の仕事から見なおそう
いつか出世して改革してやるー🔥
頑張って下さい。期待しています。
【関連記事】管理職が果たすべき役割の完全ガイド記事です。よろしければ、あわせてお読み下さい！
いまのうちに勉強しておきます！
まとめ：仕事が調整とは？調整ばかりの人の相手別攻略法！
最後まで読んで頂き…
本当にありがとうございました！
これまで説明してきたことを、関連記事と共に、振り返って終わりにします。
＜仕事の調整って誰に何するの？＞
- 「誰に」：文句を言いそうな人、利害が対立する人に
- 「何をする」：事前に説得する、落としどころを決める
＜仕事の調整力とは？＞
- 「速やかに」完了する力
- 「確度を上げて」完了する力
【調整相手別の攻略法！】
＜上司との調整＞
- ①調整手段を正しく選択
- ②調整の順番を間違えない
- ③利害を分けて具体的に説明
- ④リベンジは間をあけない
【関連記事】効率的に調整をこなすには、できればメールを活用しましょう！活用術を解説しています！
【関連記事】調整に限らず、仕事は質よりスピードが重要！
＜関連部署との調整＞
- ①早めに頭出し
- ②関連部署の不安を解消
- ③相手部署の内部事情を理解
- ④上の人間をうまく使う
＜取引先・お客さまとの調整＞
- ①相手のキーパーソンに照準を合わせる
- ②こっちの同レベル、より上のレベルの人間を連れていく
- ③「利害」を調整して落としどころを決断
- ④最終意思決定者まで伝わったか確認
- ⑤決まったことを記録に残して、速やかに必要書類を送る
【関連記事】上司に「ほうれんそう」をして、上司から見返りを得よう！
はい。それでは、以上となります。
調整の仕事ばかりで、嫌になることもあるかもしれません。
でも、完全に逃れることはできません。
なるべく、効率的に手戻りなく進めましょう！
今回の記事が、少しでも役に立てばうれしいです！
【関連ガイド記事】仕事ができない辛いと悩む人への対処法をまとめたガイドです。
【関連ガイド記事】仕事を効率化するための完全ガイドです。
【↑↑上記ガイド記事の掲載記事一覧↓↓】
【関連ガイド記事】管理職が果たすべき役割の完全ガイド記事です。よろしければ、あわせてお読み下さい！
– END –
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